Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, Kế toán khó tránh khỏi những sai sót, bất cẩn trong quá trình phát hành hóa đơn cho Khách hàng như: Ghi sai thông tin, Sai địa chỉ,.. Với những trường hợp như vậy, kế toán cần nắm rõ các thao tác xóa hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử thay thế.
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA cho phép xóa hóa đơn điện tử đã phát hành khi phát hiện sai sót và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ dễ dàng và nhanh chóng nhất.
Tại bài viết dưới đây, MISA meInvoice hướng dẫn kế toán cách xóa và lập Hóa đơn điện tử thay thế.
>> Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 68/2019/TT-BTC
>> Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, an toàn cho doanh nghiệp
Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành (đã ký điện tử), nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì thực hiện trên chương trình như sau:
1. Xóa Hóa đơn điện tử được phát hiện ghi sai thông tin
Vào phân hệ Hóa đơn\tab Xoá hoá đơn, nhấn Thêm.
Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.
- Thông tin chung: khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn.
- Biên bản thỏa thuận: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập.
Lưu ý: Có thế nhấn vào biểu tượng 
để đính kèm biên bản thỏa thuận.
- Hoá đơn xoá: khai các thông tin về hoá đơn bị xoá:
- Nhấn vào biểu tượng
- Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
- Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý.
Nhấn Cất.
Lưu ý: Trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng trước đó, chương trình sẽ tự động tích chọn ô Hóa đơn đã gửi cho KH.
Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:
- Nhấn Gửi thông báo cho KH.
- Tên người nhận và Email: Lấy theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này (nếu cần).
Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;“
- Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng.
Lưu ý: Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ
- Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HĐ xóa bỏ.
- Chương trình không cho phép xóa bỏ chứng từ Xóa hóa đơn.
2. Lập và Phát hành Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ
Vào phân hệ Hóa đơn, chọn Hóa đơn thay thế.
Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đã bị xóa bỏ cần lập hóa đơn thay thế, nhấn Lấy dữ liệu.
Chọn hóa đơn muốn thay thế.
Nhấn Đồng ý. Chương trình sẽ chuyển toàn bộ thông tin của hóa đơn xóa bỏ đã chọn lên hóa đơn thay thế.
Lưu ý: Trường hợp chọn nhầm hóa đơn xóa bỏ, có thể chọn lại hóa đơn như sau:
Sửa lại thông tin sai trên hóa đơn. Nhấn Cất.
Nhấn Phát hành HĐ. Việc phát hành hóa đơn thay thế tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Tham khảo cách phát hành hóa đơn điện tử tại đây.
Lưu ý:
- Sau khi lập hóa đơn thay thế, trạng thái của hóa đơn sẽ là HĐ thay thế trên danh sách Hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Thay thế cho hóa đơn số ….
Doanh nghiệp tham khảo Phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice để việc thực hiện và sử dụng Hóa đơn điện tử nhanh chóng và hiệu quả nhất. MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC,…
- Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm: Kế toán, Bán hàng và các phần mềm quản trị khác để lập và phát hành hóa đơn điện tử >> Dễ dàng lưu trữ tra cứu hóa đơn và xác thực Hóa đơn từ từ Tổng Cục Thuế
- Kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán MISA: Xuất hóa đơn và hạch toán doanh thu ngay trên phần mềm kế toán. Tự động hoạch toán kế toán các nghiệp vụ mua hàng, giảm giá hàng mua từ Hóa đơn điện tử
- Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain giúp chống làm giả hóa đơn
Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
