Làm việc tại nhà trong thời gian giãn cách Kế toán gặp những khó khăn như thế nào? Kế toán cần trang bị những giải pháp nào để có thể thuận tiện làm việc tại nhà không cần đi lại tiếp xúc với môi trường bên ngoài và đảm bảo quy định giãn cách?
3 Khó khăn Kế toán khi làm việc tại nhà trong mùa giãn cách
1. Khó khăn xuất hóa đơn online cho khách hàng khi làm việc tại nhà
Kế toán lập hóa đơn giấy cần phải viết tay hóa đơn theo hợp đồng mua bán hàng hóa và thực hiện chuyển phát qua bưu điện cho khách hàng. Khi Kế toán làm việc tại nhà theo quy định giãn cách, quy trình này gặp một số rào cản như:
- Phải tiếp xúc trực tiếp, di chuyển để chuyển phát hóa đơn, đến công ty để lấy dữ liệu, hồ sơ khách hàng, xin chữ ký Giám đốc hoặc những người có liên quan.
- Tốn thời gian di dời dữ liệu, hóa đơn giấy từ công ty về nhà
- Khó khăn trong việc tra cứu dữ liệu, hóa đơn đã xuất để làm báo cáo, khai thuế,…
- Lưu trữ không tập trung, rời rạc nhiều địa điểm khó tổng hợp và quản lý
- Dễ dẫn đến sai sót khi hạch toán hóa đơn
2. Khó khăn trong quản lý hóa đơn đầu vào
Vấn đề tiếp theo Kế toán gặp phải là công việc quản lý hóa đơn đầu vào. Hiện nay kế toán thực hiện nhận hóa đơn đầu vào điện tử qua email sau đó in giấy để lưu trữ và nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán. Quy trình này vốn đã rất rườm rà và thiếu khoa học. Ở điều kiện làm việc từ xa, quy trình này càng khiến kế toán tốn nhiều thời gian và gặp nhiều sai sót. Cụ thể:
- Kế toán phải phân loại email hóa đơn đầu vào với các email khác dễ dẫn đến in hai lần hoặc bỏ sót hóa đơn
- Phải in ấn để lưu trữ vi phạm quy định giãn cách di chuyển, đi lại để in ấn
- Tra cứu hóa đơn đầu vào gặp khó khăn do hóa đơn được lưu trữ trên công ty
- Khó khăn khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn
- Tổng hợp dữ liệu làm báo cáo từ nhiều nguồn dễ sai sót
3. Khó khăn ký số từ xa các chứng từ giao dịch điện tử
Giao dịch điện tử là một phần không thể thiếu giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trong mùa dịch. Để các giao dịch điện tử có hiệu lực bắt buộc các chứng từ điện tử phải được ký số. Tuy nhiên các công ty vẫn dùng hóa đơn giấy và ký tay sẽ không thể hoàn thành các giao dịch này.
Vì những lý do trên, MISA cung cấp bộ giải pháp số giúp Kế toán khắc phục hoàn toàn những vấn đề trên.
Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ bộ 3 giải pháp số từ MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
Bộ 3 giải pháp số giúp kế toán làm việc tại nhà hiệu quả từ MISA
MISA là đơn vị cung cấp các sản phẩm số có nền tảng kế toán – tài chính nhiều năm kinh nghiệm. Do đó hơn ai hết MISA hiểu những khó khăn của đội ngũ kế toán trong quá trình thực hiện công việc. Trong việc triển khai làm việc từ xa cũng vậy, MISA hiểu những khó khăn của đội ngũ kế toán. Vậy nên MISA cung cấp Bộ 3 giải pháp số giúp kế toán dễ dàng làm việc tại nhà – doanh nghiệp chiến thắng dịch bệnh dưới đây:
1. Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
Giải pháp hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp kế toán thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn khi làm việc tại nhà:
- Phát hành hóa đơn nhanh chóng ngay trên phần mềm
- Đa dạng mẫu hóa đơn cho kế toán lựa chọn
- Lập hóa đơn trên phần mềm dễ dàng không cần viết tay
- Lập – phát hành hóa đơn ngay trên phiên bản Mobile
- Ký số hóa đơn điện tử ngay khi kiểm tra hóa đơn đã chính xác
- Xuất hóa đơn điện tử gửi khách hàng online hạn chế chi phí văn phòng, đi lại
- Theo dõi công nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến
- Dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác: kế toán, bán hàng, quản trị,…
- Dễ dàng tra cứu hàng loạt hóa đơn theo thông tin người nhận
2. Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice
MISA phát triển phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào gồm 4 tính năng cốt lõi dưới đây:
- Khởi tạo hòm thư email nhận hóa đơn đầu vào trên phần mềm giúp kế toán lưu trữ đồng nhất tại một nơi duy nhất. Kế toán không phải in giấy hóa đơn đầu vào điện tử để lưu trữ.
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào: thông tin doanh nghiệp, thông tin đơn hàng, tình trạng doanh nghiệp rủi ro về thuế, tính hợp lệ chữ ký số.
- Tự động cập nhật dữ liệu lên phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị giúp người dùng không cần nhập tay.
- Quản lý tập trung dữ liệu tại một hệ thống duy nhất giúp người dùng dễ dàng tra cứu và làm báo cáo.
3. Phần mềm chữ ký số MISA eSign
Mục đích sử dụng chữ ký số điện tử trong doanh nghiệp:
- Kê khai thuế, hải quan, BHXH, dịch vụ công điện tử
Theo Luật số 21/2012/QH13 bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11: Các doanh nghiệp có trụ sở ở các tỉnh thành có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin đều phải kê khai thuế qua mạng. Để xác minh thông tin, số liệu kê khai đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số để xác thực giao dịch, kê khai và nộp tiền thuế cho nhà nước.
- Phát hành hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm đảm bảo hệ thống thương mại hiện đại và minh bạch.
- Ký văn bản, hợp đồng điện tử
Trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0, mọi hoạt động thương mại đều được thực hiện bằng các giao dịch điện tử. Do đó chữ ký số trở thành công cụ bắt buộc để xác thực tính hợp lệ của giao dịch đó thông qua các biên bản như: hợp đồng, tài liệu, chứng từ điện tử.
- Phục vụ các giao dịch chứng khoán, ngân hàng điện tử
Ngoài ra, chữ ký số còn dùng để xác thực các giao dịch với ngân hàng và hoạt động chứng khoán của công ty.
Tính năng vượt trội của chữ ký số MISA eSign:
- MISA eSign ký số trên mọi định dạng file: văn bản, chứng từ, hợp đồng trên mọi thể thức văn bản word, excel, pdf,…
- Ký số mọi lúc mọi nơi: MISA eSign ký số mọi lúc mọi nơi với USB token
- Đảm bảo 100% an toàn – bảo mật dữ liệu
- Sẵn sàng tích hợp với các hệ thống khác giúp khách hàng ký và phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế, BHXH, hải quan,…
Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ bộ 3 giải pháp số từ MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
>>> Xem thêm nội dung hữu ích:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
