Hóa đơn điện tử gắn dấu thời gian vào tiêu thức chữ ký người bán thế nào là đúng?

Nhận được thắc mắc của doanh nghiệp địa phương về việc gắn dấu thời gian ngày tháng năm vào tiêu thức chữ ký người bán khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, Cục Thuế tỉnh Đồng Nai đã có công văn số 5626/CT-TTHT để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện.

1. Cục thuế Đồng Nai dựa trên những căn cứ pháp lý xác đáng

• Theo quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì:

– Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

– Phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

– Chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Tại Điều 11 Nghị định này cũng quy định về việc bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:

– Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

–  Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

– Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo: Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán; In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

– Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Mẫu hóa đơn điện tử có gắn dấu thời gian ngày tháng năm vào tiêu thức chữ ký người bán ( nguồn: MISA meInvoice)

2. Hướng dẫn của Cục Thuế tỉnh Đồng Nai về việc gắn dấu thời gian ngày tháng năm vào tiêu thức chữ ký người bán

Căn cứ vào quy định pháp luật nêu trên, Cục Thuế tỉnh Đồng Nai hướng dẫn doanh nghiệp như sau:

Trường hợp công ty lập hóa đơn điện tử để giao người mua hoặc nhận hóa đơn điện tử từ người bán theo đúng quy định tại Điều 8, Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính khi có phát sinh họa động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì hóa đơn điện tử đã lập đã có chữ ký số, chữ ký điện tử có gắn dấu thời gian ngày tháng năm theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (về nguyên tắc ngày tháng năm lập hóa đơn điện tử và ngày tháng năm ký chữ số, chữ ký điện tử gắn dấu thời gian là phải cùng một ngày), hóa đơn điện tử được lưu trữ theo đúng quy định tại Điều 11 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ thì hóa đơn điện tử nêu trên được xác định hợp lệ.

Đồng hành cùng Cơ quan Thuế, MISA có chương trình ưu đãi đặc biệt về giá và hỗ trợ MIỄN PHÍ thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử. 

Đối với hóa đơn điện tử gốc Công ty nhận từ người bán đã thể hiện chữ ký số, chữ ký điện tử có gắn dấu thời gian ngày tháng năm cùng với ngày tháng năm lập hóa đơn điện tử nhưng khi chuyển thành chứng từ giấy (không phải hóa đơn giấy) không có gắn dấu thời gian ngày tháng năm tại tiêu thức “chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán” thì người bán và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm làm việc để thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 2, Điều 10 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ.

Trường hợp công ty nhận chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử từ người bán khi mua hàng hóa, dịch vụ để làm cơ sở thanh toán, kê khai, khấu trừ thuế là không phù hợp quy định tại Điều 10 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ.

Tải bản PDF công văn 5626/CT-TTHT ngày 29/07/2019 của Cục thuế tỉnh Đồng Nai tại: CV 5626_Dong Nai

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA cung cấp thêm nhiều tài liệu giúp khách hàng am hiểu về hóa đơn điện tử tại:

Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký TẠI ĐÂY