Báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là báo cáo được thể hiện bằng biểu mẫu nhằm báo cáo tình hình sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của các doanh nghiệp cho cơ quan thuế.
Vậy cách làm báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN như thế nào? Nộp báo cáo ở đâu? Có quy định gì không? Xem ngay bài viết sau để được giải đáp chi tiết.
1. Lý do phải nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Việc nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cơ quan thuế có cái nhìn tổng quan và chính xác về số lượng chứng từ được xuất ra và hoạt động quyết toán thuế của các cá nhân được tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập, từ đó đảm bảo tính minh bạch trong công tác quản lý thuế.
Nhằm đáp ứng nhu cầu chuyển đổi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử MISA tiên phong phát triển và ra mắt AMIS Thuế TNCN đáp ứng Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/TT-BTC.
2. Quy định về báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Đối tượng phải nộp
- Cá nhân hoặc tổ chức cần trả những khoản thu nhập được khấu trừ thì cần cấp chứng từ khấu trừ thuế khi được cá nhân/tổ chức bị khấu trừ yêu cầu. Lưu ý với trường hợp cá nhân uỷ quyền quyết toán thuế thì không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN;
- Trong trường hợp cá nhân được tuyển dụng làm người lao động và không ký hợp đồng lao động hay chỉ ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng thì cá nhân có thể yêu cầu tổ chức/cá nhân chi trả lương cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi lần được khấu trừ thuế hoặc có thể cấp chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ trong 01 kỳ tính thuế;
- Trường hợp cá nhân được tuyển dụng, ký hợp đồng từ trên 03 tháng thì tổ chức/cá nhân phải chịu trách nhiệm chi trả tiền lương cho cá nhân đó, chỉ cần cấp cho họ 01 chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho 01 kỳ tính thuế.
Khi nào thì cần nộp báo cáo (bảng kê) tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế?
Hiện nay, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng chứng từ điện tử sẽ không phải lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng chứng từ đến cơ quan thuế trừ trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố chưa khắc phục được, cơ quan thuế phải bán chứng từ do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.
Là phần mềm mới nhất nằm trong hệ sinh thái các sản phẩm của MISA dành cho mọi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân và hộ kinh doanh. Qua nhiều cuộc kiểm định sát sao, AMIS Thuế TNCN được chứng nhận kết nối thành công với Cơ quan thuế Việt Nam và đáp ứng đầy đủ toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2020/TT-BTC.
Cụ thể, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khi thuộc một trong các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Sử dụng chứng từ đặt in của cơ quan thuế do hệ thống cấp mã chứng từ điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố và chưa khắc phục được
Theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
– Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.
Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về chứng từ điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã chứng từ điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.
– Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán chứng từ do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.
Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng chứng từ điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng chứng từ giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp 2: Khi chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể
Tại khoản 2 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định một số trường hợp khác phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh.
Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế khi:
+ Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể hay chuyển đổi sở hữu.
+ Giao, khoán, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.
Trước đây, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng chứng từ mua của cơ quan thuế cũng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ.
Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022 khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử nên sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ nữa và chỉ phải nộp nếu thuộc 01 trong 02 trường hợp nêu trên.
Lưu ý: Hiện tại tùy từng cục Thuế sẽ có quy định khác nhau về việc cần hay không cần nộp báo cáo (bảng kê) tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế của quý không phát sinh chứng từ, vì vậy đơn vị cần trao đổi với cán bộ Thuế để thực hiện theo đúng quy định. Thông thường có các cách hướng dẫn như sau:
- Cục Thuế Hồ Chí Minh: CTKT điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC không cần đăng ký, truyền nhận, không cần nộp bảng kê tình hình sử dụng.
- Cục Thuế Hà Nội:
- Đối với các doanh nghiệp lớn: không cần nộp bảng kê.
- Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ: đơn vị vui lòng liên hệ với cán bộ Thuế để được hướng dẫn cụ thể.
- Gửi theo chứng từ giấy cũ – mẫu CTT25A/C: đơn vị làm mẫu giấy gửi như với chứng từ giấy trước đây.
Thời hạn nộp báo cáo
Theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC, thời hạn nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
- Nộp báo cáo theo quý với tổ chức, doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ tự in trên máy tính thực hiện báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN vào hạn cuối là ngày 30 tháng đầu quý sau;
- Tổ chức chi trả thu nhập có sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong trường hợp xảy ra sát nhập, hợp nhất, giải thế, chuyển hình thức sở hữu, ngừng kinh doanh, thì cần báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ đã phát hành với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong vòng tối đa 05 ngày làm việc kể từ khi có quyết định sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động.
Mức phạt khi chậm nộp báo cáo
Do vậy, nếu doanh nghiệp không nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ bị xử phạt theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
| Mức phạt | Hành vi vi phạm |
| Phạt cảnh cáo | Nộp chậm 01 ngày – 05 ngày khi có tình tiết giảm nhẹ |
| 1.000.000 đồng – 3.000.000 đồng |
|
| 2.000.000 đồng – 4.000.000 đồng | Nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 11 ngày – 20 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định. |
| 4.000.000 đồng – 8.000.000 đồng | nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 21 ngày – 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định. |
| 5.000.000 đồng – 15.000.000 đồng |
|
3. Chuyển đổi chứng từ khấu trừ giấy sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử?
- Quyết toán thuế TNCN hàng năm;
- Kê khai thuế TNCN hàng tháng/quý/lần phát sinh;
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
4. Mẫu báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Để nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN doanh nghiệp cần lập bảng kê chứng từ khấu trừ TNCN mẫu CTT25/AC.
Tải bảng kê chứng từ khấu trừ TNCN mẫu CTT25/AC Tại đây
Khi sử dụng mẫu CTT25/AC cần ghi đầy đủ các thông tin trong mẫu theo quy định:
- Cột 1: Điền ký hiệu mẫu của chứng từ cần bắt đầu sử dụng
- Cột 2: Điền tên loại biên lai sử dụng để kê khai
- Cột 3: Điền số chứng từ sử dụng để kê khai
- Cột 5: Điền ổng số chứng từ mà kế toán sử dụng để kê khai
- Cột 6: Điền số hoá đơn đã xoá
- Cột 7: Điền số hóa đơn đã bị cháy, bị mất
- Cột 8: Điền tổng số hóa đơn của cả cột 5, 6, 7.
5. 3 cách nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Cách 1: Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan thuế
- Bước 1: Tải mẫu bảng kê chứng từ khấu trừ thuể TNCN về để làm báo cáo
- Bước 2: Kê khai đầy đủ các thông tin vào bảng kê theo quy định
- Bước 3: Nộp bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại bộ phận 1 cửa của chi cục thuế
Cách 2: Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN online
Doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau để nộp bảng kê khấu trừ thuế TNCN online
Bước 1: Lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế trên phần mềm HTKK.
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng MST Doanh nghiệp –> Chọn “Hoá đơn” –> Chọn “Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN”;
- Lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế trên HTKK như hướng dẫn mục 3;
- Sau khi hoàn thiện tờ khai, người nộp kết xuất file XML/excel để chuẩn bị nộp online
Bước 2: Nộp trực tuyến bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Truy cập website: thuedientu.gdt.gov.vn
- Đăng nhập bằng MST doanh nghiệp (có chữ ký số).
Lưu ý: Bạn phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý trước, sau đó mới nộp, cụ thể như sau:
- Sau khi nộp Báo cáo sử dụng hóa đơn, vào “Tra cứu” –> chọn “Tờ khai” –> chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” đính kèm phụ lục.
- Khi đính kèm xong –> Bấm “Ký điện tử” và gửi.
Cách 3: Lập bảng kê tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế trên AMIS Thuế TNCN
- Tự động tải toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế đã phát hành/hủy trong quý.
- Ký nộp bảng kê trực tiếp trên phần mềm qua cổng T-VAN MISA mTax
- Bảng kê sau khi ký nộp trực tiếp trên phần mềm sẽ được cập nhật trạng thái và kết quả tại tab Thông báo của TCT, chi tiết xem tại:
Bước 1: Lập bảng kê chứng từ
Tại Bảng kê chứng từ, nhấn Lập bảng kê -> chọn năm, quý lập bảng kê sau đó nhấn Tiếp tục.
- Phần mềm lấy lên toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế đã phát hành và đã hủy trong quý.
Bước 2: Ký nộp bảng kê chứng từ
Cách 1: Ký nộp bảng kê trực tiếp trên phần mềm qua cổng T-VAN MISA mTax
Lưu ý: Để ký nộp các loại tờ khai sang cơ quan thuế, đơn vị cần:
Hoàn thành đăng ký dịch vụ thuế.Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Nếu ký bằng USB Token:
Cài đặt MISA KYSO. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Cài cắm USB Token chứa chữ ký số vào máy tính.
Nếu ký bằng chữ ký số từ xa MISA eSign: đảm bảo rằng tài khoản đã đăng ký thiết bị xác thực. Xem hướng dẫn thiết lập tại đây.
Nhấn Ký nộp.
Khi đó hệ thống sẽ ký số theo phương thức ký đã thiết lập trước đó để nộp tờ khai sang cơ quan Thuế.
(Lưu ý: Khi ký nộp bảng kê, form ký nộp loading mãi không tắt. Nguyên nhân có thể do MISA KYSO được cài đặt trong ổ cứng ( ổ C) bị đóng băng. Trường hợp này Anh/Chị gỡ cài đặt MISA KYSO và cài đặt lại sang ổ khác không bị đóng băng).
Cách 2: Xuất khẩu XML
Anh/Chị lập bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, sau đó xuất khẩu XML bảng kê và đính kèm với báo cáo rồi nộp lên trang của TCT thuedientu.gdt.gov.vn.
Lưu ý: phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ trước rồi mới tra cứu lại tờ khai. 
Cách 3: Xuất khẩu excel
Xuất khẩu ra excel để in, ký và đóng dấu của đơn vị rồi nộp trực tiếp tại cơ quan Thuế hoặc gửi qua đường bưu điện.
Bước 3: Theo dõi trạng thái bảng kê chứng từ
Bảng kê sau khi ký nộp trực tiếp trên phần mềm sẽ được cập nhật trạng thái và kết quả tại tab Thông báo của TCT.
6. Lưu ý khi nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Quy định về việc cần hay không cần nộp báo cáo (bảng kê) tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế của quý không phát sinh chứng từ: Hiện tại tùy từng chi cục Thuế sẽ có quy định khác nhau, vì vậy đơn vị cần trao đổi với cán bộ Thuế để thực hiện theo đúng quy định. Thông thường có các cách hướng dẫn như sau:
- Chi cục Thuế Hồ Chí Minh: CTKT điện tử theo thông tư 78 không cần đăng ký, truyền nhận, không cần nộp bảng kê tình hình sử dụng.
- Chi cục Thuế Hà Nội:
- Đối với các doanh nghiệp lớn: không cần nộp bảng kê.
- Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ: đơn vị vui lòng liên hệ với cán bộ Thuế để được hướng dẫn cụ thể.
- Gửi theo Thông tư 37 của chứng từ tự in – tuy nhiên mẫu này chỉ hỗ trợ ký hiệu T nên đơn vị cần lên HTKK nhập và xuất trực tiếp XML và rồi nộp tại thuedientu.gdt.gov.vn.
- Gửi theo chứng từ giấy cũ – mẫu CTT25A/C: đơn vị làm mẫu giấy gửi như với chứng từ giấy trước đây.
Đơn vị cần nộp báo cáo (bảng kê) tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế theo quý chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
AMIS Thuế TNCN – Đơn giản hóa toàn bộ nghiệp vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân
AMIS Thuế TNCN lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tới Cơ quan thuế trực thuộc và các nghiệp vụ khác như:
- Đăng ký MST cá nhân;
- Đăng ký người phụ thuộc;
- Quyết toán thuế TNCN hàng năm;
- Kê khai thuế TNCN hàng tháng/quý/lần phát sinh;
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
—
Để mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử anh/chị có thể đăng ký tại đây.
Cụ thể, quy trình mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử tại Misa gồm các bước sau:
- Bước 1: Lựa chọn gói dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu.
- Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ cho nhân viên kinh doanh của Misa, bao gồm các giấy tờ sau:
- 01 bản scan Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
- 01 bản scan CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
- Trường hợp người ký được ủy quyền: Cung cấp thêm giấy ủy quyền và bán scan CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.
- Bước 3: Nhân viên Misa sẽ cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử Misa Amis Thuế TNCN và hướng dẫn khách hàng sử dụng.
- Bước 4: Sau khi khách hàng dùng thử và không còn thắc mắc gì, Misa chính thức bàn giao cho khách hàng sử dụng.
Trên đây là toàn bộ các thông tin về bảng giá chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử – Misa Amis Thuế TNCN. Nếu doanh nghiệp quan tâm đến phấn mềm và có nhu cầu nhận tư vấn miễn phí hãy nhanh tay đăng ký tại Form dưới đây.
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
