Chuyển đổi hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Thông tư 78 mới nhất và dưới đây là những thông tin hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 chi tiết (có video).
MISA phối hợp cùng CQT truyền thông tới các doanh nghiệp về lộ trình và cách thức chuyển đổi hóa đơn điện tử, áp dụng hóa đơn điện tử theo 123/2021/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BT nhằm tháo gỡ những vướng mắc và khó khăn trong quá trình chuyển đổi HĐĐT của doanh nghiệp.
Dưới đây là những thông tin chi tiết dành cho đối tượng là các doanh nghiệp/tổ chức kinh tế, các hộ/cá nhân kinh doanh đang tìm hiểu và chuẩn bị chuyển đổi, cũng như áp dụng hóa đơn điện tử theo các nghị quyết, quy định mới từ Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế:
| ✅ Sử dụng hóa đơn giấy | Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trên cả nước đang Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123 |
| ✅ Sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư cũ | Doanh Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trên cả nước đang Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123 |
1 Lộ trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử
Sáng ngày 21/4, Tổng Cục Thuế đã chính thức công bố Hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc. Lễ công bố xác định triển khai hóa đơn điện tử là một nhiệm vụ trọng tâm, quan trọng nhằm thúc đẩy trong chuyển đổi số doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ cần lưu ý 2 giai đoạn trong lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử dưới đây:
- Giai đoạn 2: ngày 24/2/2022, Bộ Tài Chính đã ban hành Quyết định 206/QĐ-BTC triển khai áp dụng hóa đơn điện tử Giai đoạn 2 đối với các doanh nghiệp/tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương với thời gian thực hiện từ tháng 04/2022.
- Giai đoạn 1: Ngày 21/11/2021, Tổng cục thuế đã triển khai hệ thống HĐĐT tại 6 tỉnh thành (Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ và Bình Định).
- Đối với các doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, nhưng chưa sử dụng:
Các doanh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân cần nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của mình và yêu cầu hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn sang định dạng chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC ngay, đồng thời lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
- Đối với các doanh nghiệp chưa phát hành hóa đơn điện tử:
Các doanh nghiệp/ tổ chức/ cá nhân cần nhanh chóng tiến hành ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo chuẩn định dạng Thông tư 78/2021/TT-BTC và lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) > gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế kể từ ngày kích hoạt hệ thống.
(Các bước chi tiết sẽ được hướng dẫn ở nội dung mục lục 1.2 dưới đây)
- Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn theo Thông tư 32:
Các Phòng, Chi cục Thuế chủ động phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hướng dẫn doanh nghiệp cách thức chuyển đổi từ hóa đơn theo Thông tư 32 lên Thông tư 78.
| Xem thêm: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy |
2 Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123
Các bước cơ bản doanh nghiệp cần áp dụng để chuyển đổi hóa đơn điện tử
Bước 1: Xác định doanh nghiệp mình thuộc đối tượng áp dụng HĐĐT CÓ MÃ hay KHÔNG CÓ MÃ của CQT
Để biết doanh nghiệp/tổ chức/hộ kinh doanh của mình thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của Cơ quan thuế, Anh/Chị có thể đọc chi tiết nội dung tại đây.
Bước 2: Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi tới CQT để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp/cá nhân lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123) gửi tới Cơ quan Thuế (Có thể nộp trực tiếp tại Cổng TTĐT Tổng cục Thuế hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng).
Cơ quan thuế sẽ phản hồi doanh nghiệp/cá nhân bằng thông báo điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc Chấp nhận hoặc Từ chối việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của Anh/chị.
(Thời gian CQT phản hồi: 01 ngày kể từ khi nhận được tờ khai đăng ký mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT của Anh/Chị)
Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ/phần mềm HĐĐT uy tín
Sau khi được CQT thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp/cá nhân cần liên hệ ngay với đơn vị là các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín được Tổng Cục Thuế lựa chọn để đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu Thông tư 78 mới và sử dụng.
MISA meInvoice là một những đơn vị uy tín hàng đầu cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, đã vượt qua quá trình thẩm định, xét duyệt khắt khe nhất và được Tổng Cục Thuế ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT. Đồng thời, MISA đã đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123, Thông tư 78 mới nhất trên phần mềm MISA meInvoice.
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
Bước 4: Thực hiện hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mẫu cũ
Doanh nghiệp/cá nhân tiến hành thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử thông tư cũ còn tồn theo mẫu TB03AC có trong HTKK để nộp cho CQT.
>> Xem hướng dẫn chi tiết tại bài viết: Cách hủy hóa đơn còn tồn theo quy định cũ khi chuyển sang HĐĐT Nghị định 123, Thông tư 78
Bước 5: Lập, xuất hóa đơn điện tử theo TT78 và gửi cho khách hàng
2. Hướng dẫn chuyển đổi Hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123 trên phần mềm MISA meInvoice (bản web)
Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Thông tư 78, Quý anh/chị doanh nghiệp thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm MISA meInvoice
Quý doanh nghiệp truy cập tại đường link: https://www.meInvoice.vn/. Bước tiếp theo, Nhấn Đăng nhập bằng tài khoản được MISA cấp sử dụng Hóa đơn điện tử.
Sau khi đăng nhập vào phần mềm trên bản web, anh/chị sẽ thấy:
- Đối với giao diện bản V1: Nút “Nâng cấp lên NĐ 123” ở phía trên
- Đối với giao diện bản V2: Banner thông báo với nội dung “MISA meInvoice đã đáp ứng Nghị định 123/2020/NĐ-CP” hiển thị phía dưới góc phải của màn hình
Anh/chị hãy thực hiện thao tác Nhấn vào nút /Nhấn vào banner để chuyển đến giao diện Hóa đơn điện tử Nghị định 123, Thông tư 78.
Lưu ý: Nếu không thấy Banner thông báo của MISA, Anh/Chị hãy thực hiện thao tác sau: Truy cập vào Hệ Thống > Thiết lập ký số > Hiển thị Banner
Bước 2: Thiết lập thông tin đơn vị
Tại giao diện Hồ sơ hóa đơn điện tử, anh/chị lưu ý điền chính xác thông tin liên hệ bao gồm Thông tin hiển thị trên hóa đơn và đặc biệt là Thông tin hiển thị trên các hồ sơ gửi Cơ quan thuế để làm căn cứ nhận đc thông báo quan trọng về HĐĐT của đơn vị từ CQT.
Nếu có sai sót hay thay đổi, anh chị có thể chỉnh sửa lại thông tin trong menu Hệ thống, phần Hồ sơ hóa đơn điện tử.
Anh/chị nhấn “Tiếp tục” để sang bước tiếp theo.
Tại giao diện Loại hóa đơn điện tử, anh/chị nhấn tích chọn Hình thức hóa đơn là Hóa đơn có mã của CQT hay Hóa đơn không có mã của CQT, sau đó nhấn Đăng ký sử dụng để lập hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Phần mềm sẽ trả về nội dung mẫu tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT, anh/chị chú ý ấn chọn đúng loại Hình thức hóa đơn (có mã hay không có mã).
Để xác định doanh nghiệp của anh/chị thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử Có mã hay Không có mã của Cơ quan thuế, anh/chị có thể xem chi tiết hướng dẫn Tại đây.
(Lưu ý: đơn vị cũng có thể xác định dựa vào thông báo của Chi cục thuế, gửi qua email)
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không mã CQT
Tại giao diện Bắt đầu sử dụng trên phần mềm meInvoice, Anh/Chị bấm chức năng Đăng ký sử dụng
Tiếp theo, anh chị lựa chọn Phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT, chọn Loại hóa đơn sử dụng tại đơn vị, chọn Chứng thư số sử dụng và ký điện tử lên tờ khai.
Mẫu thông tin cần kê khai:
|
|
CÓ MÃ CQT
|
KHÔNG CÓ MÃ CQT
|
| 1️⃣ Hình thức hóa đơn | Chọn Có mã của cơ quan thuế | Chọn Không có mã của cơ quan thuế |
| 2️⃣ Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử | Để trống toàn bộ | Chọn Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (phần mềm tự động tích) |
| 3️⃣ Phương thức chuyển hóa đơn điện tử | Tích chọn chuyển đầy đủ nội dung từng HĐ (phần mềm tự động tích) | Tích chọn 1 trong 2 hình thức
|
| 4️⃣ Loại hóa đơn sử dụng | Tích chọn vào 1 hoặc nhiều loại hóa đơn theo thực tế sử dụng của từng đơn vị.
|
Tích chọn vào 1 hoặc nhiều loại hóa đơn theo thực tế sử dụng của từng đơn vị.
|
| 5️⃣ Danh sách chứng thư số sử dụng | Nhấn Chọn để lấy lên chứng thư số. | Nhấn Chọn để lấy lên chứng thư số. |
| Xem hướng dẫn chi tiết | Tại đây | Tại đây |
=>> Xem ngay: Bảng giá hóa đơn điện tử Meinvoice – phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất, an toàn nhất tại Việt Nam đáp ứng Nghị định 123, Thông tư 78
Sau đó nhấn Lưu và gửi tới CQT. Tờ khai sẽ được gửi trực tiếp tới CQT và được tiếp nhận, phản hồi trong vòng 1 ngày kể từ thời điểm gửi.
Lưu ý: Trường hợp ký điện tử vào tờ khai báo lỗi “Ký điện tử không thành công” làm theo Tại đây
Bước 4: Khởi tạo mẫu Hóa đơn
Cũng trên giao diện tại bước 4, anh/chị bấm nút Khởi tạo mẫu. Hoặc trên giao diện phần mềm meInvoice, anh/chị bấm chức năng Đăng ký phát hành > Mẫu hóa đơn > Nhấn Thêm.
- Hướng dẫn chi tiết khởi tạo mẫu hóa đơn CÓ MÃ: Tại đây
- Hướng dẫn chi tiết khởi tạo mẫu hóa đơn KHÔNG CÓ MÃ: Tại đây
Theo Nghị định 123, Cơ quan thuế không quản lý chi tiết mẫu hóa đơn, chứng từ, số lượng hóa đơn sử dụng theo từng đợt thông báo phát hành mà quản lý thông qua việc truyền nhận dữ liệu định dạng xml (Quyết định 1450/QĐ-TCT). Do đó, doanh nghiệp/đơn vị có thể thiết lập mẫu hóa đơn giản, theo nhu cầu sử dụng của mình mà không cần lập thông báo phát hành (không phải nộp Mẫu hóa đơn khi đăng ký sử dụng HĐĐT) với cơ quan Thuế.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn và khởi tạo mẫu hóa đơn có mã/không mã ngay trên phần mềm MISA meInvoice. Trên mẫu hóa đơn sẽ thể hiện phần ký hiệu và mã cơ quan Thuế theo đúng quy định đối với hóa đơn có mã/không mã theo Nghị định 123 & Thông tư 78.
Lưu ý: Đơn vị cần sử dụng hóa đơn mẫu đơn giản, không quá đặc thù/khác biệt để triển khai và tra cứu hóa đơn điện điện tử dễ dàng hơn và không phải giải trình với CQT vì cấu trúc hóa đơn phức tạp (xem khuyến nghị Tại đây)
Bước 5: Hủy hóa đơn cũ (nếu có)
Sau khi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 được CQT chấp nhận, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng. (Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây)
Bước 6: Xuất hóa đơn điện tử theo NĐ123, TT78
Sau khi hoàn thiện các bước trên và được CQT chấp nhận, anh/chị có thể tiến hành xuất hóa đơn điện tử CÓ MÃ hoặc KHÔNG MÃ CQT theo Nghị định 123, Thông tư 78.
Chi tiết xem hướng dẫn tại đây:
Hướng dẫn lập và phát hành hóa đơn điện tử có mã CQT theo Nghị định 123, Thông tư 78
Xem thêm: [Mới] Quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
3. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử miễn phí
- Cách 1: Điền thông tin để kết nối trực tiếp với nhân viên hỗ trợ tại link: TẠI ĐÂY (Hoặc nhập form dưới)
- Cách 2: Tham gia đào tạo theo lịch định kỳ Miễn phí (Đào tạo qua Zoom online): TẠI ĐÂY
4. Video thao tác chi tiết hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123:
Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan Thuế theo Nghị định 123, Thông tư 78 – MISA meInvoice
Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử không có mã cơ quan Thuế theo Nghị định 123, Thông tư 78 – MISA meInvoice
Hướng dẫn khởi tạo mẫu hóa đơn GTGT theo Nghị định 123, Thông tư 78
5. Câu hỏi thường gặp trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123
Câu hỏi 1:
Tất cả các doanh nghiệp thuộc đối tượng thí điểm Nghị định 123 & Thông tư 78, đều phải chuyển đổi HĐĐT lên thông tư mới hay doanh nghiệp của tôi phải nhận được thông báo từ Cơ quan thuế địa phương yêu cầu chuyển đổi thì mới phải chuyển đổi?
MISA xin giải đáp:
Các đơn vị/doanh nghiệp thuộc đối tượng thí điểm chuyển đổi HĐĐT theo Nghị định 123, Thông tư 78 và nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi từ Cơ quan thuế địa phương thì mới thực hiện chuyển đổi (bắt đầu từ sau ngày 21/11/2021)
Các doanh nghiệp khác không thuộc đối tượng triển khai HĐĐT giai đoạn 1 (không thuộc 6 tỉnh thành phố thí điểm) hoặc chưa nhận được thông báo chuyển đổi từ Cơ quan thuế vẫn sử dụng hóa đơn cũ bình thường.
Đồng thời, doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi và cập nhật các thông báo/công văn từ chi cục thuế địa phương, cũng như làm theo hướng dẫn của MISA để bám sát theo lộ trình chuyển đổi HĐĐT.
Câu hỏi 2:
Hiện tại doanh nghiệp có được sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư cũ hoặc dùng song song với hóa đơn giấy không? Có phải hủy đi không?
MISA xin giải đáp:
Doanh nghiệp vẫn được sử dụng Hóa đơn cũ bình thường cho đến khi chuyển sang HĐĐT theo Nghị định 123 &Thông tư 78.
Sau khi doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được CQT chấp nhận, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn còn tồn theo quy định cũ (ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng)
Câu hỏi 3:
Hiện tại hóa đơn công ty mình đang sử dụng gần hết, vậy mình có được đăng ký hóa đơn theo thông tư mới không, hay vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn theo thông tư cũ đến hết ngày 30/06/2022?
MISA xin giải đáp:
Nếu doanh nghiệp thuộc 6 tỉnh thành thí điểm giai đoạn 1 sẽ áp dụng chuyển đổi HĐĐT theo Thông tư mới nhất.
Các doanh nghiệp khác sẽ đợi chi cục thuế quản lý thông báo. Còn 54 tình thành còn lại thì chưa triển khai thông tư mới nên vẫn sử dụng hóa đơn cũ theo quy định trước đây.
Câu hỏi 4:
MISA có hỗ trợ DN chuyển đổi và xuất HĐĐT trên phần mềm kế toán theo Nghị định mới không?
MISA xin giải đáp:
Hiện nay MISA đã mở tính năng chuyển đổi HĐĐT theo NĐ 123, TT78 trên phần mềm MISA meInvoice phiên bản web để hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi kịp thời theo lộ trình của Cơ quan thuế.
Các đơn vị đang sử dụng phần mềm kế toán (PMKT) để xuất hóa đơn vui lòng đăng nhập và thực hiện chuyển đổi HĐĐT trên bản web theo hướng dẫn trên đây để đăng ký với Cơ quan thuế và xuất hóa đơn đáp ứng quy định tại Nghị định 123, Thông tư 78. MISA sẽ sớm ra mắt phiên bản PMKT để đáp ứng đơn vị xuất trực tiếp HĐĐT trên phần mềm.
Câu hỏi 5:
Những hóa đơn cũ đã mua dùng chưa hết, khi chuyển sang NĐ 123 thì còn được tiếp tục sử dụng nữa hay không?
MISA xin giải đáp:
MISA meInvoice chỉ tính số lượng hóa đơn đã sử dụng, cho nên nếu doanh nghiệp đã mua nhưng chưa dùng hết vẫn có thể sử dụng số hóa đơn còn lại theo Nghị định và Thông tư mới.
Kết luận
Công tác chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123 & Thông tư 78 đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. MISA meInvoice hy vọng rằng những thông tin hữu ích mà chúng tôi cung cấp trên đây sẽ giúp tổ chức/doanh nghiệp/cá nhân thực hiện chuyển đổi HĐĐT nhanh hơn, dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice hiện đã đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử MIỄN PHÍ
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
