Một số quy định về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 có hiệu lực thi hành ngày 1/11/2018 quy định rõ về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Với quy định hiện tại, Doanh nghiệp cần gấp rút chuyển đổi sang Hóa đơn điện tử cũng như nắm chắc các quy định, hướng dẫn.

Tại bài viết dưới đây, MISA meInvoice tổng hợp một số quy định Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Anh chị xem chi tiết để hiểu rõ hơn nhé!

>> Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng Hóa đơn điện tử bán hàng hóa cung ứng dịch vụ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
>> Quy định về Hoá đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

1. Phân loại Hóa đơn điện tử

1.1. Hóa đơn điện tử hợp pháp

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP bằng phương tiện điện tử.

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác

(Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số)

Hóa đơn điện tử hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

(i) có định dạng chuẩn dữ liệu theo quy định của Bộ Tài chính (Định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử: chưa có quy định cụ thể)

(ii) có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP (Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

• Tên và ký hiệu hóa đơn; ký hiệu mẫu số và số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất và cộng tiền thuế giá trị gia tăng (nếu là hóa đơn giá trị gia tăng)
• Tổng số tiền thanh toán; Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và của người mua (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử; Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

(iii) Được lập đúng thời điểm quy định tại Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP Thời điểm lập hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn thông tin.

Các hình thức Hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua;
2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Với 2 hình thức trên, hóa đơn điện tử có thể được khởi tạo từ máy tính tiền (Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số và được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (kể cả bản sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) nhưng phải đảm nhận biết được.) có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.

1.2. Các loại Hóa đơn điện tử

a) Hóa đơn giá trị gia tăng (khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ).

b) Hóa đơn bán hàng (khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp).

Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018.

2. Trường hợp sử dụng Hóa đơn điện tử khi bán hàng

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử cấp lẻ theo từng lần phát sinh) phải lập hóa đơn điện tử không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

(Quy định mới so với Nghị định 51/2010/NĐ-CP. Tuy nhiên cần chờ hướng dẫn từ Bộ Tài chính.)

2.1. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

a) Trường hợp bắt buộc sử dụng (Các trường hợp này phải thực hiện hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính.) Doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực:

• Điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy;
• Nước sạch;
• Tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế;
• Thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại

b) Trường hợp tự nguyện sử dụng:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

(trừ trường hợp Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc diện rủi ro cao về thuế và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

2.2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

a) Trường hợp bắt buộc sử dụng:

• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề theo ngưỡng quy định (Lĩnh vực thương mại, dịch vụ (từ 10 tỷ đồng trở lên); lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng (từ 3 tỷ đồng trở lên)
• Doanh nghiệp, tổ chức thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế;
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khác không sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

b) Trường hợp thí điểm sử dụng:

Hộ, cá nhân kinh doanh lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi được thí điểm khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kể từ năm 2018.

c) Trường hợp không bắt buộc sử dụng:

• Hộ, cá nhân kinh doanh còn lại nếu thực hiện sổ sách kế toán và có yêu cầu sử dụng;
• Sử dụng hóa đơn điện tử cấp lẻ theo từng lần phát sinh.

3. Cung cấp, sử dụng dữ liệu Hóa đơn điện tử

a) Tổ chức tín dụng, ngân hàng thương mại, tổ chức có chức năng thanh toán định kỳ cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán của tổ chức, cá nhân cho cơ quan thuế theo quy định của Bộ Tài chính.

Các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để đối chiếu, xác minh trong việc cung cấp các dịch vụ ngân hàng, thanh toán theo quy định.

b) Tổ chức sản xuất, nhập khẩu những sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thuộc đối tượng sử dụng tem theo quy định của pháp luật thực hiện kết nối thông tin về in và sử dụng tem, tem điện tử giữa tổ chức sản xuất, nhập khẩu với cơ quan quản lý thuế.

c) Các cơ quan quản lý nhà nước, người có thẩm quyền sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để giải quyết thủ tục cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, thủ tục hành chính.

d) Để xác minh tính hợp pháp hoặc khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.

Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn:

– Người vận chuyển hàng hóa xuất trình bản sao bằng giấy chuyển từ hóa đơn điện tử (nếu có) mà không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử để phục vụ công tác kiểm tra để xử lý theo quy định;

– Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử.

Lựa chọn Phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice của Công ty Cổ Phần MISA để việc sử dụng Hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất. Đặc biệt, MISA meInvoice:

• Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm: Kế toán, Bán hàng và các phần mềm quản trị khác để lập và phát hành hóa đơn điện tử >> Dễ dàng lưu trữ tra cứu hóa đơn và xác thực Hóa đơn từ từ Tổng Cục Thuế
• Kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán MISA
• Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain giúp chống làm giả hóa đơn
• Tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử theo nhu cầu
• Tự động lập tờ khai thuế GTGT, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để kê khai thuế qua mạng
• Tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua Mobile, đảm bảo lưu trữ hóa đơn an toàn trong 10 năm

Với những tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice và 25 năm kinh nghiệm, MISA tự tin là đơn vị cung cấp Hóa đơn điện tử tốt nhất mang đến giải pháp Hóa đơn điện tử hoàn hảo cho doanh nghiệp bạn.