Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn theo quy định tại Điều 27, Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại BC tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).
Thời hạn nộp báo cáo theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Việc nộp báo cáo theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, CQT kiểm tra việc BC tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang BC tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Trường hợp chưa có thông báo của CQT, DN tiếp tục BC tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
Theo đó, cần báo cáo chi tiết về số lượng hóa đơn mua/phát sinh; đã sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ của doanh nghiệp. (Ngoài các hóa đơn điện tử chương trình tự động lấy lên BC, Kế toán có thể nhập thêm thông tin về tình hình sử dụng hóa đơn giấy của Doanh nghiệp).
1. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Phần mềm HĐĐT được ưa chuộng nhất hiện nay, có sẵn chức năng tạo lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Phần mềm tự động tổng hợp BC tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT và xuất khẩu dữ liệu dễ dàng để kê khai thuế.
Các mẫu BC, biên bản liên quan đến hóa đơn sẽ được phần mềm này tự cập nhật dữ liệu khi bạn tạo lập hóa đơn và cách xử lý nghiệp vụ tương tự hóa đơn giấy. Báo cáo được tự động cập nhật trên phần mềm, do đó doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp bằng phương tiện điện tử hoặc có thể in ra để gửi cơ quan Thuế nhanh chóng.
MISA meInvoice cho phép xem và in các báo cáo thống kê liên quan đến hoạt động quản lý hóa đơn điện tử tại đơn vị, kế toán có thể xem các BC sau:
| STT | Tên báo cáo | Ý nghĩa |
| 1 | Tình hình sử dụng hóa đơn | Báo cáo chi tiết về số lượng hóa đơn mua/phát sinh; đã sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ của doanh nghiệp. (Ngoài các hóa đơn điện tử chương trình tự động lấy lên BC, Kế toán có thể nhập thêm thông tin về tình hình sử dụng hóa đơn giấy của Doanh nghiệp) |
| 2 | Bảng kê chi tiết hóa đơn | Báo cáo thống kê hóa đơn đã phát hành tại đơn vị bán hàng, cung cấp cho kế toán thông tin chi tiết về các hóa đơn đã phát hành trong kỳ như: khách hàng, mặt hàng, hình thức thanh toán, loại tiền,… |
| 3 | Bảng kê hóa đơn đã sử dụng | Báo cáo thống kê hóa đơn điện tử đã phát hành tại đơn vị bán hàng giúp kế toán biết được hàng năm đã phát hành những hóa đơn nào và có thể xem lại được hóa đơn điện tử đã phát hành của các năm trước (hóa đơn lưu trữ 10năm) |
| 4 | Tổng hợp giá trị hóa đơn đã sử dụng | Báo cáo tổng hợp giá trị hóa đơn đã xuất theo khoảng thời gian nào đó (hàng ngày, hàng tháng, hàng quý..) |
| 5 | Thống kê số lượng hóa đơn đã phát hành | Thống kê số lượng hóa đơn đã phát hành theo khoảng thời gian nào đó (hàng ngày, hàng tháng, hàng quý..), xóa bỏ trong kỳ của doanh nghiệp |
Cụ thể, hướng dẫn lập BC tình hình sử dụng hóa đơn như sau:
- Phiên bản MISA meInvoice Website: Xem hướng dẫn tại đây
- Phiên bản MISA meInvoice Desktop: Xem hướng dẫn tại đây
- MISA meInvoice tích hợp trên phần mềm kế toán MISA SME.NET: Xem hướng dẫn tại đây
- MISA meInvoice tích hợp trên phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN : Xem hướng dẫn tại đây
Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> 4 Lưu ý khi lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
>> Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử MỚI NHẤT
2. Hướng dẫn kiểm tra khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
2.1 Biểu hiện
- Lập BC tình hình sử dụng hóa đơn nhưng không có số liệu
- Khi lập BC tình hình sử dụng hóa đơn lên số lượng đã sử dụng trong kỳ không đúng
2.2 Nguyên nhân
- Do chưa lập theo kỳ liên tục
- Hoặc BC tài chính của kỳ đầu tiên nằm không nằm trong thời gian lập thông báo phát hành
- Do mẫu số, ký hiệu hóa đơn trên hóa đơn bán hàng không khớp với mẫu số, ký hiệu hóa đơn đã thông báo phát hành
2.3 Cách khắc phục
Cách khắc phục vấn đề trên như sau:
- Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo kỳ (tháng hoặc quý) liên tục. Hướng dẫn doanh nghiệp lập xem lại phần “1.Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” phía trên, tích chọn đúng phiên bản đang sử dụng
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của kỳ đầu tiên phải nằm trong thời gian lập thông báo phát hành:
Ngoài ra, đối với khách hàng sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET và phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN kiểm tra thêm nguyên nhân: Do mẫu số, ký hiệu hóa đơn trên hóa đơn bán hàng không khớp với mẫu số, ký hiệu hóa đơn đã thông báo phát hành.
Ví dụ: Mẫu số đã khai báo trên thông báo phát hành hóa đơn là mẫu 01GTKT0/001 nhưng trên chứng từ bán hàng lại nhập 01GTKT3/001
Giải pháp: Vào phân hệ Bán hàng / tab Xuất hóa đơn lọc thời gian xuất hóa đơn nhấn Lấy dữ liệu rồi lọc cột Mẫu số để kiểm tra các hóa đơn đang có mẫu số khác với mẫu số đã thông báo phát hành.
Hơn 100,000 Doanh nghiệp đang sử dụng như Karofi, Gucci Việt Nam, VTC, BIDV, tập đoàn Tân Hoàng Minh, Honda, Austdoor,… và cơ quan thuế trên khắp cả nước đánh giá cao về hóa đơn điện tử MISA meInvoice bởi hỗ trợ nhiệt tình và tính ưu việt đem lại:
- Chỉ từ 300đ/hóa đơn, tiết kiệm hơn 90% chi phí in ấn, lưu trữ, chuyển phát,… hóa đơn
- Cho phép xuất hàng loạt hóa đơn mọi lúc mọi nơi
- Tự động tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT, xuất khẩu dữ liệu dễ dàng để kê khai thuế
- Tra cứu tình trạng và nhật ký hóa đơn theo MST, Tên KH hoặc số hóa đơn trên mọi thiết bị
- ….
>> Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp? Hóa đơn điện tử thật hay giả?
>> Hóa đơn điện tử file XML: Hướng dẫn đọc file, tải về và lưu trữ
>> Hơn 100.000 khách hàng đánh giá về hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> 4 Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
