Hướng dẫn in chuyển đổi hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, nhiều kế toán băn khoăn về tính pháp lý của hóa đơn được in chuyển đổi? Trường hợp làm mất hóa đơn chuyển đổi thì sẽ phải xử lí như thế nào? Hay cách in hóa đơn chuyển đổi? Tất cả những vấn đề này sẽ được đề cập trong bài viết này.

>> 6 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Từ 1/11/2020, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy chỉ được dùng để lưu trữ

1. Trường hợp nào cần in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?

Theo quy định thông tư 32/2011/TT-BTC thì trong một số trường hợp nhất đinh, người bán và người mua được phép in chuyển đổi hóa đơn, cụ thể:

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Tính pháp lý của hóa đơn sau khi chuyển đổi

Theo Điều 10 Nghị định 119/ 2018/ NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Như vậy, hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi hóa đơn chuyển đổi đó đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc. Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

>> Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy có cần đóng dấu treo?
>> Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp? Hóa đơn điện tử thật hay giả?
>> Quy định về hoá đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

3. Cách xử lý khi làm mất hóa đơn chuyển đổi

Trường hợp làm mất hóa đơn chuyển đổi do thất lạc, vận chuyển hoặc do các yếu tố khách quan khác thì cả người bán và người mua đều không phải chịu bất kỳ hình phạt nào từ phía cơ quan Nhà nước.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng file thay thế để cung cấp cho cơ quan chức năng (bao gồm ứng dụng đọc file).

4. Hướng dẫn in hóa đơn chuyển đổi trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử của Công ty Cổ phần MISA với tốc độ tăng trưởng người dùng vô cùng nhanh chóng cho thấy đây là giải pháp hóa đơn điện tử đang “được lòng” các doanh nghiệp nhất trên thị trường. Phần mềm này có nhiều ưu điểm vượt trội so với các phần mềm hóa đơn điện tử khác:

• Khởi tạo, phát hành và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop
• Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm kế toán, quản trị khác
• Theo dõi hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile
• Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của Doanh nghiệp và thông tin theo quy định của Cơ quan Thuế
• Tự động lấy được thông tin của khách hàng từ cơ quan thuế dựa trên Mã số thuế giúp tiết kiệm thời gian lập hóa đơn
• Tự động tổng hợp Tờ khai thuế GTGT và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất dữ liệu phục vụ kê khai thuế
• Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm tại trung tâm lưu trữ dữ liệu chuẩn quốc tế Tier3

Mẫu hóa đơn điện tử MISA chuyển đổi

In chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là một trong những tính năng không thể thiếu của MISA meInvoice. Kế toán có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy bằng 1 trong 2 cách:

• Chuyển từng hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
• Chuyển hàng loạt hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy.

Thao tác in chuyển đổi hóa đơn trên phần mềm sẽ được MISA meInvoice hướng dẫn chi tiết TẠI ĐÂY

Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!