Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC về HĐĐT đã ban hành một số quy định mới về hình thức hóa đơn sử dụng, mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn có một số thay đổi so với mẫu hóa đơn quy định theo Nghị định 32 cũ. Hãy cùng MISA meInvoice cập nhật những điểm khác biệt và thông tin mới nhất về quy định ký hiệu, mẫu số, hình thức HĐĐT mới nhất theo Thông tư 78 qua bài viết dưới đây nhé…
1. Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử
Ngày 17/9/2021, Bộ Tài Chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Cụ thể, mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định như sau:
1.1 Doanh nghiệp không cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn với CQT
Theo Nghị định 123, Cơ quan thuế không quản lý chi tiết mẫu hóa đơn, chứng từ, số lượng hóa đơn sử dụng theo từng đợt thông báo phát hành mà quản lý thông qua việc truyền nhận dữ liệu định dạng xml (Quyết định 1450/QĐ-TCT).
Do đó, doanh nghiệp/đơn vị có thể thiết lập mẫu hóa đơn giản, theo nhu cầu sử dụng của mình mà không cần lập thông báo phát hành (không phải nộp Mẫu hóa đơn khi đăng ký sử dụng HĐĐT) với cơ quan Thuế.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn và khởi tạo mẫu hóa đơn có mã/không mã ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA. Trên mẫu hóa đơn sẽ thể hiện phần ký hiệu và mã cơ quan Thuế theo đúng quy định đối với hóa đơn có mã/không mã theo Nghị định 123.
Lưu ý: Đơn vị cần sử dụng hóa đơn mẫu đơn giản, không quá đặc thù/khác biệt để triển khai và tra cứu hóa đơn điện điện tử dễ dàng hơn và không phải giải trình với CQT vì cấu trúc hóa đơn phức tạp (Xem khuyến nghị tại bài viết: Mẫu hóa đơn được khuyến nghị sử dụng khi triển khai HĐĐT theo Nghị định 123)
1.2 Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử Thông tư 78
|
Căn cứ pháp lý tại điểm a, khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như sau:
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
| Số 1: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng |
| Số 2: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng |
| Số 3: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công |
| Số 4: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia |
| Số 5: | Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP |
| Số 6: | Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử. |
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ! |
1.3 Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Căn cứ pháp lý tại điểm b, khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như sau:
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
| Chữ T: | Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; |
| Chữ D: | Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng; |
| Chữ L: | Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh; |
| Chữ M: | Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền; |
| Chữ N: | Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử; |
| Chữ B: | Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử, |
| Chữ G: | Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng; |
| Chữ H: | Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng. |
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
- Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC:
| 1C22TAA | Là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; |
| 2C22TBB | Là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế; |
| 1C23LBB | Là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh; |
| 1K23TYY | Là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; |
| 1K22DAA | Là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng; |
| 6K22NAM | Là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế; |
| 6K22BAB | Là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế. |
Nguồn tham khảo: https://thuvienphapluat.vn/tintuc/vn/thoi-su-phap-luat/chinh-sach-moi/37808/giai-thich-ky-hieu-mau-so-hoa-don-dien-tu-ky-hieu-hoa-don-dien-tu
Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:
Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện chung bằng 1 chuỗi bao gồm 7 ký tự. Trong đó, ký tự đầu tiên thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn, 6 ký hiệu tiếp theo thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
2. Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in
2.1 Ký hiệu mẫu số hóa đơn do cục Thuế đặt in
Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là dãy gồm 11 ký tự phản ánh các thông tin như: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu của một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu), cụ thể:
- 06 ký tự đầu tiên: Phản ánh tên loại hóa đơn
| Ký hiệu | Loại hóa đơn |
| 01GTKT | Hóa đơn giá trị gia tăng |
| 02GTTT | Hóa đơn bán hàng |
| 07KPTQ | Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan |
| 03XKNB | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ |
| 04HGDL | Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý |
- 01 ký tự tiếp theo: Là các số tự nhiên 1, 2, 3 phản ánh số liên hóa đơn.
- 01 ký tự tiếp theo: Là dấu “/” để phân cách.
- 03 ký tự tiếp theo: Là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn, bắt đầu bằng 001 và tối đa đến 999.
2.2 Ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in
Ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một dãy gồm 08 ký tự phản ánh các thông tin về:
- Cục Thuế đặt in hóa đơn;
- Năm đặt in hóa đơn;
- Ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý
Cụ thể như sau:
- 02 ký tự đầu tiên: Mã của Cục Thuế đặt in hóa đơn (Mã này được xác định theo Phụ lục I.A ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC)
- 02 ký tự tiếp theo: Là 2 trong 20 chữ cái in hoa trong bảng chữ cái Việt Nam gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y phản ánh ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý
- 01 ký tự tiếp theo: Là dấu “/” để phân cách;
- 03 ký tự tiếp theo bao gồm:
- 02 ký tự đầu: Là hai số Ả Rập thể hiện năm hóa đơn được Cục Thuế đặt in (Là 02 số cuối của năm dương lịch)
- 01 ký tự tiếp theo: Là chữ cái P thể hiện hóa đơn do Cục Thuế đặt in
Ví dụ: Một hóa đơn có Ký hiệu mẫu hóa đơn “01GTTT2/001”, Ký hiệu hóa đơn “01AA/24P”
Có thể hiểu đây là mẫu số 001 của hóa đơn bán hàng có 2 liên do Cục Thuế thành phố Hà Nội đặt in năm 2024.
2.3 Ký hiệu liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in
Ký hiệu liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn có 3 liên. Cụ thể:
- Liên 1: Dùng lưu trữ;
- Liên 2: Giao cho người mua hàng;
- Liên 3: Nội bộ.
2.4 Ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in sẽ bao gồm 03 ký tự để phân biết tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng. Cụ thể:
- Ký hiệu 01/: Dùng với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT;
- Ký hiệu 02/: Dùng với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.
3. Quy định về cách đánh số hóa đơn theo Nghị định 123
Tại Khoản 3, điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về cách đánh số hóa đơn như sau:
a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.
Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
Như vậy, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hóa đơn:
- Số hóa đơn gồm 8 chữ số.
- Không phải thông báo phát hành số lượng hóa đơn Từ số… Đến số… mà đánh số bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 tối đa đến số 99 999 999. Sang năm tiếp theo, lại đánh quay vòng từ số 1.
Qua bài viết này, Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các cá nhân đã biết được những thông tin cần thiết về mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn theo thông tư 78, Nghị định 123.
Bên cạnh đó, MISA meInvoice là phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động được đông đảo doanh nghiệp/tổ chức sử dụng nhất hiện nay và được Cơ quan thuế cả nước thẩm định chất lượng, dịch vụ hàng đầu. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các mẫu hóa đơn theo mọi lĩnh vực ngành nghề, đáp ứng quy định hiện hành, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Mọi thao tác nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn như: Lập hóa đơn, phát hành, điều chỉnh, hủy, xóa bỏ, gửi hóa đơn,… đều được xử lý nhanh chóng ngay trên phần mềm giúp Doanh nghiệp tiết kiệm hơn 90% chi phí và thời gian.
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:
| Có thể bạn quan tâm?
|
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
