Chuyển đổi số là gì? Khái niệm, lợi ích và các bước thực hiện CHI TIẾT

Chuyển đổi số giúp các tổ chức phát triển mạnh mẽ trong thời đại 5.0 dựa trên công nghệ số. Vậy chuyển đổi số là gì? Ứng dụng chuyển đổi số hiện nay như thế nào? Xem ngày bài viết sau để biết chi tiết

→ Bài viết cùng chủ đề: Tiềm năng chuyển đổi số của các doanh nghiệp Việt Nam 6 Chiến lược chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp nhỏ

1. Tổng quan về chuyển đổi số

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi hoàn toàn cách thức thực hiện công việc, dữ liệu, quy trình,… của cá nhân, tổ chức bằng việc áp dụng công nghệ số hiện đại như điện toán đám mây (cloud), trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet vạn vật (IoT).

Ví dụ về chuyển đổi số

Chuyển đổi số đang ngày càng hiện hữu xung quanh chúng ta ví dụ việc phát luật quy định tất cả các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là một ví dụ thực tế về chuyển đổi số.

Doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm tra, quản lý ngay trên phần mềm đồng thời giúp cơ quan thuế theo dõi, giám sát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp một cách tốt nhất.

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 5 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:

 

3 trụ cột chính của chuyển đổi số

3 trụ cột chính của chuyển đổi số gồm:

• Chính phủ số: Là việc chính phủ có toàn bộ các hoạt động trên môi trường số
• Xã hội số: Là việc đưa công nghệ số vào mọi mặt của đời sống của người dân làm thay đổi thói quen làm việc, mua sắm, giao tiếp,… nhằm hình thành nền công dân số và văn hóa số.
• Kinh tế số bao gồm 3 lĩnh vực:
  • Kinh tế số ICT: Là các lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông.
  • Kinh tế số Internet: Là các lĩnh vực kinh tế hoạt động hoàn toàn vào mạng Internet như dịch vụ số, kinh doanh số, kinh tế nền tảng, kinh tế dữ liệu
  • Kinh tế số ngành: Là việc áp dụng chuyển đổi số vào từng ngành, lĩnh vực nhằm tăng năng suất lao động, tối ưu hóa vận hành, tạo giá trị kinh tế mới, mô hình kinh doanh mới như: Ngân hàng số, thương mại điện tử, nông nghiệp công nghệ cao,…

Một số thuật ngữ cơ bản liên quan đến chuyển đổi số

Để hiểu rõ chuyển đổi số là gì bạn cần nắm được một số thuật ngữ cơ bản liên quan đến chuyển đổi số sau:

Thuật ngữ	Ý nghĩa
Tin học hóa	Là việc số hóa quy trình nghiệp vụ đã có
Công nghệ số	Là công nghệ xử lý tín hiệu số, hay công nghệ thông tin
Trí tuệ nhân tạo	Là việc con người nỗ lực làm cho máy móc có những năng lực trí tuệ của con người
Internet vạn vật	Là mạng lưới kết nối vạn vật với nhau để trao đổi, chia sẻ dữ liệu
Điện toán đám mây	Là công nghệ cho phép năng lực tính toán nằm ở các máy chủ ảo
Metadata (Siêu dữ liệu)	Là các thông tin về dữ liệu như ngày tạo lập, kích thước,…
Big data	Là các tập dữ liệu có khối lượng lớn và phức tạp

2. Lợi ích của chuyển đổi số mang lại

Đối với chính phủ

Việc áp dụng chuyển đổi số giúp việc tương tác giữ người dân và các dịch vụ công trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời giúp nhà nước dễ dàng quản lý tổng thể và thống nhất các dịch vụ, hoạt động chung của xã hội khi dữ liệu được số hóa. Cụ thể, các lợi ích có thể kể đến như:

• Tăng tính công khai, minh bạch
• Góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế xã hội.
• Giúp người dân dễ dàng tiếp cận các dịch vụ y tế, giáo dục.
• Nâng cao trải nghiệm khi sử dụng các dịch vụ công của Nhà nước

Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp là đối tượng nhìn thấy những lợi ích chuyển đổi số đem lại rõ ràng nhất bởi mức độ ảnh hưởng mà công nghệ mang tới cho hoạt động sản xuất kinh doanh cực kỳ lớn. Cụ thể:

• Tối ưu hoạt động vận hành
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng và tìm kiếm
• Nâng cao hiệu suất làm việc của người lao động.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh
• Tiết kiệm chi phí

Đối với người tiêu dùng

Người tiêu dùng là đối tượng được hưởng lợi gián tiếp từ chuyển đổi số. Cụ thể:

• Dễ dàng thực hiện các dịch vụ công một cách thuận lợi và nhanh chóng
• Đươc sử dụng các sản phẩm, dịch vụ tốt nhất

3. Ứng dụng chuyển đổi số trong một số đơn vị hiện nay

Chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước

Chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước là việc áp dụng công nghệ số để thay đổi cách thức hoạt động truyền thống nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất, chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân, doanh nghiệp

Một số chuyển đổi số nổi bật trong cơ quan nhà nước như:

• Phát triển hạ tầng số: Xây dựng các hệ thống mạng, trung tâm dữ liệu, hệ thống thông tin quản lý,… phục vụ cho hoạt động của các cơ quan nhà nước.
• Cung cấp dịch vụ công trực tuyến: Cho phép người dân và doanh nghiệp thực hiện các dịch vụ công trực tuyến.
• Chính phủ điện tử, chính phủ số:
  • Cơ quan quản lý dễ dàng quản lý công việc.
  • Người dân giảm thiểu thời gian chờ đợi các thủ tục hành chính
• Bảo hiểm xã hội trực tuyến: Người tham gia bảo hiểm dễ dàng theo dõi toàn bộ quá trình tham gia cũng như xử lý các nghiệp vụ cơ bản trên ứng dụng trực tuyến.

Chuyển đổi số trong giáo dục

Chuyển đổi số trong giáo dục là việc mang công nghệ vào việc giảng dạy, học tập và quản lý giáo dục nhằm năng cao trải nghiệm và hiệu suất của học sinh, sinh viên và người tham gia đào tạo.

Một số ứng dụng chuyển đổi số trong giáo dục có thể kể đến như:

• Học trực tuyến (E-learning): Các tổ chức giáo dục cung cấp các khóa học trực tuyến lên các nền tảng và công cụ kỹ thuật số giúp học viên có thể học tập mọi lúc, mọi nơi. Ví dụ: Coursera, edX, Udemy,…
• Giáo trình điện tử: Có thể thay thế sách giáo khoa giúp tiết kiệm giấy và dễ dàng cập nhật nội dung
• Phần mềm quản lý học tập: Giúp giảng viên quản lý, đánh giá theo dõi các học viên tham gia khóa học hiệu quả.
• Các ứng dụng học tập: Giúp học viên rèn luyện kỹ năng, nâng cao kiến thức ở mọi lúc mọi nơi.
• Các công cụ giúp tương tác trực tuyến: Giúp giảng viên và học viên có thể tương tác và học tập cùng nhau.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là việc ứng dụng công nghệ và kỹ thuật số nhằm nâng cao hiệu suất kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Một số ứng dụng chuyển đổi số trong doanh nghiệp như:

• Áp dụng hợp đồng điện tử, chữ ký số nhằm số hóa các thao tác trao đổi, tương tác, phê duyệt trong nội bộ giúp xử lý công việc nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi.
• Các công cụ hỗ trợ quản trị nguồn lực, mục tiêu như: CRM, ERP, OKRs,… giúp doanh nghiêp dễ dàng quản lý, theo dõi và hoạch định nguồn lực theo đúng mục tiêu đề ra.

Chuyển đổi số trong nông nghiệp

Chuyển đổi số trong nộp nghiệp là quá trình ứng dụng công nghệ vào các hoạt động sản xuất nông nghiệp từ sản xuất đến chế biến, phân phối và tiêu thụ.

Một số ứng dụng của chuyển đổi số trong nông nghiệp:

• Sử dụng công nghệ Blockchain: Tra cứu thông tin về nguồn gốc, quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.
• Áp dụng Big data vào các sản phẩm công nghệ trong lĩnh vực trồng trọt nhằm nắm rõ các thông tin cụ thể về sản phẩm mình sử dụng như phần mềm phân tích dữ liệu môi trường, phân loại cây, theo dõi quá trình cây phát triển
• Áp dụng công nghệ sinh học: Chọn lọc, lai tạo giống tốt, có năng suất cao, khả năng kháng bệnh, chống chọi với môi trường khắc nghiệt

Chuyển đổi số ngành ngân hàng

Chuyển đổi số ngành ngân hàng là việc ứng dụng công nghệ cao và chiến lược đổi mới vào lĩnh vực dịch vụ tài chính từ cách tiếp cận khách hàng đến cách thức quản trị rủi ro, vận hành nội bộ.

Một số ứng dụng của chuyển đổi số ngành ngân hàng:

• Phát triển các ứng dụng di động, dịch vụ ngân hàng trực tuyến: Người dùng có thể dễ dàng thực hiện giao dịch trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.
• Trí tuệ nhân tạo (AI): Chăm sóc khách hàng tự động, phân tích dữ liệu và đưa ra thông tin cho các nhóm khách hàng mục tiêu,..
• Blockchain: Tiền điện tử (crypto) và các nền tảng giao dịch Binance, Coinbase, Kucoin, OKEX, Huobi, Bitmex, BingX…; đăng ký và quản lý tài sản kỹ thuật số; thanh toán xuyên biên giới.
• Big data: Phân tích các thói quen chi tiêu của khách hàng, phân khúc khách hàng và thẩm định hồ sơ, bán chéo thêm các dịch vụ tài chính khác, thập các phản hồi khách hàng và phân tích chúng để nâng cao chất lượng sản phẩm.

4. 5 Bước Doanh nghiệp cần làm để chuyển đổi số thành công

Hiểu được khó khăn đó, chúng tôi biên tập nội dung “Các bước chuyển đổi số Doanh nghiệp cần biết dưới đây:

Bước 1: Xác lập mục tiêu và tầm nhìn của Doanh nghiệp

Trước khi bắt tay vào quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng mục tiêu doanh nghiệp mong muốn. Hãy trả lời những câu hỏi:

• Khoảng trống trong các chiến lược kinh doanh trước và mô hình tổ chức của doanh nghiệp?
• Doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ hỗ trợ nhân viên của mình ở những công việc nào?
• Đội ngũ nhân viên đang gặp vấn đề gì về quy trình làm việc không?
• Xác định mục tiêu doanh thu của công ty

Bên cạnh đó, Doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến những tác động của chuyển đổi số đến khách hàng. Hãy trả lời những câu hỏi như:

• Doanh nghiệp muốn cung cấp trải nghiệm như thế nào cho khách hàng của mình?
• Làm thế nào để rút ngắn thời gian khách hàng chờ đợi?
• Áp dụng công nghệ để giảm thiểu các công việc xử lý thủ công của nhân viên như thế nào?

Những vấn đề xuất phát từ khách hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiều công ty công nghệ cao báo cáo rằng họ đã cắt giảm chi phí từ 10% – 20% nhờ chuyển đổi số. Các công ty này cũng báo cáo tăng trưởng doanh thu từ 10% – 15% từ việc chuyển đổi quy trình trải nghiệm khách hàng của họ.

Bước 2: Số hóa giấy tờ – cắt giảm tối đa công việc thủ công

Trong các bước chuyển đổi số thành công, số hóa giấy tờ được coi là bước cơ bản nhất doanh nghiệp phải thực hiện. 

Số hóa giấy tờ là việc chuyển đổi hoàn toàn dữ liệu ở dạng sách, hồ sơ, giấy tờ sang dữ liệu điện tử. Hiện nay, với sự xuất hiện của công nghệ điện toán đám mây Cloud, mọi dữ liệu của doanh nghiệp từ bản kế hoạch, giao việc, dự trù chi phí, hóa đơn, hồ sơ nhân sự, dữ liệu khách hàng,…đều được lưu trữ bằng công nghệ cloud.

Bước 3: Làm việc trực tuyến – xây dựng văn phòng điện tử 4.0

Remotely Working là một trong các bước chuyển đổi số đang được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Sau đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp đã có cơ hội tiếp cận nhiều hơn với mô hình làm việc từ xa. 

