Điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt là một trong những điều kiện thường gặp trong các quy định về thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, không nhiều người thực sự nắm được chi tiết về phạm vi áp dụng, các hình thức thanh toán thỏa mãn điều kiện này. 

Bài viết dưới đây MISA meInvoice xin được chia sẻ tới bạn đọc thông tin về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Hy vọng, những kiến thức tổng hợp trong bài viết sẽ thực sự hữu ích cho công việc của các bạn kế toán. 

Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

1. Thanh toán không dùng tiền mặt là gì?

Thanh toán không dùng tiền mặt là một hình thức thanh toán thông qua các phương tiện khác mà không phải là tiền mặt, chẳng hạn như tài sản, chứng chỉ có giá trị tương đương.

Hiểu một cách đơn giản, người dùng có thể sử dụng các loại tài sản hữu hình (trừ vàng, bạc), sử dụng các giấy tờ, chứng chỉ (chứng chỉ tiền gửi, chứng khoán…) hoặc một công cụ khác để thanh toán. Tuy nhiên hiện nay chủ yếu người tiêu dùng và người bán giao dịch, trao đổi thanh toán với nhau không dùng tiền mặt thông qua các tổ chức tín dụng (ngân hàng).

2. Phạm vi áp dụng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên (theo giá đã có thuế GTGT).

3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Theo hướng dẫn tại khoản 10 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC và Thông tư số 173/2016/TT-BTC, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có thể là một trong các chứng từ thanh toán dưới đây:

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

3.1 Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành. 

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng là một trong các loại chứng từ dưới đây:

• Séc, ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, sim điện thoại (ví điện tử)
• Thanh toán từ tài khoản của mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân
• Thanh toán tới tài khoản của mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân

Mẫu ủy nhiệm chi ngân hàng tích hợp trực tiếp trên phần mềm kế toán MISA

Lưu ý: Chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán là không đủ điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. 

3.2 Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác

Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác là một trong các hình thức thanh toán dưới đây: 

• Thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa bán ra, vay mượn hàng;

Điều kiện cần đồng thời thỏa mãn: 

– Phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng

– Có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ

– Nếu mua vào, bán ra qua qua bên thứ ba: cần có biên bản bù trừ công nợ của ba bên

• Bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba;

Điều kiện cần đồng thời thỏa mãn: 

– Phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng

– Có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó

– Có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền

• Thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng; 

(Bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán tiền qua ngân hàng cho bên thứ ba do bên bán chỉ định)

Điều kiện cần đồng thời thỏa mãn: 

– Phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng

– Bên thứ ba là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật

– Trường hợp sau khi thực hiện các hình thức thanh toán nêu trên mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

• Hàng hóa dịch vụ mua vào được thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưỡng chế bằng biện pháp thu tiền, tài sản do tổ chức, cá nhân khác đang nắm giữ (theo Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).

4. Một số lưu ý về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

① Trường hợp mua hàng hóa dịch vụ từng lần có giá trị mua vào theo hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên được thanh toán một phần không dùng tiền mặt, phần còn lại thanh toán bằng tiền mặt thì phần giá trị thanh toán bằng tiền mặt không được khấu trừ thuế GTGT và cũng bị loại ra khỏi phần chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. 

>> Xem thêm: Một số lưu ý về hóa đơn GTGT dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt

② Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới 20 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày, tổng giá trị các lần mua từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nhà cung cấp là người nộp thuế có mã số thuế, trực tiếp khai và nộp thuế GTGT. 

• Ví dụ minh họa cho lưu ý ① và ②:

Công ty X mua dịch vụ từ công ty Y. Vào ngày 06/05/2021, công ty X mua dịch vụ của Y với 3 hóa đơn xuất cùng xuất vào ngày 06/05/2021 với số tiền trên hóa đơn (đã có thuế GTGT) lần lượt là: 10 triệu đồng, 8 triệu đồng và 12 triệu đồng (tổng cộng là 30 triệu đồng), thuế GTGT trên cả 3 hóa đơn đều là 10%. 

Giả sử tất cả các khoản chi phí mua dịch vụ này của công ty X đều thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện: 

+ Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

+ Khoản chỉ có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật

Trường hợp 1: Công ty X thanh toán tiền mặt cho cả 3 hóa đơn

Trường hợp 2: Công ty X thanh toán chuyển khoản cho cả 3 hóa đơn

Trường hợp 3: Công ty X thanh toán chuyển khoản 22 triệu đồng, còn lại 8 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt.

Xác định giá trị chi phí được khấu trừ thuế GTGT, giá trị chi phí được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN cho công ty X trong từng trường hợp.

Đáp án:  

Các trường hợp thanh toán và xác định giá trị chi phí được khấu trừ thuế GTGT, giá trị chi phí được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN cho từng trường hợp như sau: 

Các trường hợp	Nội dung	Xác định phần GTGT và chi phí được khấu trừ	Ghi chú
Trường hợp 1:  Công ty X thanh toán tiền mặt cho cả 3 hóa đơn.	Giá trị từng hóa đơn dưới 20 triệu đồng, cả 3 hóa đơn được mua từ cùng một nhà cung cấp trong cùng một ngày và tổng giá trị 3 hóa đơn trên 20 triệu đồng và thanh toán dùng tiền mặt	– Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào  – Là chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN	Áp dụng lưu ý ②
Trường hợp 2:  Công ty X thanh toán chuyển khoản cho cả 3 hóa đơn	Thanh toán chuyển khoản	– Toàn bộ chi phí tương ứng của 3 hóa đơn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào: (30 triệu đồng/1.1) – Toàn bộ chi phí tương ứng của 3 hóa đơn là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN: (30 triệu đồng/1.1)
Trường hợp 3: Công ty X thanh toán chuyển khoản 22 triệu đồng, còn lại 8 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt.	Giá trị từng hóa đơn dưới 20 triệu đồng, cả 3 hóa đơn được mua từ cùng một nhà cung cấp trong cùng một ngày và tổng giá trị 3 hóa đơn trên 20 triệu đồng. Tuy nhiên, chỉ thanh toán không dùng tiền mặt 22 triệu đồng.	– Chi phí được khầu trừ thuế GTGT đầu vào và được trừ thuế TNDN là: 22 triệu đồng/1.1. – Chi phí không dược khấu trừ GTGT đầu vào, không được trừ khi tính thuế TNDN là: 8 triệu đồng/1.1.	Áp dụng lưu ý ① và ②

③ Trường hợp người nộp thuế là cơ sở kinh doanh có các cửa hàng là các đơn vị phụ thuộc sử dụng chung mã số thuế và mẫu hóa đơn của cơ sở kinh doanh. Trên hoá đơn có tiêu thức “Cửa hàng số” để phân biệt các cửa hàng của CSKD và có đóng dấu treo của từng cửa hàng thì mỗi cửa hàng là một nhà cung cấp. Quy định giá trị mua hàng được áp dụng cho từng mỗi cửa hàng. 

• Ví dụ minh họa cho lưu ý ③:

Công ty vận tải X trong tháng 12/2021 có chi phí xăng xe được mua từ nhiều cửa hàng khác nhau của một doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu Y. 

– Tổng giá thanh toán cho số tiền mua xăng trong tháng 12 là 350 triệu đồng.

– Tổng giá thanh toán cho số tiền mua xăng của mỗi lần mua không quá 20 triệu đồng nên đều thanh toán bằng tiền mặt. 

– Tổng giá thanh toán cho số tiền mua xăng trong một ngày ở các cửa hàng dao động từ 25 tới 32 triệu đồng. 

– Tổng giá thanh toán cho số tiền mua xăng trong một ngày ở mỗi cửa hàng không quá 20 triệu đồng. 

Hóa đơn mua xăng của doanh nghiệp đều là các hóa đơn hợp pháp, hợp lệ và đều có ghi rõ tên của cửa hàng theo số quy định của doanh nghiệp (các cửa hàng xăng dầu trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn của doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu Y). 

Khoản chi mua xăng liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Xác định giá trị chi phí xăng được khấu trừ thuế GTGT và giá trị chi phí xăng được trừ cho mục đích thuế TNDN trong tháng 12/2021 của doanh nghiệp X. 

Đáp án:

– Từ thông tin các cửa hàng trực thuộc sử dụng chung mẫu hóa đơn của doanh nghiệp, trên hóa đơn ghi rõ tên cửa hàng theo số quy định của doanh nghiệp và áp dụng lưu ý ③, xác định mỗi cửa hàng được nêu trong ví dụ là một nhà cung cấp và áp dụng quy định giá trị mua hàng cho mỗi nhà cung cấp là mỗi cửa hàng. 

– Tổng giá thanh toán trong một ngày ở mỗi cửa hàng (mỗi nhà cung cấp) không quá 20 triệu đồng, nên mặc dù thanh toán tiền mặt nhưng giá trị chi phí tương ứng vẫn được khấu trừ cho mục đích thuế GTGT và là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. 

Như vậy, toàn bộ chi phí mua xăng dầu nêu trong ví dụ đều được khấu trừ cho mục đích thuế GTGT và là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, giá trị chi phí là: 350 / 1.1 = 318.18 triệu đồng

④ Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào thanh toán theo phương thức trả góp, trả chậm; đã khấu trừ thuế GTGT đầu vào ở kỳ mua, nhưng khi thanh toán lại thanh toán tiền mặt thì tại kỳ thanh toán phải điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ kỳ trước.  

⑤ Khi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần với giá trị ghi trên hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì chi phí này vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. 

Trường hợp khi thanh toán không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt. Việc điều chỉnh giảm chi phí được trừ này vẫn phải thực hiện kể cả khi cơ quan thuế đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí.

5. Điều kiện về hình thức thanh toán ở các sắc thuế

5.1 Đối với thuế GTGT

Thanh toán không dùng tiền mặt là một trong những điều kiện không thể thiếu để một khoản chi phí được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (theo quy định tại khoản 10 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC và sửa đổi bổ sung tại Thông tư số 173/2016/TT-BTC). 

Một trong những điều kiện để áp dụng thuế suất thuế GTGT 0% đối với một số hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu hoặc được coi là xuất khẩu là yêu cầu về chứng từ thanh toán qua ngân hàng (điểm 2 điều 9 Thông tư 219/2013/TT-BTC).

Trong trường hợp này, phạm vi hình thức thanh toán thu hẹp hơn, chỉ bao gồm các hình thức thanh toán trình bày tại phần nội dung Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (Mục 3.1 ở trên), các hình thức thanh toán bù trừ hoặc thanh toán ủy quyền là không đáp ứng điều kiện.

>> Xem thêm: Các mức thuế suất thuế GTGT và các mặt hàng áp dụng cụ thể từng thuế suất

5.2 Đối với thuế TNDN

Thanh toán không dùng tiền mặt đồng thời cũng là một trong ba điều kiện để một khoản chi là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN (theo hướng dẫn tại điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC). 

Cơ sở pháp lý: 

– Thông tư số 26/2015/TT-BTC;

– Thông tư số 173/2016/TT-BTC;

– Thông tư số 96/2015/TT-BTC.

MISA MeInvoice hy vọng những thông tin về hình thức, phạm vi cùng các lưu ý về thanh toán không dùng tiền mặt trên đây sẽ giúp bạn đọc giải quyết nhanh chóng, dễ dàng các chứng từ thanh toán mà vẫn đáp ứng đầy đủ các quy định thuế, kế toán hiện hành. Chúc các bạn thành công! 

---

Bên cạnh đó, quý doanh nghiệp & các hộ, cá nhân kinh doanh cũng đừng quên lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử trên cả nước trong giai đoạn sắp tới này nhé.

MISA meInvoice đã vượt qua quá trình thẩm định, xét duyệt khắt khe nhất và được Tổng Cục Thuế lựa chọn là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Phần mềm được trang bị và nâng cấp các tính năng mới nhất để đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về HĐĐT theo Nghị định 123 & Thông tư 78/2021/TT-BTC, cũng như đáp ứng quy định mới nhất về mức thuế suất GTGT 8% theo Nghị quyết 43 & Nghị định 15/2022/NĐ-CP.

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây: