Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán tiền lương là người đảm nhận việc hạch toán lương cho nhân viên và đảm bảo cân bằng chi phí cho doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương? Hãy cùng tham khảo thông tin trong bài viết sau của MISA MeInvoice.

Trước khi tìm hiểu về kế toán tiền lương, bạn có thể tìm hiểu những thông tin về kế toán để nắm tổng quan những thông tin về ngành gồm mức lương, kỹ năng cần có …

Xem thêm: Mức lương kế toán theo từng vị trí, kinh nghiệm Kế toán là gì? Những điều PHẢI BIẾT về ngành kế toán

1. Khái quát chung về tiền lương

Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho nhân viên khi hoàn thành công việc theo thỏa thuận. Với doanh nghiệp, tiền lương là một trong những yếu tố đầu vào của sản xuất, cấu thành nên chi phí sản xuất. Còn với nhân viên, tiền lương là thù lao, là khoản bù đắp hao phí sức lao động mà họ nhận được trong quá trình tham gia lao động.

Tiền lương bao gồm 02 loại sau:

– Tiền lương danh nghĩa: là chỉ số lượng tiền mà doanh nghiệp trả cho nhân viên, phù hợp với số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp.

– Tiền lương thực tế: là số lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà doanh nghiệp trao đổi được bằng tiền lương danh nghĩa của mình sau khi đã đóng các khoản thuế, khoản đóng góp, khoản nộp theo quy định. Do đó có thể nói rằng chỉ có tiền lương thực tế mới phản ánh chính xác mức sống thực của nhân viên trong các thời điểm.

Mối quan hệ mật thiết giữ tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế được phản ánh qua công thức:

ILTT = ILTD / IG

Trong đó:

• I_LTT: Chỉ số tiền lương thực tế
• I_LTD: Chỉ số tiền lương danh nghĩa
• I_G: Chỉ số giá cả

Như vậy, dựa trên công thức trên, chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa và tỷ lệ nghịch với chỉ số giá cả.

2. Cách hạch toán chi phí tiền lương

2.1 Căn cứ kế toán tính lương nhân viên

Cuối tháng, kế toán tiền lương phải tiến hành tính lương cho nhân viên căn cứ theo:

– Bảng chấm công của từng bộ phận gửi lên.

– Hợp đồng lao động của nhân viên.

– Quy chế về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp của doanh nghiệp.

2.2 Hạch toán chi phí tiền lương, tiền thưởng

Trước khi hạch toán chi phí tiền lương, kế toán phải xác định chi tiết tiền lương đó chi trả cho bộ phận nào và hạch toán theo thông tư nào để hạch toán cho chính xác các khoản mục chi phí của doanh nghiệp.

✅Tính tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên	Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng lương và phụ cấp Có TK 334: Tổng lương và phụ cấp
✅Tiền thưởng trả cho nhân viên	– Xác định tiền thưởng cho nhân viên được trích từ quỹ khen thưởng: Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả nhân viên Có TK 334: Tiền thưởng phải trả nhân viên – Chi trả tiền thưởng cho nhân viên: Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên Có TK 111, 112: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên
✅Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên:	– Hàng tháng, kế toán căn cứ vào kế hoạch để tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên: Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Số tiền lương nghỉ phép trích trước Có TK 335: Số tiền lương nghỉ phép trích trước – Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên: Nợ TK 335: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh Có TK 334: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

3. Cách hạch toán các khoản trích theo lương bảo hiểm

3.1 Tỷ lệ trích các khoản theo lương

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH Và Công văn 2159/BHXH-BT của BHXH Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017 thì:

Các khoản trích theo lương	Trích vào chi phí của doanh nghiệp	Trích vào lương của người lao động	Tổng
Bảo hiểm xã hội (BHXH)	17,5%	8%	25,5%
Bảo hiểm y tế (BHYT)	3%	1,5%	4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	1%	1%	2%
Tổng	21,5%	10,5%	32%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ)	2%		2%

– Như vậy hàng tháng, doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo hiểm xã hội là 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN).

– Doanh nghiệp phải đóng cho Liên đoàn lao động của Quận / Huyện là 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ) trong trường hợp có thành lập công đoàn.

3.2 Tính vào chi phí của doanh nghiệp

– Tổng tiền bảo hiểm doanh nghiệp phải nộp = 21,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm:

• Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền bảo hiểm + Kinh phí công đoàn doanh nghiệp phải nộp
• Có TK 3383 (BHXH): 17,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Có TK 3384 (BHYT): 3% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Có TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có)

3.3 Trừ vào lương nhân viên

– Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp = 10,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm:

• Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp
• Có TK 3383 (BHXH): 8% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Có TK 3384 (BHYT): 1,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

4. Cách hạch toán các khoản giảm trừ vào lương khác

4.1 Tạm ứng lương cho nhân viên

– Trong kỳ, nếu có nhân viên tạm ứng lương, kế toán phải xác định số tiền lương tạm ứng thực tế phát sinh để trừ vào lương phải trả cho nhân viên và hạch toán:

• Nợ TK 334: Số tiền tạm ứng thực tế phát sinh
• Có TK 111, 112: Số tiền tạm ứng thực tế phát sinh

4.2 Thuế thu nhập cá nhân phải nộp

– Trong kỳ, nếu có nhân viên phát sinh thuế thu nhập cá nhân phải nộp, kế toán cần tiến hành xác định số thuế phải khấu trừ và trừ vào lương phải trả cho nhân viên:

• Nợ TK 334: Số thuế TNCN khấu trừ
• Có TK 3335: Số thuế TNCN khấu trừ

– Nộp thuế thu nhập cá nhân thay nhân viên:

• Nợ TK 3335: Số thuế TNCN phải nộp
• Có TK 111, 112: Số thuế TNCN phải nộp

5. Cách hạch toán chi trả lương cho nhân viên

– Khi hạch toán chi trả lương cho nhân viên, kế toán phải dựa vào Bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi lương hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Tiền lương thực trả = Tổng tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng – Tiền bảo hiểm phải nộp – Các khoản giảm trừ vào lương (tạm ứng, thuế TNCN)

• Nợ TK 334: Số tiền lương thực trả
• Có TK 111, 112: Số tiền lương thực trả

– Trong trường hợp phát sinh trả lương cho nhân viên bằng hàng hóa, sản phẩm, kế toán phải xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu bán hàng nội bộ và hạch toán:

• Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả nhân viên
• Có TK 5118: Doanh thu khác (giá bán hàng hóa)
• Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

6. Các hạch toán nộp tiền bảo hiểm

Quy định trích nộp bảo hiểm được nêu tại Điều 7 của Quyết định 595/QĐ-BHXH như sau:

1. Đóng hằng tháng

Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, đơn vị trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc của từng người lao động theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.

…

3. Đóng theo địa bàn

3.1. Đơn vị đóng trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của BHXH tỉnh.

3.2. Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng BHXH tại địa bàn đó.

– Hàng tháng, doanh nghiệp trích tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (nếu có) trên tổng quỹ tiền lương phải trả nhân viên, kế toán hạch toán:

• Nợ TK 3383 (BHXH): 25.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Nợ TK 3384 (BHYT): 4.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Nợ TK 3386 (BHTN): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
• Nợ TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có)
• Có TK 111, 112: Tổng số tiền bảo hiểm + kinh phí công đoàn phải nộp

7. Cách hạch toán tiền BHXH phải trả cho nhân viên

– Trong kỳ, nếu có phát sinh nhân viên được hưởng chế độ ốm đau, thai sản thì kế toán phải hạch toán tiền BHXH trả cho nhân viên:

• Nợ TK 3383 (BHXH): Số tiền chế độ được hưởng
• Có TK 334: Số tiền chế độ được hưởng

– Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản của nhân viên lên Cơ quan Bảo hiểm xã hội và nhận được tiền BHXH chuyển về, kế toán hạch toán:

• Nợ TK 112: Số tiền nhận được
• Có TK 3383 (BHXH): Số tiền nhận được

– Doanh nghiệp tiến hành chi trả cho nhân viên, kế toán hạch toán:

• Nợ TK 334: Số tiền chế độ được hưởng
• Có TK 111, 112: Số tiền chế độ được hưởng

Xem thêm bài viết liên quan:

1. Công việc và nhiệm vụ của kế toán tiền lương

2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương

Tạm kết

Trên đây là các thông tin liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Bên cạnh đó, để giúp kế toán tổng hợp, kế toán trưởng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo, biểu đồ trực quan, MISA tiên phong ra mắt Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.

MeInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và có thể kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế. Qua đó, giúp quá trình thông báo phát hành hóa đơn của khách hàng diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn và tăng độ tin cậy, tính pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

>>> Xem thêm: 12 phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay