[TK 131] Hướng dẫn hạch toán tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng)

Tài khoản 131 (TK131) – Phải thu của khách hàng – là tài khoản dùng để làm gì? Cách hạch toán tài khoản 131 như thế nào? Trong bài viết này, hóa đơn điện tử MISA MeInvoice sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần phải biết về Tài khoản (TK) 131.

1. Những nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 131 (TK131) – Tài khoản phải thu của khách hàng

a) Tài khoản 131 (TK131) là tài khoản được dùng để phản ánh khoản nợ doanh nghiệp phải thu và tình hình thanh toán những khoản nợ phải thu của khách hàng về tiền bán sản phẩm, bất động sản đầu tư, tiền bán hàng hóa, tài sản cố định (-TSCĐ-), các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.

Tài khoản 131 (TK131) còn được dùng để phản ánh các khoản doanh nghiệp cần phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản với người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng cơ bản đã được hoàn tất. Không được sử dụng TK này để phản ánh vào TK này các nghiệp vụ thu tiền ngay.

b) Các khoản phải thu của khách hàng phải được kế toán viên hạch toán chi tiết cụ thể cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi cụ thể chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng tính từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép lại từng lần thanh toán.

Đối tượng phải thu ở đây là những khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về việc mua các loại sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ (tài sản cố định), bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính.

c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong TK 131 (tài khoản 131) đối với các khoản phải thu từ phía bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu giống như các giao dịch bán hàng hay cung cấp dịch vụ thông thường.

d) Trong hạch toán chi tiết TK 131, kế toán viên cần phải tiến hành phân loại các khoản nợ bao gồm loại nợ có thể trả đúng hạn được, khoản nợ khó đòi hoặc khoản nợ có khả năng không thể thu hồi, để doanh nghiệp có căn cứ xác định số trích lập dự phòng cho phải thu khó đòi hoặc có phương án xử lý đối với khoản nợ phải thu không thể đòi. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi đã trừ dự phòng đã trích lập sẽ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, sẽ được hạch toán vào thu nhập khác.

đ) Trong quan hệ bán các loại sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, trường hợp sản phẩm hay hàng hóa bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng với đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì khách mua được phép yêu cầu được giảm giá hàng bán hoặc hoàn trả số hàng đã giao.

2. Kết cấu và nội dung của TK 131, tài khoản phải thu của khách hàng

Bên Nợ gồm có:

– Số tiền doanh nghiệp phải thu của KH phát sinh trong kỳ khi bán các loại sản phẩm, hàng hóa, tài sản cố định, hay bất động sản đầu tư, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;

– Số tiền thừa cần hoàn trả lại cho khách hàng.

– Ngoài ra, tại thời điểm báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trong trường hợp nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán).

Bên Có gồm có:

– Số tiền khách hàng đã hoàn thành trả nợ cho doanh nghiệp;

– Số tiền doanh nghiệp đã nhận ứng trước hoặc trả trước của khách hàng;

– Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ doanh nghiệp phải thu của KH;

– Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua hoàn trả lại (có thuế Giá trị gia tăng GTGT hoặc không có thuế Giá trị gia tăng GTGT);

– Số tiền doanh nghiệp chiết khấu thanh toán (CKTT) và chiết khấu thương mại (CKTM) cho người mua.

– Ngoài ra, tại thời điểm lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc tại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đơn vị tiền ghi sổ kế toán).

Bên dư bên Nợ:

Số tiền mà doanh nghiệp còn phải thu của khách hàng.

Tài khoản 131 (TK 131) có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số tiền doanh nghiệp nhận trước, hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết đối với từng đối tượng cụ thể. Phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của TK 131 (tài khoản 131) này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn” khi lập Báo cáo tình hình tài chính.

3. Phương pháp hạch toán đối với một số giao dịch kinh tế chủ yếu của TK 131, tài khoản phải thu của khách hàng

3.1. Khi doanh nghiệp bán các loại sản phẩm, hàng hóa hay cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền – kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của phía giao ủy thác – kế toán ghi nhận doanh thu

a) Đối với các loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế Giá trị gia tăng GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu hay thuế bảo vệ môi trường, kế toán viên cần phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa gồm các loại thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế Giá trị gia tăng GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), kế toán viên ghi như sau:

• Nợ  TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
• Có TK 511 (Tài khoản 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
• Có TK 533 (Tài khoản 333) – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

b) Trường hợp không thể tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán viên cần phải ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải thực hiện và ghi giảm doanh thu, kế toán viên ghi:

• Nợ TK 511 (Tài khoản 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 333 (Tài khoản 333) – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

3.2. Kế toán hàng bán bị khách hàng hoàn trả lại

• Nợ TK 511 (Tài khoản 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá bán chưa có thuế)
• Nợ TK 333 (Tài khoản 333) – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế Giá trị gia tăng của hàng bán phải trả lại).
• Có TK 131 (/Tài khoản 131/) – Phải thu của khách hàng.

3.3. Kế toán chiết khấu thương mại (CKTM) và giảm giá hàng bán

a) Trường hợp nếu số tiền chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán đã ghi ngày trên hóa đơn bán hàng thì kế toán viên cần phản ánh doanh thu theo giá bán đã được trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu hoặc giảm giá;

b) Trường hợp hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền CKTM (chiết khấu thương mại), giảm giá hàng bán do khách chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu hay giảm giá thì doanh thu cần được ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm doanh thu được ghi nhận, nếu khách hàng đã đủ điều kiện để được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi như sau:

• Nợ TK 511 (Tài khoản 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Nợ TK 333 (Tài khoản 333) – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)
• Có TK 131 (‘Tài khoản 131’) – Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).

3.4. Số chiết khấu thanh toán (CKTT) doanh nghiệp phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn đã quy định, được trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng

• Nợ TK 111 (Tài khoản 111) – Tiền mặt
• Nợ TK 112 (Tài khoản 112) – Tiền gửi Ngân hàng
• Nợ TK 635 (Tài khoản 635) – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
• Có TK 131 (/Tài khoản 131/) – Phải thu của khách hàng.

3.5. Doanh nghiệp nhận được tiền do khách trả (kể cả tiền lãi của số nợ nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

• Nợ các TK sau: 111 – Tiền mặt; 112 – Tiền gửi ngân hàng;…
• Có TK 131 (‘Tài khoản 131’) – Phải thu của khách hàng
• Có TK 515 (Tài khoản 515) – Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).

Trường hợp nếu doanh nghiệp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có Tài khoản 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi tiến hành thực hiện giao dịch).

3.6. Phương pháp kế toán áp dụng với các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan tới hợp đồng xây dựng

a) Trường hợp trong HĐ xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện HĐ xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và đã được khách hàng xác nhận, kế toán viên cần phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành và đã được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi là:

• Nợ TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng
• Có TK 511 (Tài khoản 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Có TK 3331 (Tài khoản 3331) – Thuế Giá trị gia tăng phải nộp.

b) Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi đã thực hiện hợp đồng đạt hay vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi là:

• Nợ TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng
• Có TK 511 (Tài khoản 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Có TK 3331 (Tài khoản 3331) – Thuế Giá trị gia tăng phải nộp

c) Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hoặc từ các bên khác để bù đắp cho các khoản chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về những thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi là:

• Nợ TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng
• Có TK 511 (Tài khoản 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 3331 (Tài khoản 3331) – Thuế Giá trị gia tăng phải nộp

d) Khi doanh nghiệp nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình đã hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ phía khách hàng, ghi là:

• Nợ các TK (Tài khoản): 111 – Tiền mặt; 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có TK 131 (‘Tài khoản 131’) – Phải thu của khách hàng.

3.7. Trường hợp KH không thanh toán bằng tiền mà thực hiện thanh toán bằng hàng hóa (theo phương thức hàng đổi hàng) thì căn cứ vào giá trị của vật tư, hàng hóa nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng

• Nợ TK 152 (Tài khoản 152) – Nguyên liệu, vật liệu
• Nợ TK 153 (Tài khoản 153) – Công cụ, dụng cụ
• Nợ TK 156 (Tài khoản 156) – Hàng hóa
• Nợ TK 611 (Tài khoản 611) – Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
• Nợ TK 133 (Tài khoản 133) – Thuế Giá trị gia tăng GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 131 (/Tài khoản 131-) – Phải thu của khách hàng.

3.8. Trường hợp khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ

• Nợ TK 229 (Tài khoản 229) – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
• Nợ TK 642 (Tài khoản 642) – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng)
• Có TK 131 (/Tài khoản 131-) – Phải thu của khách hàng.

3.9. Kế toán các khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác XNK (Xuất nhập khẩu)

• Nợ TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng
• Có TK 511 (Tài khoản 511) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
• Có TK 3331 (Tài khoản 3331) – Thuế Giá trị gia tăng GTGT phải nộp (33311)

3.10. Khi doanh nghiệp lập BCTC (Báo cáo tài chính), số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỉ giá giao dịch thực tế ngay tại thời điểm lập Báo cáo tài chính

– Trường hợp tỉ giá ngoại tệ tăng so với tỉ giá Đồng Việt Nam, ghi như sau:

• Nợ TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng
• Có TK 413 (Tài khoản 413) – Chênh lệch tỉ giá hối đoái (4131).

– Trường hợp tỉ giá ngoại tệ giảm so với tỉ giá Đồng Việt Nam, ghi như sau:

• Nợ TK 413 (Tài khoản 413) – Chênh lệch tỉ giá hối đoái (4131)
• Có TK 131 (/Tài khoản 131-) – Phải thu của khách hàng.

3.11. Khi nhận trước tiền của người mua bằng ngoại tệ để cung cấp hàng hóa, vật tư, tài sản cố định hoặc dịch vụ

– Kế toán phản ánh số tiền nhận trước của người mua theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận ứng trước, ghi:

• Nợ các TK sau: 111 (1112); 112 (1112)
• Có TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng.

– Khi chuyển giao hàng hóa, vật tư, tài sản cố định hay dịch vụ cho người mua thì phần nợ phải thu, doanh thu, thu thập tương đương với số tiền nhận ứng trước được ghi theo tỷ giao dịch thực tế tại thời điểm nhận ứng trước và phần nợ phải thu, doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền còn phải thu được ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu, thu nhập, ghi như sau:

• Nợ Tk 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng.
• Có các Tài khoản sau: TK 511, TK 711.

3.12. Khi doanh nghiệp thu nợ phải thu của khách hàng với đồng ngoại tệ

– Trường hợp bên Có các tài khoản phải thu của khách hàng áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi như sau:

• Nợ các Tài khoản sau: TK 111 (1112), TK 112 (1112) (với tỉ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ)
• Nợ TK 635 (Tài khoản 635) – Chi phí tài chính (lỗ tỉ giá hối đoái)
• Có TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng (tỉ giá ghi sổ kế toán)
• Có TK 515 (Tài khoản 515) – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỉ giá hối đoái).

– Trường hợp bên Có các tài khoản phải thu của khách hàng áp dụng tỉ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán:

Khi thu các khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi như sau:

• Nợ các Tài khoản sau: TK 111 (1112), TK 112 (1112) (tỉ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ)
• Có TK 131 (/Tài khoản 131-) – Phải thu của khách hàng (tỉ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ).

Về việc ghi nhận chênh lệch về tỉ giá: Việc ghi nhận chênh lệch về tỉ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời tại thời điểm thu nợ hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý doanh nghiệp đề ra:

(+) Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỉ giá thì ghi như sau:

• Nợ TK 635 (Tài khoản 635) – Chi phí tài chính (chênh lệch giữa tỉ giá ghi sổ của khoản nợ phải thu lớn hơn tỉ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ).
• Có TK 131 (/Tài khoản 131-) – Phải thu của khách hàng.

(+) Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỉ giá thì ghi như sau:

• Nợ TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng
• Có TK 515 (Tài khoản 515) – Doanh thu hoạt động tài chính (chênh lệch giữa tỉ giá ghi sổ của khoản nợ phải thu lớn hơn tỉ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu nợ).

3.13. Khi doanh nghiệp lập Báo cáo tài chính (BCTC), số dư nợ phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỉ giá thực tế (tỉ giá chuyển khoản trung bình) tại thời điểm vào cuối kỳ kế toán

– Nếu tỉ giá ngoại tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi là:

• Nợ TK 131 (Tài khoản 131) – Phải thu của khách hàng
• Có TK 413 (Tài khoản 413) – Chênh lệch tỉ giá hối đoái.

– Nếu tỉ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi là:

• Nợ TK 413 (Tài khoản 413) – Chênh lệch tỉ giá hối đoái.
• Có TK 131 (/Tài khoản 131-) – Phải thu của khách hàng

3. Lời kết

Trên đây là những thông tin liên quan đến cách hạch toán tài khoản 131, tài khoản phải thu của khách hàng. Bên cạnh đó, để giúp kế toán tổng hợp, kế toán trưởng cùng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng nhất và chính xác nhất thông qua các báo cáo, các loại biểu đồ trực quan, MISA đã tiên phong ra mắt Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí và yêu cầu theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, đồng thời có thể kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế. Qua đó, hỗ trợ quá trình thông báo phát hành hóa đơn của khách hàng diễn ra hết sức nhanh chóng, tiện lợi hơn và tăng độ tin cậy, giá trị pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp hay kế toán viên quan tâm tới MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây: