Hóa đơn bán hàng là gì? Mẫu hóa đơn bán lẻ, bán hàng 2023 mới nhất

Bạn thường xuyên gặp rất nhiều loại hóa đơn, nhưng lại chưa rõ cách phân biệt và sử dụng như thế nào. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn bán hàng là gì? Các mẫu hóa đơn bán lẻ, bán hàng năm 2025. Đồng thời, tổng hợp các quy định hóa đơn bán hàng mới nhất hiện nay. 

Hiện nay, có các loại hóa đơn như sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ là gì?)
2. Hóa đơn bán hàng
3. Hóa đơn khác gồm: vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…
4. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,…. hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định liên quan.

Vậy hóa đơn bán hàng là gì? Khác với các loại hóa đơn phía trên như thế nào? Tìm hiểu ngay trong phần tiếp theo đây.

Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Mặt khác, bạn cũng có thể hiểu như sau: Hóa đơn bán hàng (hay còn được gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp) là chứng từ ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa và dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp. Nó thể hiện việc hàng hóa dịch vụ được cung cấp, bán ra và doanh thu được ghi nhận cho công ty, đóng vai trò quan trọng trong trong việc kê khai thuế và báo cáo tài chính.

Trong đó, việc xuất hóa đơn đúng cách là điều kiện bắt buộc để tuân thủ quy định pháp lý và thuế. Phần mềm quản lý bán hàng giúp tạo ra hóa đơn hợp lệ đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế, từ hóa đơn giấy cho đến hóa đơn điện tử giúp cá nhân, hộ kinh doanh dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chức năng.

Phần mềm quản lý bán hàng không chỉ giúp tạo hóa đơn mà còn hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng, QR code,…), giúp hóa đơn được cập nhật tự động ngay khi thanh toán được thực hiện. Điều này không chỉ giúp tối ưu quy trình bán hàng mà còn giúp quản lý tài chính rõ ràng và chính xác.

Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng

• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hóa đơn bán hàng có tác dụng gì?

Bạn đã sử dụng hóa đơn bán hàng nhiều, nhưng liệu bạn đã biết hết các chức năng của nó. Dưới đây là toàn bộ tác dụng của hóa đơn bán hàng trên nhiều phương diện:

• Hóa đơn bán hàng chính là chứng từ gốc trong kế toán, có vai trò là căn cứ trong việc hạch toán kế toán.
• Đồng thời hóa đơn bán hàng có vai trò quan trọng trong quản lý thuế. Hóa đơn được căn cứ như là một chứng từ của thuế, giúp quá trình hạch toán, kê khai thuế dễ dàng hơn.

Xem thêm: Hạch toán là gì? Đặc điểm và phân loại hạch toán kế toán

• Trong trường hợp bán hàng ra nước ngoài, thì hóa đơn như một chứng từ giao dịch quốc tế thể hiện quan hệ hàng hóa mua bán.

Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT

Rất nhiều người còn khá bối rối giữa các loại hóa đơn. Trong số đó thì hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT là dễ nhầm lẫn nhất. Vậy hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT khác nhau như thế nào?

Xem thêm: Hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng có giống nhau không?

Hình thức thể hiện hóa đơn

1. Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền cài đặt phần mềm quản lý bán hàng hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
2. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;
3. Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Mẫu hóa đơn bán lẻ, bán hàng

Khi sử dụng các mẫu hóa đơn bán hàng, bán lẻ cần phải để ý những lưu ý sau đây:

Lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng

• Ghi rõ ràng, chính xác họ và tên, địa chỉ của người mua hàng;
• Trên mẫu hóa đơn phải thể hiện được các thông tin của đơn vị bán hàng/ cung cấp dịch vụ;
• Ghi đầy đủ tên hàng hóa, dịch vụ. Nếu không viết hết các dòng hóa đơn, cần gạch chép các dòng còn trống;
• Ghi rõ đơn vị tính như cái, chiếc, kg,… Trường hợp kinh doanh về dịch vụ thì không cần ghi đơn vị tính trên hóa đơn;
• Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra thực tế;
• Viết giá bán thực tế (không có thuế GTGT);
• Ghi tổng giá trị số lượng và đơn giá;
• Ghi tổng giá trị hàng hóa bên trên, ghi cả bằng số và bằng chữ;
• Ghi ngày tháng năm bán hàng hóa/ dịch vụ;

Xem thêm: Kế toán bán hàng là gì? Công việc của kế toán bán hàng hiện nay

TẢI NGAY:

MẪU HÓA ĐƠN BÁN HÀNG

Trên đây là tất cả nội dung về hóa đơn bán hàng giúp bạn hiểu được hóa đơn bán hàng là gì, mẫu hóa đơn bán hàng, bán lẻ năm 2025. Chúc các bạn có thời gian hữu ích!

Tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử, quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2021 tại đây.