Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cho từng trường hợp cụ thể

Hóa đơn điều chỉnh giảm được lập trong những trường hợp cụ thể nào và cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thực hiện ra sao chính là băn khoăn của không ít các doanh nghiệp. Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ hơn các nội dung kể trên.

1. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khi nào?

Các trường hợp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm bao gồm:

1.1. Doanh nghiệp giảm giá hàng bán

Trong trường hợp sau khi lập hóa đơn và thực hiện hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện ra chất lượng hàng hóa không đảm bảo hoặc hàng hóa bán bị lỗi và quyết định giảm giá cho người mua thì cần lập hóa đơn đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn điện tử đã lập.

1.2. Doanh nghiệp thực hiện chiết khấu thương mại

Trường hợp nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho khách hàng thì người bán cần thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.

Đọc thêm: 

1.3. Hóa đơn đã lập bị sai sót

Căn cứ theo quy định tại điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua và có sai sót các nội dung liên quan đến mã số thuế, thuế suất, số tiền ghi trên hóa đơn, quy cách, chất lượng hàng hóa, tiền thuế thì có thể lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.

Đọc thêm: [Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123

2. Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78

Căn cứ theo quy định tại Thông tư 78/2021/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ gồm các bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm

Chọn hóa đơn gốc bị sai sót và chọn lập hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn

• Bước 2: Ghi đầy đủ các nội dung trên hóa đơn điều chỉnh giảm

Ghi điều chỉnh giảm các thông tin hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng bao gồm các nội dung về tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế theo hướng dẫn tại công văn 1647/TCT-CS

• Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

Người bán xuất hóa đơn, ký số và gửi cho người mua (với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế)

Lưu ý: Trường hợp điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP thì theo quy định tại khoản 6 điều 12 Thông tư 78/2021/NĐ-CP quy định sẽ không thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ

3. Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trên MISA Meinvoice

→ Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng

Hóa đơn gốc ghi sai thông tin về số lượng hàng hóa: Số lượng ghi trên hóa đơn 50, số lượng đúng là 30.

Bước 1: Tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa xuống 20. Số lượng giảm dẫn đến thành tiền theo số lượng giảm, tiền thuế giảm, tổng tiền thanh toán giảm, kế toán lập hóa đơn điều chỉnh khai báo nội dung như bước 2.

Bước 2: Khai báo giá trị âm số lượng hàng hóa giảm và các giá trị liên quan thay đổi khi số lượng giảm gồm: Thành tiền, Tổng tiền hàng, Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán.

Lưu ý: Bỏ chọn Tự động tính toán số liệu điều chỉnh phục vụ việc chỉ khai báo các thông tin cần điều chỉnh.

Hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá hàng hóa hiển thị các thông tin điều chỉnh tương ứng.

→Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu

• Trường hợp 1: Điều chỉnh giảm thành tiền của hàng hóa, dịch vụ bất kỳ trên hóa đơn

Nếu điều chỉnh giảm thành tiền của hàng hóa, dịch vụ bất kỳ trên hóa đơn, kế toán ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh như sau:

• Không nhấn tích chọn Tự động tính toán số liệu điều chỉnh phục vụ việc chỉ khai báo các thông tin cần điều chỉnh.
• Ở cột Tính chất HHDV, nhấn chọn Hàng hóa dịch vụ.
• Điền thông tin tên hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh giảm thành tiền.
• Ghi thành tiền chênh lệch: Ghi âm số tiền điều chỉnh
• Thành tiền tăng=> Tiền thuế GTGT tăng=> Tổng tiền thanh toán của hàng hóa tăng. Ghi âm tiền thuế suất thuế GTGT, tổng tiền thanh toán theo số tiền điều chỉnh.

Hóa đơn điều chỉnh hiển thị thông tin tương ứng.

• Trường hợp 2: Điều chỉnh giảm thành tiền của toàn hóa đơn

Nếu điều chỉnh giảm thành tiền của toàn hóa đơn, kế toán ghi thông tin trên hóa đơn điều chỉnh như sau:

• Không nhấn tích chọn Tự động tính toán số liệu điều chỉnh phục vụ việc chỉ khai báo các thông tin cần điều chỉnh.
• Ở cột Tính chất HHDV, nhấn chọn Ghi chú/diễn giải.
• Ở cột Tên hàng hóa dịch vụ: Ghi điều chỉnh giảm thành tiền cho hóa đơn…
• Ghi thành tiền chênh lệch: Ghi âm số tiền điều chỉnh.
• Thành tiền tăng=> tiền thuế GTGT tăng=> Tổng tiền thanh toán tăng. Ghi âm tiền thuế suất thuế GTGT, tổng tiền thanh toán theo thành tiền điều chỉnh.

 Hóa đơn điều chỉnh hiển thị thông tin tương ứng.

→ Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá

Hóa đơn gốc bị ghi sai thông tin đơn giá hàng hóa: Đơn giá ghi trên hóa đơn 250.000 VNĐ, đơn giá đúng là 200.000 VNĐ.

Bước 1: Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá bán hàng hóa xuống 50.000 VNĐ. Đơn giá giảm dẫn đến thành tiền theo đơn giá giảm, tiền thuế giảm, tổng tiền thanh toán giảm, kế toán lập hóa đơn điều chỉnh khai báo nội dung như bước 2

Bước 2: Điền thông tin giá trị âm đơn giá giảm và các giá trị liên quan thay đổi khi đơn giá giảm gồm: Thành tiền, Tổng tiền hàng, Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán.

Lưu ý: Bỏ nhấn tích chọn Tự động tính toán số liệu điều chỉnh phục vụ việc chỉ khai báo các thông tin cần điều chỉnh.

 Hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá hàng hóa hiển thị các thông tin điều chỉnh tương ứng.

→ Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm tiền thuế

Hóa đơn gốc có mặt hàng được giảm thuế từ 10% xuống 8% theo nghị quyết 43/2022/QH15 nhưng lại khai báo thuế suất 10 %.

Bước 1: Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm thuế suất xuống còn 8%. Mức thuế suất giảm dẫn đến tiền thuế giảm và tổng tiền thanh toán giảm kế toán lập hóa đơn điều chỉnh khai báo nội dung như bước 2.

Bước 2: Khai báo mức thuế suất 8% và ghi âm các giá trị liên quan thay đổi khi mức thuế suất giảm gồm: Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán.

Lưu ý: Bỏ tích chọn Tự động tính toán số liệu điều chỉnh phục vụ việc chỉ khai báo các thông tin cần điều chỉnh.

 Hóa đơn điều chỉnh giảm thuế suất hiển thị các thông tin điều chỉnh tương ứng.

4. Hóa đơn điều chỉnh giảm có ghi số âm không?

Căn cứ theo quy định tại điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Do đó, trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót và cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm thì nội dung điều chỉnh giảm được ghi dấu âm theo đúng với thực tế điều chỉnh.

Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng đầy đủ các quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC với nhiều tính năng ưu việt, hỗ trợ người dùng quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra nhanh chóng và tiện lợi.