Cách hạch toán phân bổ tài khoản 242 – Chi phí trả trước

Tài khoản 242 là tài khoản gì và cách hạch toán phân bổ tài khoản 242 – Chi phí trả trước theo thông tư 200/2014/TT-BTC được thực hiện như thế nào? Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ chi tiết hơn.

1. 242 là tài khoản gì?

242 – Chi phí trả trước là tài khoản dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau.

2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 242

• Các nội dung được phản ánh là chi phí trả trước, gồm:

• • Chi phí trả trước về thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nhiều kỳ kế toán.
  • Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động được phân bổ tối đa không quá 3 năm.
  • Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,…) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán.
  • Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.
  • Chi phí đi vay trả trước về lãi tiền vay hoặc lãi trái phiếu ngay khi phát hành.
  • Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phân bổ tối đa không quá 3 năm.
  • Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính.
  • Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động.
  • Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ – công ty con có phát sinh lợi thế thương mại hoặc khi cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước có phát sinh lợi thế kinh doanh.
  • Các khoản chi phí trả trước khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều kỳ kế toán.

Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình được ghi nhận ngay là chi phí sản xuất kinh doanh, không ghi nhận là chi phí trả trước.

• Việc tính và phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD từng kỳ kế toán phải căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức hợp lý.
• Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn trả trước đã phát sinh, đã phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.
• Đối với các khoản chi phí trả trước bằng ngoại tệ, trường hợp tại thời điểm lập báo cáo có bằng chứng chắc chắn về việc người bán không thể cung cấp hàng hoá, dịch vụ và doanh nghiệp sẽ chắc chắn nhận lại các khoản trả trước bằng ngoại tệ thì được coi là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch).

Có thể bạn quan tâm? Kế toán chi phí là gì? Vai trò, nhiệm vụ kế toán chi phí Cách hạch toán TK 331 – Tài khoản phải trả cho người bán

3. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 242 – Chi phí trả trước

• Bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ.
• Bên Có: Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí SXKD trong kỳ.
• Số dư bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử đứng đầu danh sách được Tổng cục Thuế lựa chọn TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!

4. Cách hạch toán phân bổ tài khoản 242 – Chi phí trả trước

4.1. Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước phải phân bổ dần vào chi phí SXKD của nhiều kỳ, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,…

Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD, ghi:

Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

4.2. Khi trả trước tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều kỳ, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112,…

• Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, chi phí trả trước bao gồm cả thuế GTGT.

4.3. Đối với công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ, khi xuất dùng, cho thuê, ghi:

• Khi xuất dùng hoặc cho thuê, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.

• Định kỳ tiến hành phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê đã xuất kho theo tiêu thức hợp lý. Căn cứ để xác định mức chi phí phải phân bổ mỗi kỳ có thể là thời gian sử dụng hoặc khối lượng sản phẩm, dịch vụ mà công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh trong từng kỳ kế toán. Khi phân bổ, ghi:

Nợ các TK 623, 627, 641, 642,…

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

4.4. Trường hợp mua TSCĐ và bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp:

• Khi mua TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình hoặc mua bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa về sử dụng ngay cho SXKD, hoặc để nắm giữ chờ tăng giá hoặc cho thuê hoạt động, ghi:

Nợ các TK 211, 213, 217 (nguyên giá – ghi theo giá mua trả tiền ngay)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước, phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa Tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) Giá mua trả tiền ngay trừ (-) Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

• Định kỳ, thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có các TK 111, 112 (số phải trả định kỳ bao gồm cả giá gốc và lãi trả chậm, trả góp phải trả định kỳ).

• Định kỳ, tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp phải trả, ghi:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

4.5. Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh lớn, doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ, phải phân bổ chi phí vào nhiều kỳ kế toán, khi công việc sửa chữa hoàn thành:

• Kết chuyển chi phí sửa chữa TSCĐ vào tài khoản chi phí trả trước, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước.

Có TK 241 – XDCB dở dang (2413).

• Định kỳ, tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:

Nợ các TK 623, 627, 641, 642,…

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

4.6. Trường hợp doanh nghiệp trả trước lãi tiền vay cho bên cho vay:

• Khi trả trước lãi tiền vay, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có các TK 111, 112.

• Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay theo số phải trả từng kỳ vào chi phí tài chính hoặc vốn hoá tính vào giá trị tài sản dở dang, ghi:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (chi phí đi vay ghi vào chi phí SXKD trong kỳ)

Nợ TK 241 – XDCB dở dang (nếu chi phí đi vay được vốn hoá vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (nếu chi phí đi vay được vốn hoá vào giá trị tài sản sản xuất dở dang)

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

4.7. Khi doanh nghiệp phát hành trái phiếu theo mệnh giá để huy động vốn vay, nếu doanh nghiệp trả trước lãi trái phiếu ngay khi phát hành, chi phí lãi vay được phản ánh vào bên Nợ TK 242 (chi tiết lãi trái phiếu trả trước), sau đó phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí.

• Tại thời điểm phát hành trái phiếu, ghi:

Nợ các TK 111, 112 (tổng số tiền thực thu)

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (chi tiết lãi trái phiếu trả trước)

Có TK 34311 – Mệnh giá trái phiếu.

• Định kỳ, phân bổ lãi trái phiếu trả trước vào chi phí đi vay từng kỳ, ghi:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu tính vào chi phí tài chính trong kỳ)

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (nếu được vốn hoá vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (vốn hoá vào tài sản sản xuất dở dang)

Có TK 242 – Chi phí trả trước (chi tiết lãi trái phiếu trả trước) (số lãi trái phiếu phân bổ trong kỳ).

4.8. Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ – công ty con (mua tài sản thuần), tại ngày mua nếu phát sinh lợi thế thương mại:

• Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được bên mua thanh toán bằng tiền, hoặc các khoản tương đương tiền, ghi:

Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217.… (theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (chi tiết lợi thế thương mại)

Có các TK 331, 3411, … (theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)

Có các TK 111, 112, 121 (số tiền hoặc các khoản tương đương tiền bên mua đã thanh toán).

• Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được thực hiện bằng việc bên mua phát hành cổ phiếu, ghi:

Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217,… (theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (chi tiết lợi thế thương mại)

Nợ TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (giá phát hành nhỏ hơn mệnh giá)

Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu (theo mệnh giá)

Có các TK 331, 3411… (theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)

Có TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần(giá phát hành lớn hơn mệnh giá).

4.9. Các doanh nghiệp chưa phân bổ hết lỗ chênh lệch tỷ giá trong giai đoạn trước hoạt động phải kết chuyển toàn bộ số lỗ lũy kế đang theo dõi trên TK 242 sang TK 635 – Chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

4.10. Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu khoản tiền thuê đất trả trước không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình, được đánh giá tăng vốn Nhà nước, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.

4.11. Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu giá trị thực tế của vốn Nhà nước lớn hơn giá trị ghi sổ của vốn Nhà nước, kế toán ghi tăng vốn Nhà nước và ghi nhận phần chênh lệch là lợi thế kinh doanh, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.

4.12. Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

4.13. Dối với bảo hiểm tiền gửi

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 14 Thông tư 177/2015/TT-BTC đối với bảo hiểm tiền gửi áp dụng phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu sau:

a) Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước phải phân bổ dần vào chi phí hoạt động của nhiều kỳ, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,…

Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí hoạt động căn cứ vào nội dung của các khoản chi phí trả trước để phân bổ vào các tài khoản chi phí có liên quan, ghi:

Nợ TK 631 – Chi hoạt động BHTG

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

b) Khi trả trước tiền thuê TSCĐ theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động của đơn vị cho nhiều kỳ, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có các TK 111, 112

Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước tiền thuê TSCĐ vào chi phí hoạt động trong kỳ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

c) Đối với công cụ, dụng cụ liên quan đến hoạt động của đơn vị trong nhiều kỳ, khi xuất dùng, ghi:

• Khi xuất dùng, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.

• Định kỳ tiến hành phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ đã xuất kho theo tiêu thức hợp lý. Căn cứ để xác định mức chi phí phải phân bổ mỗi kỳ có thể là thời gian sử dụng mà công cụ, dụng cụ tham gia vào hoạt động, khi phân bổ, ghi:

Nợ TK 631 – Chi hoạt động BHTG

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

d) Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh lớn, đơn vị không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ, phải phân bổ chi phí vào nhiều kỳ kế toán, khi công việc sửa chữa hoàn thành:

• Kết chuyển chi phí sửa chữa TSCĐ vào tài khoản chi phí trả trước, ghi:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước.

Có TK 241 – XDCB dở dang (2413).

• Định kỳ, tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí hoạt động trong kỳ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

5. Ví dụ hạch toán phân bổ chi phí trả trước cụ thể

Ví dụ: Công ty X thuê một tòa nhà từ 01/01/2023 của công ty Y phục vụ cho bộ phận văn phòng và đã trả trước cho Công ty X 2 năm tiền nhà. Công ty X áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Công ty Y xuất hóa đơn như sau:

• Giá thuê chưa bao gồm thuế GTGT là 15 tỷ
• Thuế GTGT là 1,5 tỷ
• Tổng tiền thanh toán là : 16,5 tỷ
• Công ty X đã thanh toán bằng TGNH cho công ty Y.

Yêu cầu: Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên tại ngày phát sinh và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm 2023 liên quan đến nghiệp vụ trên.

Hướng dẫn hạch toán:

Căn cứ vào hướng dẫn tại thông tư 200 và bộ chứng từ tiến hành hạch toán như sau:

• Ghi nhận trích trước TGNH để thuê nhà

Nợ TK 242 (Chi phí trả trước dài hạn): 15.000.000.000

Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 1.500.000.000

Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 16.500.000.000

Sau đó, kế toán sẽ ghi nhận chi phí trả trước này vào trong bảng phân bổ chi phí trả trước và phân bổ là 2 năm.

Một năm chi phí là:

• Chi phí tiền nhà 1 năm = 15.000.000.000 : 2 = 7.500.000.000VND
• Chi phí tiền nhà 1 tháng = 7.500.000.000 : 12 = 625.000.000 VND

Cuối mỗi tháng kế toán công ty X dựa vào phiếu kế toán phân bổ + bảng phân bổ chi phí trả trước hạch toán như sau:

Nợ TK 642: 625.000.000

Có TK 242: 625.000.000

6. Giải đáp một số thắc mắc về tài khoản 242

Chi phí trả trước là tài sản hay nguồn vốn?

Chi phí trả trước ban đầu được ghi nhận là tài sản trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp vì đã thực hiện trả trước cho chúng và chưa nhận được lợi ích tương ứng.

Trong các kỳ kế toán sau, chi phí trả trước được kết chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh tương ứng.

Tài khoản 242 phân bổ tối đa bao nhiêu năm?

Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên Tài khoản 242 và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm, ghi:

Nợ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Có Tài khoản 242 – Chi phí trả trước.

Tài khoản 242 có số dư cuối kỳ không? Tài khoản 242 có số dư bên nào?

Tài khoản 242 có số dư bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA MeInvoice – Tự động hóa 80% nghiệp vụ xử lý & quản lý hóa đơn đầu vào giúp công việc của kế toán dễ dàng, nhanh chóng, không lo sai sót.

Phần mềm mang đến nhiều tiện ích nổi bật như:

• Tự động ĐỒNG BỘ 100% HÓA ĐƠN từ hàng loạt nhà cung cấp
• Tự động PHÂN TÍCH, KIỂM TRA & CẢNH BÁO tính chính xác, hợp pháp, hợp lệ của: Thông tin hóa đơn, thông tin chữ ký số, trạng thái hoạt động của người bán; cảnh báo nhà cung cấp nào nằm trong đối tượng rủi ro về thuế
• Tự động ĐỒNG BỘ HÓA ĐƠN lên phần mềm kế toán
• Quản lý, lưu trữ hóa đơn tập trung trên 1 nền tảng duy nhất, tránh thất lạc

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng ĐĂNG KÝ tại: