MISA meInvoice ra mắt tính năng phê duyệt hóa đơn trước khi phát hành

Giám đốc luôn muốn mình là người phê duyệt các chứng từ, hóa đơn trước khi giao cho khách hàng, đối tác. Tuy nhiên mỗi khi Sếp vắng nhà, việc ký số các chứng từ điện tử do Kế toán thực hiện và chỉ thông qua Sếp hoặc chờ đợi Sếp về. Làm sao để phê duyệt trước hóa đơn trước khi phát hành để giám đốc và kế toán đều có thể theo dõi và thực hiện công việc trên phần mềm.

>>> Xem thêm bài viết hữu ích:

1. Hướng dẫn Lập và Xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi
2. Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
3. Hơn 100.000 khách hàng đánh giá về hóa đơn điện tử MISA meInvoice
   Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sớm: Việc hôm nay chớ để ngày mai
4. Tổng hợp quy định về lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Nghị định 119
5. Danh sách 15 Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất

Tại sao cần phê duyệt hóa đơn trước khi phát hành?

Hóa đơn là chứng từ xác minh nghiệp vụ mua – bán đã diễn ra trong doanh nghiệp, do đó hóa đơn chứng từ những giấy tờ quan trọng ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp khi kê khai thuế.

Để hóa đơn điện tử có giá trị, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn này. Tuy nhiên việc chờ đợi giám đốc, người có thẩm quyền ký duyệt có thể kéo dài do giám đốc đi công tác khiến khách hàng phải chờ đợi. Do đó, doanh nghiệp cần xét lập một bước trong quy trình xuất hóa đơn đó là phê duyệt. Như vậy kế toán có thể nhanh chóng ký số hóa đơn ngay sau khi giám đốc đồng ý duyệt đơn.

MISA phát triển tính năng phê duyệt trước khi phát hành hóa đơn

MISA meInvoice phát triển thêm tính năng phê duyệt hóa đơn trước khi phát hành trên phần mềm. Theo đó kế toán chỉ cần tạo lập và chuyển sang bước phê duyệt cho giám đốc, sau khi kiểm tra về đồng ý với những nội dung trên hóa đơn là chính xác thì kế toán thực hiện ký số ngay trên hóa đơn điện tử vừa tạo lập.

Hướng dẫn thực hiện tính năng phê duyệt hóa đơn trước khi phát hành trên phần mềm MISA meInvoice

Bước 1: Thiết lập nghiệp vụ phê duyệt hóa đơn

• Vào Hệ thống\Tùy chọn, tích chọn Phê duyệt hóa đơn trước khi phát hành.

Bước 2: Khai báo chức danh cho người dùng.

• Tại danh mục Chức danh, chương trình khai báo sẵn 5 chức danh phổ biến trong doanh nghiệp.

• Có thể sửa lại thông tin chức danh/ thêm mới chức danh.

• Khai báo chức danh khi thêm mới người dùng.

• Với người dùng cũ thì có thể bổ sung/thay đổi chức danh.

Lưu ý:

• Có thể sửa lại thông tin chức danh, thông tin chức danh tại quy trình phê duyệt hóa đơn và chức danh người dùng (tại Hệ thống\Quản lý người dùng) sẽ được cập nhật theo.
• Có thể xóa chức danh nếu chưa thiết lập tại quy trình phê duyệt hóa đơn.
• Sau khi thiết lập, chương trình hiển thị mục Quy trình phê duyệt HĐ ngay dưới mục Tùy chọn.

Bước 3: Thiết lập quy trình phê duyệt hóa đơn

• Thiết lập Người dùng phê duyệt thì người đó có quyền phê duyệt hóa đơn của tất cả đơn vị, thiết lập Chức danh phê duyệt thì người dùng có chức danh đó có quyền phê duyệt hóa đơn của đơn vị mà người đó trực thuộc (bao gồm cả đơn vị cấp con).

• Có thể thiết lập nhiều quy trình phê duyệt hóa đơn (Ví dụ: Mỗi mẫu số, ký hiệu hóa đơn có quy trình phê duyệt khác nhau)

• Mỗi mẫu số, ký hiệu hóa đơn chỉ được phép nằm trong 1 quy trình phê duyệt.

• Có thể tạm dừng quy trình phê duyệt để phát hành hóa đơn như bình thường mà không cần qua bước phê duyệt (nếu quy trình phê duyệt đã phát sinh hóa đơn thì cần xử lý các hóa đơn đang trong quá trình phê duyệt trước)

• Có thể sửa quy trình phê duyệt (Ví dụ:Thay đổi người phê duyệt/thay đổi các bước phê duyệt/thay đổi mẫu số, ký hiệu hóa đơn áp dụng quy trình phê duyệt). Trường hợp bổ sung mẫu số, ký hiệu hóa đơn áp dụng quy trình phê duyệt thì không cần xử lý các hóa đơn đang trong quá trình phát hành.

• Có thể xóa quy trình phê duyệt, nếu quy trình phê duyệt đã phát sinh hóa đơn thì cần xử lý các hóa đơn đang trong quá trình phê duyệt mới có thể sửa/xóa quy trình.

Bước 4: Gửi duyệt hóa đơn

Bước: Phê duyệt hóa đơn

Sau khi gửi duyệt, hóa đơn được chuyển đến bước phê duyệt nào thì người dùng có quyền phê duyệt tại bước đó sẽ nhận được thông báo để thực hiện phê duyệt.

Lưu ý:

• Nếu người phê duyệt có quyền phê duyệt ở nhiều bước liên tiếp thì hóa đơn sẽ được duyệt luôn đến bước cao nhất mà người đó có quyền.
• Nếu người phê duyệt có quyền phê duyệt ở nhiều bước không liên tiếp thì thực hiện phê duyệt ở các bước mà người đó có quyền.
• Nếu hóa đơn có phát sinh chênh lệch hoặc bỏ trống thông tin bắt buộc theo quy định thì trên giao diện phê duyệt (1 hóa đơn hoặc hàng loạt hóa đơn) sẽ hiển thị cảnh báo, người duyệt cần kiểm tra lại trước khi phê duyệt.

>>> Doanh nghiệp có nhu cầu DÙNG THỬ miễn phí và TƯ VẤN tính năng vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây: