Quy định về hóa đơn GTGT dưới 20 triệu  thanh toán bằng tiền mặt

Hóa đơn GTGT dưới 20 triệu, doanh nghiệp có thể thanh toán bằng hai hình thức là tiền mặt hoặc chuyển khoản. Qua bài viết dưới đây, MISA meInvoice sẽ tổng hợp, chia sẻ với các bạn một số lưu ý về hóa đơn GTGT dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt để tránh những rủi ro không đáng có khi quyết toán thuế.

1. Tổng quan về hóa đơn GTGT dưới 20 triệu

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là chứng từ bắt buộc phải có ở mỗi doanh nghiệp.

Trước đây, hóa đơn GTGT được làm bằng giấy thường bao gồm 3 liên (Liên 1: lưu, liên 2: giao cho người mua và liên 3: nội bộ), do doanh nghiệp tự in hoặc đặt in sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.

Tuy nhiên, hiện nay các doanh nghiệp đang dần chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và Nghị định số 123

Đây là mốc chuyển đổi mang tính bước ngoặt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạn chế sai sót trong quá trình viết và lưu trữ hóa đơn đồng thời dễ dàng hơn trong việc quản lý, thanh, kiểm tra, giám sát của các cơ quan thuế.

Có thể bạn muốn biết Hóa đơn đỏ là gì? 7 điều quan trọng về hóa đơn đỏ bạn cần biết

1.1 Hóa đơn GTGT dưới 20 triệu là gì?

Trước khi hiểu rõ hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu là gì, chúng ta hãy cùng làm rõ khái niệm về hóa đơn GTGT. 

Theo Điều 8 nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:

Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Như vậy, hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu được hiểu là hóa đơn giá trị gia tăng có tổng giá trị (sau thuế GTGT) nhỏ hơn 20 triệu (sau đây gọi tắt là Hóa đơn GTGT dưới 20 triệu).

Mẫu hóa đơn điện tử hóa đơn GTGT

>> Xem thêm: Hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng có giống nhau không?

1.2 Các chứng từ đi kèm với hóa đơn GTGT dưới 20 triệu thanh toán tiền mặt

Một hóa đơn GTGT được phát hành nghĩa là có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài việc các bên ràng buộc, chứng minh hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ với nhau bằng hóa đơn GTGT còn cần các chứng từ đi kèm sau đây:

• Hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán);
• Hoá đơn GTGT;
• Biên bản nghiệm thu hợp đồng;
• Biên bản thanh lý hợp đồng;
• Phiếu chi (đối với bên mua nếu có);
• Phiếu thu (đối với bên bán nếu có);
• Phiếu nhập kho, xuất kho (đối với hàng hoá);
• Biên bản bàn giao hàng hoá… 

Ví dụ 1: Doanh nghiệp A thuê một máy chủ (server) của công ty B để thực hiện một dự án viễn thông, thời gian thuê từ ngày 01/10/2021 đến ngày 31/10/2021, số tiền 2.200.000 đồng (giá trước thuế GTGT), (thuế GTGT 10%: 220.000 đồng). Các chứng từ bao gồm:  

• Hợp đồng dịch vụ: Nội dung doanh nghiệp A thuê doanh nghiệp B một máy chủ trong khoảng thời gian từ ngày 10/10/2021 – 31/10/2021, với số tiền: 2.420.000 đồng (bao gồm thuế VAT) và các điều khoản khác.
• Biên bản nghiệm thu kiêm thanh lý hợp đồng: Đánh giá dịch vụ doanh nghiệp B cung cấp và chốt lại số tiền doanh nghiệp A cần thanh toán cho doanh nghiệp B. 
• Hóa đơn giá trị gia tăng: Ghi chi tiết nội dung dịch vụ và số tiền.
• Đề nghị thanh toán: gửi kèm cùng hóa đơn GTGT.

Ví dụ 2: Doanh nghiệp A mua một máy photo của doanh nghiệp B, số tiền: 15.000.000 đồng (chưa bao gồm thuế VAT 10%). Chứng từ đi kèm bao gồm:

• Hợp đồng mua bán;
• Biên bản nghiệm thu kiêm thanh lý hợp đồng;
• Biên bản bàn giao máy móc kiêm bảo hành;
• Phiếu xuất kho (đối với doanh nghiệp B);
• Phiếu nhập kho (đối với doanh nghiệp A);
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Phiếu chi (đối với doanh nghiệp A nếu có);
• Phiếu thu (đối với doanh nghiệp B nếu có).

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!

2. Một số trường hợp cần lưu ý về hóa đơn GTGT dưới 20 triệu 

Như đã nói ở trên, thông thường, các hóa đơn GTGT dưới 20 triệu, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.

Tuy nhiên, vẫn cần lưu ý có một số trường hợp hóa đơn dưới 20 triệu, nhà nước quy định bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được coi là hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT. 

2.1 Bên bán xuất nhiều hóa đơn GTGT dưới 20 triệu cho bên mua trong một ngày

– Tổng các hóa đơn GTGT xuất trong ngày nhỏ hơn 20 triệu: các hoá đơn có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản như trường hợp hoá đơn GTGT dưới 20 triệu thông thường. Số tiền ghi trên hóa đơn sẽ được tính vào doanh thu và chi phí hợp lý cho bên mua và bên bán khi có đầy đủ các chứng từ đi kèm.

– Tổng các hóa đơn GTGT trong ngày lớn hơn 20 triệu:

Theo khoản 5, Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC hướng dẫn về trường hợp này như sau:

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nhà cung cấp là người nộp thuế có mã số thuế, trực tiếp khai và nộp thuế GTGT

Như vậy, trường hợp xuất nhiều hóa đơn GTGT dưới 20 triệu trong một ngày mà tổng các hóa đơn trên 20 triệu thì cũng được coi như xuất hóa đơn trên 20 triệu.

Khi đó, theo điểm c, khoản 1, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC

Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt” mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Kết luận: Khi bên bán xuất nhiều hóa đơn GTGT dưới 20 triệu cho bên mua trong một ngày mà tổng các hóa đơn GTGT trong ngày lớn hơn 20 triệu thì bắt buộc bên mua phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Ví dụ: Ngày 12/10/2021, công ty A mua hàng của công ty B như sau:

• Buổi sáng mua hàng với giá trị 10 triệu đồng (giá chưa bao gồm thuế VAT), (thuế VAT 10%: 1 triệu đồng), xuất hóa đơn số 00000008.
• Buổi chiều, công ty A tiếp tục mua hàng của công ty B với giá trị 15 triệu đồng (giá chưa bao gồm thuế VAT), (thuế VAT 10%: 1.5 triệu đồng), xuất hóa đơn số 00000009.

Ngày 13/10, công ty B thanh toán tiền hàng cho công ty A. Các trường hợp xảy ra như sau:

Trường hợp 1: Công ty B thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng cho công ty A. Tổng giá trị thanh toán: 27.5 triệu đồng (thanh toán hóa đơn số 00000008 và hóa đơn số 00000009) > Công ty B sẽ được khấu trừ thuế GTGT và chi phí mua hàng của 2 hóa đơn trên được tính vào chi phí hợp lý (các hồ sơ khác coi như đúng, đầy đủ và hợp lệ).

Trường hợp 2: Công ty B thanh toán tiền mặt cho công ty A. Tổng giá trị thanh toán 27.5 triệu đồng > Công ty B không được khấu trừ thuế GTGT và chi phí mua hàng không được coi là chi phí hợp lệ.

Trường hợp 3: Công ty B thanh toán 1 hóa đơn bằng tiền mặt, 1 hóa đơn bằng chuyển khoản qua ngân hàng (giả sử hóa đơn 00000008 được thanh toán bằng tiền mặt, hóa đơn 00000009 được thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng) > Công ty B chỉ được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn 00000008, số tiền: 1 triệu đồng và chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế là: 10 triệu đồng. Hóa đơn 00000009 do thanh toán bằng tiền mặt nên không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính chi phí hợp lệ. 

– Trường hợp bên bán xuất lại hóa đơn cho bên mua, đồng thời trong ngày phát sinh hóa đơn mới. Tổng 2 hóa đơn GTGT trên 20 triệu.

Công văn số 77490/CT-TTHT trả lời thắc mắc về việc “khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn thay thế” như sau:

Trường hợp, ngày 30/08/2017 Công ty của Độc giả mua hàng hóa, dịch vụ của Công ty A có giá trị 18.500.000 đồng đã có thuế GTGT và đã thanh toán bằng tiền mặt theo hóa đơn GTGT số 592. Ngày 31/8/2017 Công ty phát hiện hóa đơn số 592 bị sai dòng số tiền viết bằng chữ. Hai bên đã lập biên bản thu hồi lại số hóa đơn viết sai và lập hóa đơn số 594 thay thế cho hóa đơn số 592 theo quy định. Tuy nhiên ngày 31/08/2017, Công ty cũng phát sinh mua hàng của công ty A và nhận hóa đơn mua hàng số 593, tổng giá trị mua hàng trên 20 triệu đồng.

 

Đối với hóa đơn số 594 thay thế cho hóa đơn số 592 được xác định ngày mua hàng của công ty A là ngày 30/08/2017, công ty thanh toán bằng tiền mặt dưới 20 triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT thì vẫn đáp ứng điều kiện khấu trừ theo quy định.

Kết luận: Trường hợp bên bán xuất lại hóa đơn cho bên mua, đồng thời trong ngày phát sinh hóa đơn mới. Tổng 2 hóa đơn GTGT trên 20 triệu. Hóa đơn thay thế có giá trị dưới 20 triệu vẫn có thể thanh toán bằng tiền mặt.

2.2 Bên mua và bên bán ký hợp đồng với tổng giá trị trên 20 triệu nhưng xuất thành nhiều hóa đơn GTGT dưới 20 triệu trong nhiều ngày

Theo công văn 4131/CT-TTHT hướng dẫn về chính sách thuế giải thích trường hợp này như sau:

Trường hợp Tổng Công ty ký hợp đồng mua bán hàng hóa với nhà cung cấp Y có tổng giá trị hàng hóa mua vào là 60 triệu đồng; về nguyên tắc khi xuất giao hàng cho Tổng Công ty (chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu) nhà cung cấp Y phải lập hóa đơn xuất giao cho Tổng Công ty cho toàn bộ giá trị hàng hóa (không phụ thuộc vào thỏa thuận tại hợp đồng thanh toán tiền thành hai đợt khác nhau). Do đó vào ngày 09/02/2014, Tổng Công ty nhận hóa đơn GTGT là 15 triệu đồng và thanh toán bằng tiền mặt cho nhà cung cấp Y và hôm sau ngày 10/02/2014 nhận hóa đơn còn lại giá trị 45 triệu đồng và Tổng Công ty đã thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng cho nhà cung cấp Y thì chỉ được kê khai khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với hóa đơn có giá trị 45 triệu đồng

Kết luận: Bên mua và bên bán ký hợp đồng với tổng giá trị trên 20 triệu nhưng xuất thành nhiều hóa đơn GTGT dưới 20 triệu trong nhiều ngày thì tất cả các hóa đơn đều phải thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng.

Các trường hợp hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán không dùng tiền mặt

3. Cách xử lý khi có hóa đơn GTGT trên 20 triệu nhưng thanh toán bằng tiền mặt 

Tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

Như vậy, nếu doanh nghiệp có hóa đơn GTGT trên 20 triệu nhưng thanh toán bằng tiền mặt một phần hoặc toàn bộ hóa đơn thì doanh nghiệp phải kê khai và điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị của hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt. 

Tuy nhiên, kế toán vẫn có thể “sửa sai” để đảm bảo phần chi phí này vẫn tuân thủ đúng quy định bằng một trong các cách sau đây: 

• Thương lượng với đối tác trả lại tiền mặt, sau đó đi lại bằng ủy nhiệm chi qua ngân hàng. Nếu sử dụng cách này, hai bên cần phải lập biên bản xác nhận về việc bên bán hoàn trả lại tiền cho bên mua (đi kèm phiếu thu và phiếu chi). 
• Đi lại UNC qua ngân hàng, sau đó nhận lại tiền mặt từ bên bán. Cách này tiềm ẩn nhiều rủi ro và doanh nghiệp chỉ nên thực hiện khi bên bán là đối tác tin cậy. 

Lưu ý: Phương thức trên chỉ đúng khi các doanh nghiệp thật sự có phát sinh quan hệ trao đổi, mua bán. Trong trường hợp các bên không phát sinh quan hệ mua bán nhưng vẫn tiến hành giao dịch qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi, sau đó, bên bán trả lại tiền mặt cho bên mua thì sẽ bị coi là mua bán hóa đơn trái pháp luật.

Ngoài ra, nếu bên mua sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán hóa đơn GTGT trên 20 triệu cho bên bán thì vẫn coi là sử dụng tiền mặt và phần thuế, phí này vẫn không được coi là hợp lệ. Ở trường hợp này, công văn số 5465/TCT-KK hướng dẫn các doanh nghiệp xử lý như sau:

Trường hợp Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam và Công ty Samsung Electronics Việt Nam Thái Nguyên (sau đây gọi là “Công ty”) ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho người bán, sau đó Công ty sẽ thanh toán cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của Công ty đã đăng ký với cơ quan thuế vào tài khoản của cá nhân.

 

Nếu hình thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính của Công ty hoặc Quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân; đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, gồm:

– Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của Công ty;
– Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với doanh nhiệp;
– Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán, chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của Công ty cho cá nhân

 

… thì hình thức thanh toán trên được coi là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính, vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

 

Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản thẻ tín dụng cá nhân của người lao động được ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo hình thức nói trên và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi cần

Tóm tắt lại, doanh nghiệp cần có: 

• Quy chế tài chính quy định về việc ủy quyền cho người lao động sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán tiền hàng hoặc giấy ủy quyền;
• Chứng từ liên quan đến việc mua bán hàng hóa;
• Chứng từ chứng minh doanh nghiệp đã chuyển khoản lại số tiền hàng cho cá nhân được ủy quyền.

Khi đó, số tiền hàng sẽ được coi là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT.

4. Thực trạng việc áp dụng các phương thức thanh toán hoá đơn GTGT tại các doanh nghiệp

Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều nắm rõ và tuân thủ theo các quy định của pháp luật về cách thức thanh toán cho các hoá đơn GTGT. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp đã lợi dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt để gian lận thuế, trốn thuế, lách thuế. Bằng cách mua bán các hoá đơn GTGT dưới 20 triệu trái phép, doanh nghiệp có thể tạo thêm nhiều chi phí nhằm giảm lợi nhuận dẫn đến việc giảm số thuế TNDN phải đóng. 

Để tránh tình trạng này, trước tiên cần có sự trung thực trong công tác làm kế toán tại các doanh nghiệp. Sau đó, trong quá trình kiểm tra và quyết toán tại các công ty, cơ quan thuế thường rà soát rất kỹ các hoá đơn GTGT và sẽ loại bỏ các chi phí nếu chúng được xác định là không đúng và không phù hợp.

Tuân thủ cũng như thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật về các hình thức thanh toán nói chung và việc thanh toán hóa đơn GTGT dưới 20 triệu nói riêng là nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp. Điều này nhằm kiểm soát dòng tiền trong doanh nghiệp, hạn chế tình trạng trốn thuế, lách thuế. 

MISA meInvoice hy vọng một số lưu ý về hóa đơn GTGT dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt bài viết cung cấp trên đây sẽ giúp ích cho quá trình hoạt động kinh doanh của Quý doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!

Bên cạnh đó, quý doanh nghiệp & các hộ, cá nhân kinh doanh cũng đừng quên lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử trên cả nước trong giai đoạn sắp tới này nhé.

MISA meInvoice đã vượt qua quá trình thẩm định, xét duyệt khắt khe nhất và được Tổng Cục Thuế lựa chọn là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Phần mềm được trang bị và nâng cấp các tính năng mới nhất để đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về HĐĐT theo Nghị định 123 & Thông tư 78/2021/TT-BTC, cũng như đáp ứng quy định mới nhất về mức thuế suất GTGT 8% theo Nghị quyết 43 & Nghị định 15/2022/NĐ-CP.

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán tích hợp với phần mềm hoá đơn điện tử mà đơn vị đang sử dụng để giảm thiểu thời gian công sức nhập liệu thủ công giữa hai phần mềm cũng như loại bỏ các lỗi sai không đáng có. Hiện nay, phần mềm kế toán online MISA AMIS nằm trong hệ sinh thái kết nối thông minh, kết nối với tổng cục Thuế, ngân hàng điện tử và đặc biệt là phần mềm hóa đơn điện tử MISA meIninvoice, cho phép:
– Phần mềm kế toán kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử: Phần mềm kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử.
– Lập và phát hành HĐĐT theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC
– Xử lý hóa đơn sai sót theo nghị định 123/2020/NĐ-CP: kế toán giải quyết mọi việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, không mất nhiều công sức khi xảy ra các trường hợp như:
+ Hóa đơn đã được CQT cấp mã (HĐ có mã) hoặc đã phát hành thành công (HĐ không có mã), phát hiện sai sót nhưng chưa gửi người mua.
+ Hóa đơn điện tử đã gửi người mua; phát hiện sai sót tên, địa chỉ, không sai thông tin khác.
+ Hóa đơn điện tử đã gửi người mua; phát hiện sai sót mã số thuế, số tiền, tiền thuế, quy cách chất lượng HHDV.
+ Hóa đơn điện tử đã phát hành theo NĐ51, phát hiện sai sót khi đang sử dụng hóa đơn điện tử theo NĐ123.
– Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính