Kế toán công nợ là gì? Công việc của kế toán công nợ cần làm

Kế toán công nợ đảm nhận những công việc nào? Công việc của một kế toán công nợ gồm những gì? Mức lương của kế toán công nợ là bao nhiêu? Thông qua bài viết sau đây, hóa đơn điện tử MISA MeInvoice sẽ giúp các doanh nghiệp giải đáp các thắc mắc này!

Lưu ý: Trước khi tìm hiểu về kế toán công nợ, bạn có thể sẽ muốn tìm hiểu trước về công việc, mức lương và lộ trình thăng tiến của 1 kế toán. Hãy click vào bài viết dưới đây để đọc

Xem thêm: Công việc của kế toán, mức lương và lộ trình thăng tiến

1. Tìm hiểu vị trí kế toán công nợ

1.1. Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ (tiếng Anh là Accounting Liabilities) là người đảm nhận các công việc kế toán về quản lý các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu về hoặc chi trả. Việc kiểm soát tốt hoạt động công nợ sẽ góp phần giúp doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru.

Nếu muốn tìm hiểu thêm một số từ vựng tiếng Anh chuyên ngành khác về kế toán, bạn có thể tham khảo bài viết xem thêm dưới đây.

Xem thêm: Kế toán tiếng anh là gì? Những từ vựng thường dùng của kế toán tiếng Anh

1.2. Lý do doanh nghiệp phát sinh công nợ

Việc doanh nghiệp phát sinh công nợ bắt nguồn từ rất nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như:

– Doanh nghiệp chưa huy động đủ tiền thể thanh toán các giao dịch với nhà cung cấp.

– Khách hàng nợ lại số tiền đã mua hàng do chưa đủ khả năng thanh toán cho doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp thúc đẩy số lượng hàng bán ra được tăng nên bằng cách cho khách hàng lấy hàng mà chưa cần thanh toán ngay.

– Có những sản phẩm, dịch vụ nhất định mà người mua có thể thanh toán sau khi công việc hoạt động thương mại hoàn tất.

– Bên mua vay tiền để trả những lãi suất cao, từ đó nợ tiền lãi suất mức thấp.

1.3. Đối tượng phải theo dõi công nợ

– Nợ phải thu (TK 131): Công nợ phải thu từ khách hàng.

– Nợ phải trả (TK 331): Công nợ phải trả cho nhà cung cấp.

– Tạm ứng/Hoàn ứng (TK 141): Công nợ từ nội bộ doanh nghiệp.

– Những khoản phải thu khác (TK 138).

– Những khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338).

– Khoản phải thu nội bộ (TK 136): Công nợ giữ các chi nhánh và công ty.

– Khoản phải trả nội bộ (TK 336): Công nợ giữa các chi nhánh và công ty.

1.4. Kế toán công nợ có phải là kế toán nội bộ không?

Kế toán công nợ chính là một trong những vị trí kế toán nội bộ bên cạnh những vị trí như kế toán kho, kế toán thuế, kế toán thanh toán … Để biết thêm về kế toán nội bộ, hãy tham khảo bài viết xem thêm.

Xem thêm: Kế toán nội bộ là gì? Những điều cần biết về kế toán nội bộ

2. Công việc cần làm của kế toán công nợ là gì?

Các công việc hàng ngày của kế toán công nợ chủ yếu liên quan đến việc quản lý công nợ và nợ xấu, bao gồm:

2.1. Nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế

– Cập nhật thông tin của nhà cung cấp, khách hàng, đối tác mới vào hệ thống hoặc các sổ sách có liên quan.

– Chỉnh sửa thông tin của nhà cung cấp, khách hàng mỗi khi phát sinh nghiệp vụ chuyển nhượng hoặc thay đổi.

– Kiểm tra, rà soát nội dung điều khoản của các hợp đồng thanh toán của từng đối tác, khách hàng hay nhà cung cấp để tránh xảy ra sai sót.

2.2. Kiểm tra công nợ theo định kỳ

– Kiểm tra thông tin, hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán của các đơn hàng dựa trên hợp đồng bán hàng đã ký với đối tác, khách hàng.

– Kiểm tra cẩn thận các yếu tố về chủng loại, số lượng, giá bán sản phẩm và thời hạn thanh toán đối với các đối tác, khách hàng đang thực hiện hợp đồng hoặc đã lấy hàng.

– Giám sát, theo dõi chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, đối tác, khách hàng như: thời hạn thanh toán, mức thanh toán, số nợ đã quá hạn,…

– Có trách nhiệm báo cáo lại cho bộ phận có liên quan hoặc cán bộ quản lý cấp trên sau khi kiểm tra công nợ.

2.3. Theo dõi tiến trình thanh toán của khách hàng

– Mỗi khi có nghiệp vụ công nợ phát sinh do hợp đồng hoặc hóa đơn bán hàng, kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán của từng đối tác, khách hàng.

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

2.4. Trực tiếp tham gia thu hồi nợ xấu

– Tham gia đôn đốc và thu hồi những khoản công nợ xấu, khó đòi.

2.5. Quản lý công nợ tạm ứng trong nội bộ doanh nghiệp

– Theo dõi, nhắc nhở việc thanh toán của từng đối tượng, bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp theo từng ngày.

– Tổng hợp danh sách các khoản tạm ứng đã quá thời hạn để đốc thúc việc thanh toán công nợ hàng tuần hoặc khi được cấp trên yêu cầu.

2.6. Xử lý công nợ được ủy thác

– Định khoản các nghiệp vụ tài chính liên quan dựa theo hóa đơn.

– Dựa theo chứng từ hợp đồng, điều chỉnh các số liệu còn chênh lệch hay chưa khớp với giá.

– Theo dõi các khoản công nợ ủy thác theo từng đối tượng

– Kiểm tra và in bảng sao kê chứng từ liên quan đến kế toán viên phụ trách hoặc trưởng kiểm soát.

2.7. Quản lý các khoản vay trong doanh nghiệp

– Thanh lý các hợp đồng cũ, hợp đồng mới khi có nghiệp vụ tài chính phát sinh.

– Theo dõi và đốc thúc việc thanh toán theo đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng.

– Định khoản và điều chỉnh bút toán để khớp với tỷ giá phát sinh.

– Trường hợp doanh nghiệp có khoản lãi phải thanh toán thì phải tính toán và đưa chứng từ cho bên liên quan để tiến hành chi trả cho từng hợp đồng và từng đối tượng.

3. Kế toán công nợ phải thu

3.1. Nợ phải thu là gì?

Nợ phải thu là khoản nợ mà khách hàng đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp nhưng thực hiện thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán một phần. Ngoài ra, các khoản phải thu này còn được xem là tài sản lưu động, vì doanh nghiệp có thể dùng nó làm tài sản thế chấp nhằm đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ vay ngắn hạn.

Các khoản nợ phải thu phát sinh của doanh nghiệp bao gồm:

– Các khoản nợ phải thu khi khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ nhưng họ chưa thực hiện thanh toán.

– Các khoản nợ phải thu trong nội bộ: là các khoản doanh nghiệp phải thu khi phát sinh quan hệ tài chính, thương mại với các cấp dưới hoặc với các chi nhánh trực thuộc doanh nghiệp.

– Các khoản nợ phải thu khác như: tạm ứng, ký cược, ký quỹ, các khoản phải thu về do cá nhân, tập thể đã được xử lý bồi thường,…

3.2. Công việc cụ thể của kế toán công nợ phải thu

– Hạch toán chi tiết cho từng khoản nợ phải thu cũng như những lần thanh toán.

– Thực hiện đôn đốc và thu hồi nợ nhanh chóng để tránh tình trạng doanh nghiệp bị chiếm vốn hoặc nợ xấu.

– Lập các chứng từ hợp lệ để ghi nhận các trường hợp khách hàng thực hiện thanh toán bằng cách đổi hàng, bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả, hoặc xử lý những khoản nợ xấu bằng hàng hóa.

– Xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu có xác nhận bằng văn bản với những khoản công nợ lâu hoặc những khoản nợ khó đòi.

4. Kế toán công nợ phải trả

4.1. Công nợ phải trả là gì?

Nợ phải trả là các khoản nợ phát sinh khi doanh nghiệp mua vật liệu từ các nhà cung cấp để phục vụ cho hoạt động sản xuất. Trong trường hợp này, nhà cung cấp được xem là chủ nợ của doanh nghiệp.

Căn cứ theo thời gian, các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp được chia thành 02 loại sau:

– Nợ phải trả ngắn hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trong vòng 01 năm trở xuống, bao gồm: tiền gửi của khách hàng, tiền lãi phải trả, tiền lương và tiền công phải trả và bất kỳ số tiền nào còn nợ từ nhà cung cấp.

– Nợ phải trả dài hạn: Là các khoản nợ và các nghĩa vụ về mặt tài chính khác mà thời hạn để doanh nghiệp hoàn trả phải hơn 01 năm, chẳng hạn như: vay kinh doanh hoặc thế chấp, các khoản nợ ngắn hạn được gia hạn trả chậm.

Bên cạnh đó, trong nội bộ doanh nghiệp phát sinh các khoản nợ phải trả như sau:

– Các khoản phải trả, phải nộp, phải cấp hoặc các khoản mà đơn vị trong doanh nghiệp độc lập đã chi, đã thu hộ cấp trên, cấp dưới hoặc đơn vị thành viên khác.

– Các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước, các khoản nợ vay, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ, đóng BHXH, BHYT cho người lao động, chi phí công đoàn,…

4.2. Công việc cụ thể của kế toán nợ phải trả

– Theo dõi, cập nhật và hạch toán chi tiết những đối tượng đã nhận tiền trước và đã hoàn thành bàn giao.

– Ghi vào sổ sách kế toán những khoản nợ phải trả có liên quan để thực hiện ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu.

5. Các câu hỏi thường gặp về kế toán công nợ

5.1. Kế toán công nợ cần có những kỹ năng gì?

– Có nền tảng kiến thức chuyên môn tốt: Một nền tảng kiến thức kế toán vững chắc là bước đệm quan trọng để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, biết rõ cách định khoản kế toán công nợ, sắp xếp chứng từ, và lập các báo cáo,…

– Thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn: Điều này sẽ giúp người làm kế toán dễ dàng nhận biết và theo dõi công nợ của từng khách hàng, đồng thời có thể phân loại khách hàng dưới nhiều góc độ khác nhau như giám sát công nợ theo từng hóa đơn và thời hạn thanh toán, tính toán và bù trừ công nợ giữa các đối tượng khác nhau, lập các báo cáo khi cần thiết.

– Sử dụng tin học văn phòng hiệu quả: không chỉ cần khả năng sử dụng thuần thục công cụ bảng tính Excel mà người làm kế toán còn phải thao tác thành thạo trên các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý hóa đơn,… Điều này sẽ giúp kế toán xử lý các số liệu nhanh chóng và thuận tiện hơn.

– Giỏi phân tích và xử lý tình huống linh hoạt: Có óc phân tích tốt và khả năng tham mưu sẽ giúp kế toán đưa ra quyết định đúng đắn, hợp lý trong trường hợp giải quyết công nợ với các đối tác, khách hàng và người bán. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp thông minh, ứng xử linh hoạt sẽ giúp tạo dựng được các mối quan hệ bền vững trong và ngoài doanh nghiệp.

– Cẩn thận, trung thực và tỉ mỉ: Việc theo dõi và quản lý công nợ đòi hỏi người làm kế toán phải tập trung cao độ, cực kỳ cẩn thận và tỉ mỉ để tránh những sai sót tài chính có thể xảy ra. Trung thực cũng là một trong những phẩm chất không thể thiếu đối với một người đảm nhận vị trí kế toán.

5.2. Thu nhập của kế toán công nợ là bao nhiêu?

Lương của một kế toán công nợ sẽ được căn cứ theo các yếu tố sau đây:

– Kinh nghiệm, năng lực và các kỹ năng khác (như ngoại ngữ, tin học văn phòng, sử dụng các phần mềm hỗ trợ tính toán,…).

– Quy mô và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp kinh doanh đạt lợi nhuận cao thì chính sách trả đãi ngộ cho nhân viên cũng tốt hơn.

– Khu vực làm việc, nếu kế toán làm việc ở các khu vực có mức sống cao hơn thì thu nhập cũng cao hơn. Đặc biệt tại các trung tâm kinh tế lớn như: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng,…

Hiện nay, với yêu cầu kinh nghiệm 1-3 năm thì mức lương trung bình của kế toán công nợ vào khoảng tối thiểu 8-10 triệu đồng /tháng, con số này có thể lớn hơn nếu làm việc cho các tập đoàn lớn ở các trung tâm kinh tế.

Tạm kết

Hy vọng rằng bài viết trên đây đã phần nào giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về công việc của một kế toán công nợ với các khoản phải thu và phải trả. Bên cạnh đó, để giúp kế toán tổng hợp, kế toán trưởng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo, biểu đồ trực quan, MISA tiên phong ra mắt Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.

MeInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và có thể kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế. Qua đó, giúp quá trình thông báo phát hành hóa đơn của khách hàng diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn và tăng độ tin cậy, tính pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây: