Các hóa đơn điện tử có sai sót sẽ thường được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Vậy trường hợp nào doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn điều chỉnh và cách xuất hóa đơn điều chỉnh chuẩn theo thông tư 78/2021-TT-BTC như thế nào? Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu bài viết sau.
1. Hóa đơn điều chỉnh là gì? Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh?
Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:
Ngoài ra, căn cứ theo điểm c, điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021 quy định:
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
…………
e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh”
Như vậy, hóa đơn điều chỉnh có thể hiểu là các hóa đơn dùng để điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về mã số thuế hoặc số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.
Ngoài ra, cũng căn cứ các quy định được nêu ở trên, hóa đơn điều chỉnh được lập trong trường hợp: Nếu bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì bên bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện thay thế hoặc hủy.
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. |
2. 5 bước điều chỉnh hóa đơn chuẩn thông tư 78
Để điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót, doanh nghiệp thực hiện theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Xác định thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử
Các thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử bao gồm:
-
- Nội dung sai sót (tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ…).
- Mức độ sai sót (nghiêm trọng hay không và những ảnh hưởng đến giá trị thanh toán, thuế nếu có).
- Nguyên nhân dẫn đến sai sót.
- Bước 2: Lựa chọn phương thức điều chỉnh phù hợp
Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp có sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn hình thức điều chỉnh phù hợp. Cụ thể
-
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Trong trường hợp có các sai sót nhỏ và ít ảnh hưởng đến giá trị thanh toán hay thuế
- Lập hóa đơn thay thế: Áp dụng trong trường hợp có các sai sót lớn và có ảnh hưởng nhiều đến giá trị thanh toán, thuế hoặc không thể điều chỉnh bằng hóa đơn điện tử điều chỉnh
- Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới cho người mua
- Bước 4: Kê khai hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử mới
- Bước 5: Kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn điều chỉnh nhằm đảm bảo tính chính xác, tránh phải điều chỉnh lại nhiều lần.
Doanh nghiệp cần lưu ý việc điều chỉnh hóa đơn hay lập hóa đơn thay thế phải được thực hiện trong vòng 15 ngày kể từ ngày phát sinh sai sót, các thông tin phải đầy đủ và lập theo đúng quy đinh, được lưu trữ và có căn cứ chứng từ.
Lưu ý: Bạn nên thực hiện tra cứu mã số thuế doanh nghiệp hoặc tra cứu mã số thuế cá nhân online trước khi lập hóa đơn để hạn chế những sai sót không đáng có.
3. Cách lập hóa đơn điều chỉnh trên MISA Meinvoice
Điều chỉnh hóa đơn có mã CQT đã gửi cho người mua
- Bước 1: Nếu hai bên có thỏa thuận trước, thực hiện lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh
- Bước 2. Tiến hành gửi thông báo HĐĐT có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến CQT (nếu CQT yêu cầu) với hình thức xử lý là “Điều chỉnh” và ghi cụ thể lý do sai sót.
-
- Nhấn chọn Thông báo sai sót tại Xử lý hóa đơn/Thông báo sai sót, chọn hóa đơn sai sót cần điều chỉnh.
- Nhấn mục Điều chỉnh tại cột Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình, điền thông tin lý do điều chỉnh thực hiện ký số và gửi thông báo sai sót lên cơ quan thuế.
- Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh gửi CQT cấp mã để gửi người mua.
Tiến hành lập hóa đơn trên phần mềm qua 1 trong 2 cách.
→ Cách 1: Lập từ phân hệ Điều chỉnh hóa đơn
- Chọn Hóa đơn điều chỉnh tại Xử lý hóa đơn/Điều chỉnh hóa đơn, nhấn chọn hóa đơn sai sót cần điều chỉnh.
- Điền nội dung sai sót trên hóa đơn điều chỉnh và gửi cơ quan thuế cấp mã.
→ Cách 2: Nhấn chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh
-
- Trên danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót, nhấn Lập hóa đơn điều chỉnh
- Nhập nội dung sai sót trên hóa đơn điều chỉnh và gửi cơ quan thuế cấp mã.
Điều chỉnh hóa đơn không có mã CQT đã chuyển nội dung đế CQT, đã gửi cho người mua
- Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh (nếu hai bên có thỏa thuận từ trước).
- Bước 2. Tiến hành gửi thông báo HĐĐT có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT đến CQT (nếu CQT yêu cầu) với hình thức xử lý là “Điều chỉnh” và ghi rõ lý do sai sót.
- Thêm Thông báo sai sót tại Xử lý hóa đơn/Thông báo sai sót, chọn hóa đơn sai sót cần điều chỉnh.
-
- Nhập nội dung sai sót là Điều chỉnh, thực hiện ký số và gửi thông báo sai sót lên cơ quan thuế.
- Bước 3. Lập hóa đơn điều chỉnh để gửi người mua.
→ Cách 1: Lập từ phân hệ Điều chỉnh hóa đơn.
-
- Thêm Hóa đơn điều chỉnh tại Xử lý hóa đơn/Điều chỉnh hóa đơn, chọn hóa đơn sai sót cần điều chỉnh.
-
- Nhập nội dung sai sót trên hóa đơn điều chỉnh.
-
- Hóa đơn điều chỉnh sau khi gửi cho người mua sẽ được chương trình chuyển dữ liệu đến CQT.
→ Cách 2: Chọn hóa đơn sai sót trên danh sách hóa đơn để lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh.
Thực hiện các bước tiếp theo tương tự như cách 1.
4. Giải đáp một số thắc mắc về hóa đơn điều chỉnh
Số lần điều chỉnh hóa đơn tối đa?
Hiện nay, chưa có quy định về số lần điều chỉnh tối đa. Tuy nhiên, căn cứ theo điểm c khoản 1 điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định:
c. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Như vậy, doanh nghiệp cần điều chỉnh đến khi hóa đơn đúng và không giới hạn số lần điều chỉnh hóa đơn.
Có được hủy hóa đơn đã thực hiện điều chỉnh, thay thế không?
Cũng căn cứ theo điểm c khoản 1 điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC nêu trên thì trường hợp hóa đơn điều chỉnh có sai sót thì doanh nghiệp KHÔNG ĐƯỢC HỦY hóa đơn mà phải tiếp tục thực hiện điều chỉnh hóa đơn cho đến khi đúng và cũng không được lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điều chỉnh có sai sót
Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai xót có bị xử phạt không?
Căn cứ theo khoản 3 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
Do đó, khi hết thời hạn mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế gửi thông báo lần 2. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 thì cơ quan thuế chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Căn cứ theo điểm a khoản 2 điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về phát hành hóa đơn như sau:
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hóa đơn giao cho khách hàng.
Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:
- Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
- Ngày ký và ngày lập lệch nhau
- Người bán có rủi ro cao về thuế
- Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
- Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số
Doanh nghiệp mong muốn được hỗ trợ mọi thông tin về hóa đơn điện tử hoặc có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
