Công nợ là gì? Khái niệm, phân loại và cách quản lý

Công nợ là gì? Đây là khái niệm quen thuộc trong quản lý tài chính, dùng để chỉ các khoản tiền phải thu và phải trả giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp. Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về khái niệm này.

1. Tổng quan về công nợ

1.1. Công nợ là gì?

Công nợ là khoản tiền phát khi doanh nghiệp hay cá nhân thực hiện các giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa/dịch vụ với một cá nhân hay tổ chức khác nhưng không thanh toán hoặc chưa thực hiện thanh toán đủ tại thời điểm đó mà phải thực hiện chuyển sang kỳ thanh toán sau.

1.2. Công nợ tiếng anh là gì?

Công nợ tiếng anh được gọi là “debt” hoặc “liability”, tùy thuộc vào ngữ cảnh sử dụng. Cụ thể:

• Debt: Là số tiền đi vay và phải được trả lại. Ví dụ: số dư nợ thẻ tín dụng, khoản vay ngắn hạn bổ sung vốn lưu động cho doanh nghiệp, các khoản vay dài hạn tái đầu tư … là nợ vay (debt).
• Liability: Nợ phải trả là bất kỳ nghĩa vụ kinh tế nào, bao gồm cả nợ vay nhưng thông thường phát sinh từ những khoản phải trả ngoài nợ vay như các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên, các khoản tiền hàng phải trả cho nhà cung cấp, …

Các thuật ngữ liên quan tới công nợ:

Tiếng Việt	Tiếng Anh	Ý nghĩa
Kiểm tra công nợ	Auditing account	Là hoạt động kiểm tra lại công nợ phải thu và công nợ phải trả
Nợ quá hạn	Past Due	Khoản công nợ đã quá hạn thanh toán từ đối tác hoặc khách hàng.
Đối chiếu công nợ	Debt comparison	Là hoạt động kiểm tra, so sánh công nợ phải thu và phải trả trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp với số liệu trên hợp đồng hoặc trong giao dịch thực tế.
Báo cáo công nợ	Debt report	Là tổng hợp các báo cáo để theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả nhằm lên kế hoạch kiểm soát và quản lý tối ưu hơn.
Nợ xấu	Bad Debt	Khoản nợ không thể thực hiện thu hồi được từ đối tác hoặc khách hàng.
Thu hồi công nợ	Collecting debt	Là hoạt động đòi lại số tiền mà khách hàng hoặc đối tác kinh doanh đang nợ doanh nghiệp, xảy ra khi họ không thanh toán hoặc chậm thanh toán so với thời hạn đã thỏa thuận.
Hạn thanh toán nợ	Due Date	Ngày cuối cùng để đối tác hoặc khách hàng phải thực hiện thanh toán khoản nợ.
Cấn trừ công nợ	Clearing debt	Là hoạt động diễn ra giữa hai hoặc nhiều đơn vị kinh doanh khi họ mua bán hoặc cung cấp dịch vụ lẫn nhau; khi đó giao dịch thanh toán được thực hiện bằng cách cấn trừ vào công nợ giữa các bên.

Có thể bạn quan tâm?

---

• Kế toán công nợ là gì? Công việc của kế toán công nợ cần làm
• Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ file Word, Excel mới nhất

2. Các loại công nợ phổ biến hiện nay

2.1. Công nợ phải thu

Khái niệm công nợ phải thu

Công nợ phải thu là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân bán hàng hóa/cung ứng dịch vụ cho các cá nhân, tổ chức khác mà chưa thu được hoặc chưa thu đủ.

Trường hợp doanh nghiệp có các khoản công nợ phải thu thì kế toán cần thường xuyên thực hiện đối soát và theo dõi các khoản công nợ để đảm bảo thu nợ đúng hạn cho doanh nghiệp, tránh việc không thu hồi nợ kịp thời gây chiếm dụng vốn.

Quy trình xử lý công nợ phải thu

Quy trình quản lý công nợ phải thu được thực hiện theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Xác định công nợ phải thu
  • Rà soát hóa đơn, hợp đồng và các tài liệu tài chính liên quan để xác định số tiền cần thu từ khách hàng.
  • Đối chiếu các điều khoản thỏa thuận để xác định thời gian thu cụ thể.
• Bước 2: Kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của công nợ
  • Kiểm tra các thông tin quan trọng như số tiền, ngày hết hạn và điều kiện thanh toán.
  • Đảm bảo công nợ chưa được thanh toán bằng cách so sánh với hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp.
• Bước 3: Gửi thông báo thu tiền
  • Gửi thông báo chính thức cho khách hàng, bao gồm số tiền, thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán.
  • Nhắc nhở khách hàng nếu công nợ bị quá hạn và thông báo lại với người phụ trách của khách hàng khi cần.
• Bước 4: Theo dõi việc thu tiền
  • Theo dõi tiến trình thanh toán để đảm bảo số tiền được thanh toán đúng hạn và theo thỏa thuận.
  • Ghi nhận thông tin thanh toán, bao gồm ngày thu, số chứng từ và các thông tin liên quan trong hệ thống quản lý.
• Bước 5: Xử lý ngoại lệ và tranh chấp
  • Giải quyết các tranh chấp hoặc sai lệch liên quan đến công nợ.
  • Thương lượng các phương án thanh toán linh hoạt nếu khách hàng gặp khó khăn, hoặc áp dụng biện pháp pháp lý nếu khoản nợ lớn bị quá hạn quá lâu.
• Bước 6: Đối chiếu và báo cáo
  • Đối chiếu công nợ phải thu với hệ thống tài chính, giảm số dư tương ứng sau mỗi lần thanh toán.
  • Báo cáo tình trạng và tiến độ thu tiền cho bộ phận tài chính và quản lý, đảm bảo sự minh bạch và kiểm soát tốt các khoản công nợ.

Quy trình này giúp doanh nghiệp quản lý công nợ phải thu hiệu quả, giảm thiểu rủi ro nợ xấu và tối ưu hóa dòng tiền.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử đứng đầu danh sách được Tổng cục Thuế lựa chọn TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!

2.2. Công nợ phải trả

Khái niệm công nợ phải trả

Công nợ phải trả là khoản tiền mà cá nhân hoặc doanh nghiệp có nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ khi trước đó chưa thực hiện thanh toán hoặc chưa thanh toán đầy đủ.

Đối với công nợ phải trả, bộ phận kế toán cần thường xuyên theo dõi, giám sát và đối chiếu số liệu, sổ sách cũng như thời hạn thanh toán để đảm bảo thực hiện đúng cam kết với nhà cung cấp. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.

Quy trình xử lý công nợ phải trả

Quy trình quản lý công nợ phải trả được thực hiện theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Xác định công nợ phải trả

• • Rà soát hóa đơn, hợp đồng, chứng từ và các tài liệu tài chính liên quan để xác định nguồn gốc của công nợ phải trả.
  • Xác định số tiền cần thanh toán, thời hạn đáo hạn và các điều kiện thanh toán đã thỏa thuận với nhà cung cấp.
  • Kiểm tra tính hợp lệ của công nợ, đảm bảo khoản nợ chưa được thanh toán bằng cách so sánh với sổ sách và hệ thống quản lý công nợ.
• Bước 2: Lựa chọn phương thức thanh toán

• • Dựa trên hợp đồng, chính sách thanh toán và yêu cầu của nhà cung cấp để chọn phương thức thanh toán phù hợp như chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt, séc hoặc các hình thức khác.
  • Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để thống nhất về phương thức thanh toán nếu cần.

• Bước 3: Xác định ưu tiên thanh toán

Doanh nghiệp cần sắp xếp thứ tự ưu tiên thanh toán các khoản nợ dựa trên mức độ cấp thiết, thời hạn và khả năng thanh toán.

• Bước 4: Chuẩn bị thông tin thanh toán

Lập phiếu thanh toán hoặc hóa đơn thanh toán đầy đủ thông tin, bao gồm số tiền cần trả, mã số hóa đơn, thông tin ngân hàng, và liên hệ của cả doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp.

• Bước 5: Thực hiện thanh toán

• • Đến thời hạn, thực hiện thanh toán theo phương thức đã thỏa thuận trước đó.
  • Ghi nhận các thông tin thanh toán như ngày thanh toán, số chứng từ, và các chi tiết liên quan trong hệ thống quản lý công nợ.

• Bước 6: Theo dõi và cập nhật

• • Theo dõi quá trình thanh toán để đảm bảo thực hiện đúng hạn và đúng số tiền.
  • Cập nhật thông tin thanh toán vào hệ thống quản lý công nợ để duy trì sự minh bạch và chính xác.

• Bước 7: Xử lý ngoại lệ và vấn đề phát sinh

• • Giải quyết các trường hợp ngoại lệ như tranh chấp về số tiền hoặc điều kiện thanh toán bằng cách thương lượng lại hoặc điều chỉnh các thông tin liên quan.
  • Đối với vấn đề nghiêm trọng, có thể cần sự tham gia của bộ phận quản lý cấp cao hoặc tư vấn pháp lý.

• Bước 8: Đối chiếu và báo cáo

• • Đối chiếu công nợ phải trả với sổ sách, phần mềm kế toán và hệ thống quản trị tài chính của doanh nghiệp.
  • Báo cáo tình trạng công nợ và tiến độ thanh toán cho các bên liên quan như nhà quản lý, bộ phận tài chính – kế toán và nhà cung cấp để đảm bảo quản lý hiệu quả.
  • Quy trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ phải trả một cách rõ ràng, tránh sai sót và duy trì mối quan hệ với các đối tác cung cấp.

3. Cách quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý công nợ là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, đảm bảo khả năng thanh toán và duy trì mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp. Dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình quản lý công nợ:

• Bước 1. Xác định công nợ

• • Công nợ phải thu: Rà soát hóa đơn, hợp đồng và tài liệu liên quan để xác định số tiền mà khách hàng cần thanh toán cho doanh nghiệp.
  • Công nợ phải trả: Xác định số tiền doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp hoặc đối tác dựa trên các chứng từ tài chính, hợp đồng.

• Bước 2: Kiểm tra và xác nhận công nợ

• • Đối chiếu các khoản công nợ với sổ sách kế toán và hệ thống quản lý tài chính để đảm bảo tính chính xác.
  • Kiểm tra các thông tin quan trọng như số tiền, thời hạn thanh toán, điều kiện giao dịch để xác nhận rằng công nợ hợp lệ.
  • Thống nhất với đối tác hoặc khách hàng qua biên bản đối chiếu công nợ nếu cần.

• Bước 3: Theo dõi hạn thanh toán

• • Thiết lập danh sách chi tiết các khoản công nợ, bao gồm thời hạn thanh toán và mức độ ưu tiên.
  • Sử dụng phần mềm quản lý công nợ hoặc các công cụ hỗ trợ để gửi thông báo nhắc nhở trước ngày đến hạn cho khách hàng, nhà cung cấp.

• Bước 4: Thực hiện thanh toán và thu nợ

• • Thanh toán công nợ: Khi đến hạn, thực hiện thanh toán đúng số tiền, đúng phương thức và thời gian đã thỏa thuận với nhà cung cấp.
  • Thu hồi công nợ: Gửi thông báo thu nợ chính thức đến khách hàng, bao gồm thông tin chi tiết về khoản công nợ, thời hạn thanh toán và phương thức thực hiện.

• Bước 5: Xử lý ngoại lệ và tranh chấp

• • Trường hợp sai sót: Nếu phát hiện sai lệch về số liệu hoặc thông tin giao dịch, doanh nghiệp cần xác minh nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
  • Khó khăn thanh toán: Nếu khách hàng hoặc doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính, cần thương lượng lại các điều khoản thanh toán như gia hạn thời gian hoặc thiết lập lịch trả nợ phù hợp.
  • Tranh chấp công nợ: Đối với các khoản nợ lớn hoặc tranh chấp kéo dài, có thể cần sự can thiệp của bộ phận pháp lý hoặc lãnh đạo cấp cao.

• Bước 6: Đối chiếu và cập nhật hệ thống

• • Định kỳ đối chiếu công nợ giữa sổ sách kế toán, phần mềm quản lý tài chính và các tài liệu liên quan để đảm bảo tính chính xác.
  • Cập nhật trạng thái thanh toán của từng khoản công nợ vào hệ thống, giảm số dư công nợ tương ứng sau mỗi lần thu hồi hoặc thanh toán.

• Bước 7: Báo cáo công nợ

• • Lập báo cáo tổng hợp về tình trạng công nợ (cả phải thu và phải trả), bao gồm số dư hiện tại, tiến độ thanh toán và các khoản chậm trễ.
  • Cung cấp báo cáo này cho các bên liên quan như lãnh đạo doanh nghiệp, bộ phận tài chính hoặc kế toán để có phương án quản lý và xử lý phù hợp.

Nắm bắt nhu cầu về việc ứng dụng các giải pháp công nghệ trong quản lý tài chính – kế toán cho doanh nghiệp, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA được thiết kế đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giải quyết tối ưu các vấn đề Doanh nghiệp đang gặp phải: Phát hành, Lưu trữ, quản lý, tìm kiếm,…hóa đơn.

Hàng loạt báo lớn như: VnExpress, Dân trí, Cafebiz, ITCnews, Tạp chí Thuế… đã nhận định rằng MISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất, là giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu Việt Nam với các tính năng ứng dụng vượt trội:

• Phát hành và tra cứu hóa đơn mọi lúc mọi nơi ngay cả trên Mobile
• Chẳng lo nhập lại dữ liệu, tối giản hóa quy trình khi kết nối thông minh mới phần mềm kế toán phổ biến nhất, phần mềm bán hàng được ưa chuộng nhất và các phần mềm quản trị khác.
• Tuyệt đối bảo mật nhờ công nghệ Blockchain bản quyền
• Chất lượng chuyên môn tư vấn cao, hỗ trợ tận tình trong suốt quá trình sử dụng của khách hàng.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng ĐĂNG KÝ tại: