Hệ số K quản lý rủi ro hoá đơn điện tử và những điều cần biết mới nhất

Hệ số K đã trở thành một khái niệm quen thuộc với các doanh nghiệp với vai trò là một công cụ quan trọng trong việc quản lý rủi ro và đảm bảo tính chính xác của hóa đơn điện tử, hệ số K đã và đang thu hút sự quan tâm của nhiều nhà quản lý, kế toán. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ số K, cách tính toán, ý nghĩa cũng như những thay đổi mới nhất liên quan đến hệ số K mà doanh nghiệp cần nắm bắt để tránh những rủi ro thường gặp.

Lưu ý: Bài viết mang tính chất tham khảo, do ngưỡng giới hạn hệ số K sẽ được quy định khác nhau phụ thuộc vào các yếu tố: Ngành nghề, lĩnh vực, quy mô kinh doanh; đặc thù doanh nghiệp; quy định riêng của từng cơ quan thuế và thời điểm.

1. Tổng quan về hệ số K 

Hệ số K là gì?

Hệ số K là tham số/ngưỡng giới hạn quan trọng trong quản lý rủi ro hóa đơn điện tử. Nó được sử dụng để đánh giá mức độ an toàn của hoạt động xuất hóa đơn của doanh nghiệp so với quy định của cơ quan thuế. Hệ số K được tính dựa trên tỷ lệ tương quan giữa tổng giá trị hàng hóa bán ra và tổng giá trị hàng tồn kho cùng với hàng hóa mua vào.

Theo Công văn 2392/TCT-QLRR của Tổng cục Thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử, theo đó, Tổng cục Thuế đã xây dựng chức năng trên ứng dụng hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kiểm soát hóa đơn điện tử, ngăn chặn tình trạng xuất hóa đơn khống.

Công thức tính hệ số K theo Công văn 2392/TCT-QLRR năm 2023

• Hệ số K = Tổng giá trị hàng hóa bán ra / (Tổng giá trị hàng tồn kho + Tổng giá trị hàng hóa mua vào)

Trong đó:

– K là tham số cảnh báo giám sát hóa đơn

– Tổng giá trị bán ra là tổng giá trị hàng hóa bán ra chưa bao gồm thuế GTGT

– Tổng giá trị hàng tồn kho là tổng giá trị hàng tồn kho

– Tổng giá trị hàng hóa mua vào là tổng giá trị hàng hóa mua vào chưa bao gồm thuế GTGT

 

Trường hợp người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử vượt ngưỡng hệ số K 

– Khi hệ số K vượt ngưỡng quy định (theo từng cục thuế), CQT sẽ phát đi cảnh báo hoá đơn và đưa vào danh sách quản lý

• Người bán: Nhận công văn yêu cầu giải trình hệ số K từ Cơ quan thuế
• Người mua: Nhận email từ hoadondientu cảnh cáo DN mua hàng của DN có rủi ro

– Xem xét, xác định các trường hợp thuộc diện ngừng sử dụng hóa đơn nếu đã xác minh là doanh nghiệp xuất hóa đơn khống thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hệ số K có ý nghĩa gì? 

• Đánh giá rủi ro: Nếu hệ số K càng cao, nghĩa là doanh nghiệp xuất hóa đơn với giá trị lớn so với lượng hàng tồn kho và hàng mua vào, điều này tiềm ẩn rủi ro cao về việc xuất hóa đơn khống.
• Cảnh báo: Cơ quan thuế sẽ sử dụng hệ số K để xác định các doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao và tiến hành kiểm tra, xác minh.
• Ngưỡng an toàn: Mỗi ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh sẽ có ngưỡng hệ số K khác nhau. Việc vượt quá ngưỡng này có thể dẫn đến các hậu quả như: Bị liệt vào danh sách doanh nghiệp cần giám sát; Bị yêu cầu giải trình & có thể bị tạm đình chỉ hoặc thu hồi mã số thuế.

Tại sao phải quan tâm đến hệ số K?

• Tuân thủ pháp luật: Việc nắm rõ và quản lý hệ số K giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
• Ngăn chặn rủi ro: Giúp doanh nghiệp phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận, trốn thuế liên quan đến hóa đơn.
• Bảo vệ uy tín: Giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín và hình ảnh của mình.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ số K

• Đặc thù ngành nghề, quy mô kinh doanh: Mỗi ngành nghề có đặc điểm kinh doanh khác nhau, dẫn đến hệ số K cũng khác nhau.
• Mùa vụ: Doanh thu của doanh nghiệp có thể thay đổi theo mùa, ảnh hưởng đến hệ số K.
• Chính sách kinh doanh: Các chính sách khuyến mãi, giảm giá cũng ảnh hưởng đến hệ số K.
• Quy định của mỗi Cơ quan thuế theo từng thời điểm: Ngưỡng hệ số K còn phụ thuộc vào quy định của từng cơ quan thuế tại từng thời điểm, do đó không có ngưỡng hệ số K cố định.

2. Quy trình kiểm soát hóa đơn điện tử theo hệ số K

Quy trình kiểm soát hóa đơn điện tử dựa trên hệ số K nhằm ngăn chặn việc xuất hóa đơn không chính xác từ phía cơ quan thuế được thực hiện như sau:

Bước 1: Hệ thống tự động so sánh tổng giá trị hàng hóa đã bán ra trên các hóa đơn đã xuất với ngưỡng giá trị hàng hóa đầu vào, được tính toán bằng K lần tổng giá trị hàng tồn kho và tổng giá trị hàng hóa mua vào, sau đó đưa ra cảnh báo.

Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm soát dựa trên hệ số K

Bước 3: Lập “Danh sách NNT nằm trong diện giám sát xuất hóa đơn vượt ngưỡng an toàn”

Bước 4: Tổ chức kiểm tra các doanh nghiệp có trong danh sách

Bước 5: Tổng hợp kết quả kiểm tra từ các Cục Thuế và gửi về Tổng cục Thuế

3. Nguyên nhân & Cách giải trình hệ số K

Nguyên nhân khiến DN có thể giải trình hệ số K

• Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, chi phí phần lớn là chi phí nhân công
• Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, chi phí phần lớn là chi phí khấu hao
• Doanh nghiệp mua hàng của cá nhân và lập bảng kê mẫu 01/TNDN
• Doanh nghiệp nhập khẩu với tỷ trọng lớn
• Doanh nghiệp bán tỷ trọng lãi suất cao
• Doanh nghiệp không có hoá đơn đầu vào mà đã xuất hoá đơn đầu ra

Kế toán cần làm gì để DN tránh rủi ro giải trình hệ số K

• Luôn đảm bảo không xuất âm kho
• Với những Doanh nghiệp mua hàng lập bảng kê, tìm kiếm các NCC xuất được hoá đơn để không phải lập bảng kê
• Đăng ký ngành nghề kinh doanh đúng với thực tế hoạt động phát sinh để CQT không tự động tính hệ số K do đang bị sai ngành nghề

Mẫu công văn giải trình giá trị hàng hoá bán ra và giá trị tồn kho, hệ số K

Tải ngay mẫu công văn tại đây: Mau-cong-van-Giai-trinh-Hoa-don-rui-ro-he-so-K

4. Các câu hỏi thường gặp về hệ số K

Hệ số K là một khái niệm khá quan trọng trong lĩnh vực kế toán và thuế, đặc biệt liên quan đến việc đánh giá rủi ro trong quá trình xuất hóa đơn điện tử. Để hiểu rõ hơn về hệ số K, chúng ta cùng giải đáp một số câu hỏi thường gặp sau đây:

Hệ số K là gì và tại sao nó lại quan trọng?

• Hệ số K là một chỉ số được tính toán dựa trên tỷ lệ giữa tổng giá trị hàng hóa bán ra và tổng giá trị hàng tồn kho cùng với hàng hóa mua vào.
• Ý nghĩa: Hệ số K cho thấy mối quan hệ giữa doanh thu và lượng hàng hóa thực tế của doanh nghiệp. Nếu hệ số K quá cao, có thể cho thấy doanh nghiệp đang xuất hóa đơn khống hoặc có các hoạt động kinh doanh không minh bạch.

Làm thế nào để tính hệ số K?

Công thức tính hệ số K khá đơn giản:

• Hệ số K = Tổng giá trị hàng hóa bán ra / (Tổng giá trị hàng tồn kho + Tổng giá trị hàng hóa mua vào)

Ngưỡng hệ số K an toàn là bao nhiêu?

• Không có ngưỡng cố định: Ngưỡng hệ số K an toàn sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng ngành nghề, quy mô doanh nghiệp và đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị.
• Yếu tố ảnh hưởng: Ngưỡng này còn phụ thuộc vào các quy định của cơ quan thuế tại thời điểm đó.

Nếu hệ số K của doanh nghiệp cao thì có ảnh hưởng gì?

• Rủi ro bị kiểm tra: Doanh nghiệp có hệ số K cao sẽ dễ bị cơ quan thuế chú ý và tiến hành kiểm tra.
• Rủi ro bị xử phạt: Nếu phát hiện có hành vi gian lận, trốn thuế, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
• Ảnh hưởng đến uy tín: Việc bị phát hiện có hệ số K cao sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Làm thế nào để giảm hệ số K khi nó quá cao?

• Kiểm tra lại dữ liệu: Kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu kế toán để đảm bảo tính chính xác.
• Rà soát lại các giao dịch: Phân tích các giao dịch bất thường, so sánh với hồ sơ chứng từ.
• Điều chỉnh hoạt động kinh doanh: Kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, cải thiện quản lý bán hàng, điều chỉnh giá bán.
• Nâng cao hệ thống quản lý: Đầu tư vào phần mềm kế toán, xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ, đào tạo nhân viên.
• Tư vấn chuyên môn: Tham khảo ý kiến của các chuyên gia kế toán, thuế.

Kết luận:

Thực tế, hệ số K chỉ là một trong những chỉ số tham khảo giúp nhận diện mức độ rủi ro của hóa đơn, chứng từ.

Bên cạnh đó, kế toán cần hiểu rằng việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, kiểm tra tính đúng đắn của hóa đơn định kỳ mới là công việc cần chủ động chú tâm.

Và thay vì tra cứu, kiểm tra thủ công tốn quá nhiều thời gian & rủi ro thiếu sót, Kế toán có thể cân nhắc lựa chọn các công cụ, phần mềm hỗ trợ mình kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn một cách tự động và đầy đủ.

Giao diện minh họa tính năng tự động phát hiện, cảnh báo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào trên phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice

Quý khách có thể đăng ký nhận tư vấn, demo & dùng thử miễn phí

Phần mềm Hoá đơn điện tử MISA meInvoice tại đây: