Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có thể phát sinh các trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh hoặc đổi tên công ty. Khi đó, hóa đơn điện tử của doanh nghiệp cũng cần thực hiện những thay đổi để trùng khớp dữ liệu với cơ quan thuế.
Sau khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ/tên công ty trên giấy phép kinh doanh với Sở kế hoạch và đầu tư thì doanh nghiệp cần xử lý tiếp các thủ tục đối với hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, MISA sẽ hướng dẫn doanh nghiệp xử lý 2 tình huống:
Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ, tên công ty nhưng không thay đổi Cơ quan thuế
Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ, tên công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế
1. Thay đổi địa chỉ, tên công ty nhưng không thay đổi Cơ quan thuế
Với thủ tục này, mỗi cơ quan thuế thường có yêu cầu không giống nhau. Do đó doanh nghiệp cần liên hệ với Cơ quan thuế trực thuộc để được hướng dẫn trước khi tiến hành thủ tục.
1.1 Nếu Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới
Bước 1: Hủy các số hóa đơn mẫu cũ theo hướng dẫn Tại đây
Bước 2 : Liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để hỗ trợ cập nhật tên và địa chỉ mới trên Giấy phép sử dung (GPSD) của phần mềm. Sau khi có GPSD, thực hiện đăng ký GPSD mới vào phần mềm theo hướng dẫn Tại đây
Bước 3: Lập thông báo phát hành mẫu mới theo hướng dẫn Tại đây
Bước 4: Sau 2 ngày lên tranghttp://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/để tra cứu xem thông báo đã được chấp nhận chưa? Nếu chưa thì liên hệ thuế để làm thủ tục.
Bước 5: Sau khi hoàn thành thủ tục với thuế, vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm điều chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để phát hành được hóa đơn trên phần mềm.
1.2 Nếu Cơ quan thuế yêu cầu lập Thông báo điều chỉnh thông tin
Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB04/AC. Tham khảo Hướng dẫn tại đây
Bước 2: Sau khi làm thủ tục với thuế xong , doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ cập nhật tên và địa chỉ mới trên GPSD của phần mềm.
Bước 3: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ Nếu chưa được chấp nhận thì có thể liên hệ trực tiếp vơi cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
Bước 4: Sau khi hoàn thành thủ tục với thuế thì mới vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để phát hành được hóa đơn trên phần mềm.
2. Thay đổi địa chỉ, tên công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế
2.1 Nếu muốn sử dụng tiếp hóa đơn còn lại:
Thực hiện theo các bước tại mục 1.2 ở trên. Tuy nhiên, ở bước 1 doanh nghiệp Nộp thêm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng theo mẫu BK01/AC. Sau đó nộp cho cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đi.
Xem video hướng dẫn chi tiết Lập Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn:
2.2 Nếu không muốn sử dụng tiếp hóa đơn còn lại:
Bước 1: Hủy các số hóa đơn điện tử chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi. Trình tự hủy hóa đơn điện tử chưa sử dụng thực hiện tương tự như với hóa đơn giấy. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây
Bước 2: Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến. Hồ sơ nộp cơ quan thuế như ở lần thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu:
Khởi tạo mẫu hóa đơn -> Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử -> Thông báo phát hành hóa đơn điện tử -> Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Xem hướng dẫn chi tiết thông báo phát hành hóa đơn điện tử tại đây
Bước 3: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa tại đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ Nếu chưa được chấp nhận thì có thể liên hệ trực tiếp vơi cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
Hi vọng những hưỡng dẫn chi tiết trên sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán tháo gỡ vướng mắc khi thay đổi địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