Theo báo cáo từ Forbes, Thế giới đến năm 2025, ước tính khoảng 70% lực lượng lao động sẽ làm việc từ xa ít nhất 5 ngày một tháng. 

Điều đó đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp cần có phương pháp quản lý công việc và nhân viên từ xa. Xây dựng một văn phòng điện tử – làm việc online sẽ là xu hướng mới trong những năm tới. Một phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả sẽ là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn này.

Bước 4: Số hóa quy trình 

Quy trình là vấn đề khó nhất trong các bước chuyển đổi số của doanh nghiệp. Tuy nhiên đây lại bước quan trọng nhất trong chặng đường chuyển đổi số. 

Quy trình Doanh nghiệp được chia thành:

• Quy trình nội bộ Doanh nghiệp: quy trình làm việc giữa cấp trên cấp dưới, quy trình làm việc liên phòng ban, quy trình làm việc nội bộ phòng ban, quy trình làm việc của cá nhân.
• Quy trình làm việc khách hàng: Quy trình chăm sóc, tư vấn khách hàng, quy trình làm việc với đối tác.

Số hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian làm việc nội bộ, đặt và giải quyết vấn đề nhanh – gọn hơn, tiết kiệm chi phí nhân sự, tăng năng suất xử lý công việc,… Mặt khác, số hóa quy trình giúp doanh nghiệp tăng trải nghiệm hài lòng của khách hàng, đối tác, tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

Bước 5: Áp dụng công nghệ 4.0

Công nghệ quyết định 70% sự thành công của doanh nghiệp trong tất cả các bước chuyển đổi số doanh nghiệp.

Từ việc số hóa giấy tờ, số hóa văn phòng, làm việc từ xa đến chuyển đổi số quy trình làm việc đều cần sự can thiệp của công nghệ 4.0. Có thể thấy áp dụng công nghệ là xu hướng chuyển đổi số trong những năm tới.

Điểm danh những phần mềm công nghệ cốt lõi doanh nghiệp cần triển khai trong cuộc đua chuyển đổi số:

• 1. Làm việc từ xa – xây dựng văn phòng điện tử: MISA AMIS – Phần mềm quản trị doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc trong doanh nghiệp
• 2. Quản lý – chăm sóc khách hàng: MISA CRM– Phần mềm bán hàng, chăm sóc khách hàng 
• 3. Số hóa giấy tờ – số hóa văn phòng: MISA meInvoice – phần mềm hóa đơn điện tử tiết kiệm 80% thời gian xử lý công việc của bộ phận kế toán.

Theo nghiên cứu của McKinsey, cứ 100 dự án chuyển đổi số thì có tới 70 dự án thất bại. Cụ thể chi tiết các lý do và giải pháp khắc phục chuyển đổi số thất bại sẽ có trong bài viết Lý do chuyển đổi số thất bại bạn có thể tham khảo

5. Sự khác biệt giữa chuyển đổi số và số hóa

Chuyển đổi số và số hóa đều là sử dụng công nghệ số vào trong các tổ chức, doanh nghiệp nhằm mang lại các lợi ích lớn hơn, tăng năng lực cạnh tranh nên khiến nhiều người nhầm lẫn. Cụ thể, dưới đây là bảng so sánh điểm khác nhau bạn có thể tham khảo.

Tiêu chí	Số hóa	Chuyển đổi số
Đối tượng tham gia	Chỉ cần 1 hoặc 1 vài người giỏi về CNTT để Phát triển hệ thống lưu trữ trên môi trường Internet cho doanh nghiệp Nhập thông tin lên hệ thống và quản lý	Cần sự tham gia của toàn bộ nhân sự thuộc phạm vi áp dụng chuyển đổi số
Thời gian thực hiện	Một vài tháng phụ thuộc vào khối lượng thông tin, hạ tầng và năng lực nhân sự	Tối thiểu 3-5 năm và cần phải được nghiên cứu kỹ lưỡng, có kế hoạch triển khai chi tiết và được đánh giá điều chỉnh hàng năm

Hy vọng với thông tin bài viết cung cấp đã giúp bạn hiểu rõ chuyển đổi số là gì và có thể áp dụng chuyển đổi số hiệu quả nhằm phát triển kinh doanh và mang tới chất lượng dịch vụ, sản phẩm tốt cho người dùng.