Proforma invoice là gì? 4 điều NHẤT ĐỊNH phải biết

Proforma invoice là gì? Đây là một khái niệm phổ biến trong hoạt động thương mại quốc tế và xuất nhập khẩu. Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu về các quy định và nội dung cần có trong proforma invoice.

1. Proforma invoice là gì?

Proforma invoice (viết tắt PI) còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ hoặc hóa đơn chiếu bạ, đây được xem là bản nháp của hóa đơn thương mại. Thông qua hóa đơn chiếu lệ có thể nắm được các thông tin của hàng hóa như loại hàng, số lượng hàng, tổng tiền hàng, giá từng loại sản phẩm.

Tuy có hình thức giống với hóa đơn thương mại (comercial invoice) nhưng sẽ không có hiệu lực pháp lý thanh toán hay nhận tiền. Hóa đơn chiếu lệ thường được sử dụng để người bán cam kết về những thông tin của hàng hóa, dịch vụ với người mua.

Sau khi người mua nhận được hóa đơn chiếu lệ thì hai bên sẽ tiếp tục đưa ra các thỏa thuận và thống nhất chung để đưa ra các điều khoản phù hợp vào hợp đồng thương mại chính thức.

2. Quy định về hóa đơn chiếu lệ

2.1. Các trường hợp phát hành Proforma invoice

Theo nguyên tắc thì bên bán không bắt buộc phải phát hành proforma invoice, do đó cũng sẽ không có quy định cụ thể về thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ. Tuy nhiên, việc phát hành hóa đơn chiếu lệ sẽ góp phần hỗ trợ quá trình giao dịch giữa hai bên được thực hiện nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Proforma invoice được phát hành trong những trường hợp sau:

• Bên mua phát hành cho bên bán các chứng từ của lô hàng trong thời điểm hàng hóa chưa được giao.
• Bên bán cần các chứng từ xác nhận về giá trị hàng hóa của lô hàng để thực hiện các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu theo quy định.
• Khi các thông tin cần có trên Comercial invoice chưa đầy đủ hoặc chưa đủ điều kiện để phát hành và 2 bên cần thống nhất, thảo luận và có thể phát hành hóa đơn thương mại cho lô hàng đó.

2.2. Nội dung phải có trong hóa đơn chiếu lệ

Proforma invoice được coi là tiền đề để phát hành hợp đồng thương mại, giúp hai bên xuất khẩu và nhập khẩu tránh các sai sót không đáng có và kịp thời điều chỉnh các nội dung chưa hợp lý nếu cần. Nội dung trong hóa đơn chiếu lệ thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin hóa đơn: số và ngày hóa đơn (date, invoice number)
• Thông tin bên bán: Họ tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, Số điện thoại, fax của bên bán
• Thông tin bên mua: Họ tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, Số điện thoại, fax của bên mua
• Thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa, mẫu mã, đơn giá của hàng hóa, số lượng, cách đóng gói, tổng tiền cần thanh toán….
• Payment term: Phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận
• Thông tin ngân hàng bên xuất khẩu
• Port of Loading: Tên cảng bốc hàng
• Port of Destination: Tên cảng hàng đến.
• ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): Ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến nơi.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!

3. Mẫu Proforma invoice mới nhất

Dưới đây là một số mẫu proforma invoice mới nhất:

Mẫu 1:

Mẫu 2:

4. Proforma invoice khác gì với Commercial Invoice

Proforma invoice và Commercial invoice có những điểm khác nhau về tính chất pháp lý, thời điểm phát hành, mục đích sử dụng, xác nhận thỏa thuận, giá trị thanh toán. Cụ thể như sau:

• Tính chất pháp lý: Hóa đơn thương mại có hiệu lực pháp lý, dùng để làm thủ tục thông quan hoặc thanh toán. Trong khi đó, hóa đơn chiếu lệ không có giá trị pháp lý, được sử dụng như một hóa đơn để cung cấp các thông tin liên quan đến lô hàng mà không sử dụng để thanh toán hay nhận tiền dựa trên hóa đơn đó.
• Thời điểm phát hành: Hóa đơn chiếu lệ thường không bắt buộc về thời điểm phát hành, thường được phát hành khi lô hàng chưa được gửi đi và chưa tiến đến ký hợp đồng chính thức. Hóa đơn thương mại lại được phát hành sau khi lô làng đã đóng vào container hoặc đã được gửi đi.
• Mục đích sử dụng: Hóa đơn chiếu lệ được xem là bản nháp của hóa đơn thương mại để hai bên mua bán thống nhất và thỏa thuận với nhau về các nội dung, hóa đơn này có thể điều chỉnh và sửa đổi trước khi ký kết chính thức. Còn hóa đơn thương mại khi đã phát hành thì không thể thay đổi, các thông tin về lô hàng đã được xác nhận.
• Xác nhận thỏa thuận: Commercial invoice xác nhận các giao dịch kinh doanh và ràng buộc giữa các bên còn proforma invoice cam kết tạm thời giữa bên mua và bên bán.
• Giá trị thanh toán: Hóa đơn chiếu lệ không thể làm chứng từ phục vụ thanh toán, còn hóa đơn thương mại được sử dụng làm chứng từ thanh toán giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu.

Sự khác nhau giữa proforma invoice và commercial invoice được thể hiện qua bảng sau:

Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng đầy đủ các quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC với nhiều tính năng ưu việt, hỗ trợ người dùng quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra nhanh chóng và tiện lợi.

Quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm hiểu về việc chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử hãy để lại thông tin liên hệ, đội ngũ hỗ trợ tư vấn của MISA sẽ liên hệ và giải đáp mọi thắc mắc hoàn toàn miễn phí.