Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ file Word, Excel mới nhất

Biên bản xác nhận công nợ là một tài liệu quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp xác minh các khoản nợ giữa các bên đối tác. Hãy cùng MISA meInvoice đọc bài viết dưới đây để nắm rõ các mẫu biên bản xác nhận công nợ file Word, Excel mới nhất.

1. Khi nào cần lập biên bản xác nhận công nợ?

Biên bản xác nhận công nợ được lập khi kế toán kiểm tra, kiểm soát các khoản nợ của doanh nghiệp với nhà cung cấp, khách hàng có thực hiện thanh toán đúng theo hợp đồng đã thỏa thuận hay không.

Xác nhận công nợ thường được thực hiện sau khi đối chiếu các khoản nợ và cần xác nhận lại các khoản nợ giữa các bên liên quan. Các trường hợp cần dùng biên bản xác nhận công nợ bao gồm:

• Khi thực hiện ký kết hợp đồng: Biên bản xác nhận công nợ được dùng để xác nhận rằng hai bên đã đồng ý về thông tin liên quan đến công nợ.
• Khi thanh toán thuê bao: Biên bản xác nhận công nợ giúp các bên liên quan đảm bảo tính chính xác khi thực hiện thanh toán một khoản phí theo thời gian.
• Khi khách hàng thanh toán: Biên bản xác nhận công nợ được sử dụng trong trường hợp để xác nhận số tiền khách hàng cần thanh toán và đảm bảo tính chính xác của số tiền.

Các bước xác nhận công nợ được thực hiện như sau:

• Bước 1: Xác định các thông tin liên quan đến công nợ, hình thức thanh toán, ngày thanh toán.
• Bước 2: Lập biên bản xác nhận công nợ, đảm bảo các thông tin đầy đủ và chính xác.
• Bước 3: Các bên xác nhận thông tin và ký biên bản.
• Bước 4: Lưu trữ biên bản xác nhận công nợ cho tới khi việc thanh toán công nợ được hoàn tất.

2. Mẫu biên bản xác nhận công nợ

• Mẫu biên bản xác nhận công nợ cho công ty

Mẫu số 1

>> Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ cho công ty TẠI ĐÂY

Mẫu số 2:

>> Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ cho công ty TẠI ĐÂY

• Mẫu biên bản xác nhận công nợ cho cá nhân

>> Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ cho cá nhân TẠI ĐÂY

Có thể bạn quan tâm?

• Kế toán công nợ là gì? Công việc của kế toán công nợ cần làm
• Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ file Word, Excel mới nhất
• Công nợ là gì? Khái niệm, phân loại và cách quản lý

3. Cách điền mẫu biên bản xác nhận công nợ

Biên bản xác nhận công nợ là tài liệu quan trọng trong việc ghi nhận sự thỏa thuận về số tiền nợ giữa hai bên và thường được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh để xác nhận tình trạng công nợ của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Dưới đây là hướng dẫn cách điền mẫu biên bản xác nhận công nợ:

• Tiêu đề

• • Tên tài liệu: “BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ”.
  • Ngày lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên bản.

• Thông tin bên có công nợ (Bên nhận nợ)

• • Tên đơn vị/cá nhân: Ghi rõ tên doanh nghiệp hoặc cá nhân bên nhận nợ.
  • Mã số thuế/CMND/Căn cước công dân: Điền thông tin mã số thuế (doanh nghiệp) hoặc CMND/Căn cước công dân (cá nhân).
  • Địa chỉ: Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính (doanh nghiệp) hoặc nơi cư trú (cá nhân).
  • Số điện thoại: Liên hệ qua số điện thoại của bên nhận nợ.

• Thông tin bên nợ (Bên phải trả nợ)

• • Tên đơn vị/cá nhân: Ghi rõ tên doanh nghiệp hoặc cá nhân phải trả nợ.
  • Mã số thuế/CMND/Căn cước công dân: Điền thông tin tương ứng.
  • Địa chỉ: Ghi địa chỉ cụ thể của bên nợ.
  • Số điện thoại: Liên hệ qua số điện thoại của bên nợ.

• Nội dung xác nhận công nợ

• • Mã hợp đồng (nếu có): Ghi rõ số hợp đồng, thỏa thuận nếu có.
  • Số tiền nợ: Ghi rõ số tiền cụ thể mà bên nợ phải thanh toán (có thể ghi bằng số và bằng chữ để tránh nhầm lẫn).
  • Lý do phát sinh công nợ: Nêu lý do dẫn đến việc phát sinh công nợ (ví dụ: mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, v.v.).
  • Ngày đến hạn thanh toán: Ghi rõ ngày tháng năm bên nợ cam kết thanh toán.
  • Phương thức thanh toán: Cung cấp thông tin về phương thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt, v.v.).

• Cam kết của các bên

• • Cam kết của bên nhận nợ: Bên nhận nợ cam kết xác nhận đúng thông tin công nợ, không có yêu cầu nào khác ngoài số tiền đã ghi.
  • Cam kết của bên nợ: Bên nợ cam kết sẽ thanh toán đúng hạn số tiền nợ như đã thỏa thuận.

• Xác nhận và chữ ký

• • Chữ ký đại diện bên nhận nợ: Đại diện bên có quyền đòi nợ ký và ghi rõ họ tên.
  • Chữ ký đại diện bên nợ: Đại diện bên nợ ký và ghi rõ họ tên.
  • Đóng dấu (nếu có): Các bên đóng dấu doanh nghiệp nếu là công ty.

• Số lượng bản sao

• • Số lượng bản sao: Ghi rõ số lượng bản sao của biên bản (thường là 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản).

4. Một số lưu ý khi điền biên bản xác nhận công nợ

Khi lập biên bản xác nhận công nợ, cần lưu ý các vấn đề sau:

• Xác định các thông tin cần thiết: Hai bên cần thống nhất các nội dung liên quan đến công nợ như số tiền tiền, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán trước khi lập biên bản xác nhận công nợ.
• Đảm bảo tính minh bạch: Biên bản cần được lập đúng quy trình và được ký xác nhận bởi các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch khi thanh toán nợ.
• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu: Ngôn ngữ khi lập biên bản xác nhận công nợ cần rõ ràng, chính xác và dễ hiểu để tránh các nhầm lẫn và tranh chấp xảy ra sau này
• Lưu trữ tài liệu: Biên bản cần được lưu trữ cẩn thận để có thể sử dụng khi có tranh chấp xảy ra

Hiện nay việc sử dụng các giải pháp quản lý tài chính – kế toán và hóa đơn như phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được hóa đơn đầu vào, đầu ra một cách dễ dàng, hỗ trợ kiểm tra và cảnh báo khi nhà cung cấp In, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn điện tử MISA meInvoice của Công ty Cổ Phần MISA – Đơn vị tiên phong trong lĩnh vực Công nghệ thông tin Việt Nam với việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào các sản phẩm, đáp ứng tốt nhất các nghiệp vụ về Hóa đơn cho các doanh nghiệp.

MISA meInvoice được phát triển bởi MISA – thương hiệu có 30 năm kinh nghiệm triển khai các phần mềm quản lý tài chính, kê khai thuế cho hơn 280.000 tổ chức, MISA meInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam được ứng dụng công nghệ Blockchain của cuộc Cách mạng công nghệ 4.0 giúp gia tăng độ an toàn, bảo mật và minh bạch của hóa đơn.