Chi phí là một phần không thể thiếu trong kinh doanh. Tuy nhiên khi chi phí bỏ ra quá mức cần thiết mà không mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp đó gọi là “lãng phí”. Lãng phí trong kinh doanh nhìn chung được chia thành 2 loại lãng phí tính bằng tiền và lãng phí thời gian. Trong thời buổi thị trường cạnh tranh khốc liệt, lãng phí sẽ là “chất độc” giết chết doanh nghiệp từ từ do vậy hãy theo dõi bài viết: 6 Dấu hiệu doanh nghiệp đang lãng phí trong kinh doanh và những giải pháp khắc phục.
>>> Có thể bạn quan tâm:
- Chuyển đổi số là gì? Doanh nghiệp Việt Nam đang ở đâu trên bản đồ chuyển đổi số
- Các bước chuyển đổi số doanh nghiệp thành công
- Sức mạnh của làn sóng công nghệ trong kinh doanh ở kỷ nguyên 21
- 7 Xu hướng chuyển đổi số doanh nghiệp năm 2021
- Tại sao làn sóng chuyển đổi số giấy tờ chưa phổ biến tại Việt Nam
- Số hóa giấy tờ: Nhiệm vụ cấp bách của Doanh nghiệp trong năm 2021
1. Không phát huy hết năng lực của nhân viên
Shark Phạm Thanh Hưng từng chia sẻ: “Nếu bạn tuyển nhân viên mà không thể khai thác 100%, 120%, 150% năng lực của họ chứng tỏ bạn đang lãng phí nghiêm trọng và tự khác nhân viên cũng sẽ thấy chán và bỏ bạn. Vì người lao động không chỉ cần tiền khi đi làm mà họ cần được thể hiện bản thân và được tôn vinh”.
Do đó, tối thiểu bạn phải khai thác được 100% năng lực của nhân viên của mình. Điều đó phụ thuộc vào những yếu tố sau:
- Xét năng lực khi phỏng vấn sắp xếp đúng vị trí, sản phẩm, địa điểm phù hợp với nhân viên
- Trả cho họ một mức lương động lực và thưởng KPI để thúc đẩy họ cố gắng
- Giao cho họ công việc nhưng đừng quên tặng họ những lời động viên và khen khi hoàn thành công việc
- Tạo môi trường cho họ thể hiện bản thân thỏa sức sáng tạo, không nên chỉ giao việc và điều động họ làm việc
2. Sử dụng quá nhiều giấy trong văn phòng của bạn
Ở thế kỷ 21, sử dụng “giấy” đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ mãi dậm chân tại chỗ. Hàng năm doanh nghiệp tại Hoa Kỳ bỏ ra khoảng 8 tỷ USD cho chi phí giấy, đó là một lãng phí lớn trong kinh doanh.
Thực tế, chi phí giấy, chi phí in ấn, chi phí vận chuyển, chi phí thời gian tạo lập – quản lý hồ sơ, đơn từ – đề xuất, hóa đơn, chứng từ chiếm 80% chi phí phòng hành chính hàng năm. “Giấy” sẽ là rào cản lớn của doanh nghiệp trong hành trình mở rộng quy mô và tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
Số hóa giấy tờ, số hóa nơi làm việc là giải pháp hữu hiệu nhất giúp doanh nghiệp chuyển đổi toàn bộ dữ liệu, đơn từ, chứng từ sang hình thức điện tử. Với các chứng từ điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được:
- Không gian lưu trữ tài liệu giấy
- Thời gian khởi tạo, chuyển phát chứng từ
- Chi phí giấy, in ấn hàng năm
- Khả năng chia sẻ dữ liệu với đội nhóm
- Chi phí nhân sự quản lý tài liệu, chứng từ “giấy’
- Chi phí phát sinh sai sót, bồi thường, tiền phạt
>> Tham khảo ngay phần mềm số hóa giấy tờ – hóa đơn điện tử MISA meInvoice: Số hóa toàn bộ chứng từ giấy dễ dàng
3. Không có kế hoạch kinh doanh bài bản
Doanh nghiệp không có kế hoạch kinh doanh bài bản sẽ gây lãng phí về thời gian xử lý công việc và chi phí đầu vào, chi phí nhân sự. Khi không có kế hoạch cụ thể, nhà quản lý sẽ không thể phân bổ công việc chi tiết cho nhân viên dẫn đến nhân viên hoàn thành bước 1 không biết làm gì tiếp theo và phối hợp với ai. Điều đó dẫn đến chậm tiến độ dự án và gây tổn thất về chi phí ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
4. Quy trình làm việc phức tạp – tạo sai sót
“Phức tạp” và “thủ công” là hai rào cản ăn mòn quỹ thời gian và túi tiền của bạn. Hãy thử hướng mắt mình đến phòng kế toán: hàng ngày kế toán phải tạo lập viết tay hóa đơn, chứng từ sau đó xin ký duyệt từ Sếp, người liên quan, thời gian chờ đợi có thể lên đến vài ngày đo Sếp đi công tác, khi được ký duyệt Kế toán chuyển phát bưu điện cho khách hàng. Thời gian đó cũng phải mất vài ngày. Khi khách hàng phát hiện sai sót lại chuyển lại cho công ty yêu cầu chỉnh sửa và Kế toán phải làm lại từ đầu. Ở một khía cạnh khác, khi nhập thông tin hóa đơn hạch toán thuế phát sinh sai sót, công ty còn có thể bị phạt do làm sai.
Cách đơn giản quy trình làm việc, hạn chế sai sót dẫn đến lãng phí trong kinh doanh duy nhất là áp dụng công nghệ. Bởi phần mềm công nghệ có thể đảm bảo 100% độ chính xác. Tạo lập nhanh chóng – quản lý khoa học – ký gửi online cho khách hàng dễ dàng. Tham khảo ngay phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Giải pháp loại bỏ tận gốc lãng phí trong văn phòng hành chính.
>>> Xem thêm bài viết: Số hóa giấy tờ: Nhiệm vụ cấp bách của Doanh nghiệp trong năm 2021
5. Lãng phí do tồn kho quá nhiều
Lãng phí do hàng tồn kho quá mức quy định dẫn đến lãng phí chi phí kho bãi, chi phí quản lý, bảo vệ. Ngoài ra, tồn kho quá lớn có thể gây lãng phí chi phí do hàng hóa hư hỏng, hết hạn hoặc mất không rõ nguyên nhân.
Do đó, việc đảm bảo hàng tồn kho ở mức “vừa đủ” sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro lãng phí. Hãy lập một kế hoạch hàng nhập vào và bán ra để cân nhắc số lượng hàng tồn kho hợp lý. Phần mềm quản lý tồn kho cũng là một sự lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp đặc biệt các doanh nghiệp bán lẻ, phân phối, sản xuất,…
6. Không tận dụng công nghệ vào quy trình làm việc
Công ty bạn đang giao việc, đánh giá KPI, kết quả thực hiện, chấm công, đổ công, tính lương, tạo lập công văn, hợp đồng,… thủ công trên sổ sách hoặc bảng tính excel. Điều đó gây lãng phí rất lớn đến thời gian thực hiện công việc của từng thành viên và hiệu suất chung của đội nhóm.
Công nghệ có thể giảm 80% xử lý các công việc thủ công như vậy. Ngày nay, các phần mềm công nghệ ngày một phát triển giúp doanh nghiệp khắc phục tình trạng lãng phí trong kinh doanh này của doanh nghiệp.
Mặt khác, Công nghệ đang trở thành làn sóng mạnh mẽ vào những năm gần đây, đặc biệt trong thời kỳ đại dịch Covid-19 vẫn đang diễn biến căng thẳng. Đầu tư cho công nghệ tăng 59% so với 3 năm trước. Do đó, không tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ sẽ là một thiếu sót lớn của doanh nghiệp.
Lãng phí trong kinh doanh là điều không doanh nghiệp nào mong muốn. Tuy nhiên, không nhận thấy lãng phí và khắc phục không hiệu quả xảy ra ở hầu hết các doanh nghiệp. Qua bài viết chúng tôi mong các doanh nghiệp sẽ có nhanh chóng có giải pháp khắc phục những khoản chi phí lãng phí trong kinh doanh của mình.
Giới thiệu giải pháp số hóa giấy tờ – hóa đơn điện tử MISA meInvoice
Số hóa dữ liệu tài chính, kế toán – giảm tải công việc cho kế toán bằng giải pháp hóa đơn điện tử MISA meInvoice loại bỏ những khoản lãng phí trong kinh doanh của doanh nghiệp.
Quý doanh nghiệp nhanh tay đăng ký trải nghiệm để nhận ƯU ĐÃI giá trị từ MISA meInvoice:
- Giảm 40% cho khách hàng khi sử dụng trọn bộ 4 giải pháp giao dịch điện tử
- Miễn 100% phí thuê bao hàng năm
- Miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
- MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
- MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế
- MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm
>>>Có thể bạn quan tâm:
- Chuyển đổi số là gì? Doanh nghiệp Việt Nam đang ở đâu trên bản đồ chuyển đổi số
- Các bước chuyển đổi số doanh nghiệp thành công
- Sức mạnh của làn sóng công nghệ trong kinh doanh ở kỷ nguyên 21
- 7 Xu hướng chuyển đổi số doanh nghiệp năm 2021
- Tại sao làn sóng chuyển đổi số giấy tờ chưa phổ biến tại Việt Nam
- Số hóa giấy tờ: Nhiệm vụ cấp bách của Doanh nghiệp trong năm 2021
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
