Chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử có bắt buộc?

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn không khỏi băn khoăn về chữ ký người mua – người bán trên hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký? Hóa đơn điện tử có cần chữ ký người mua hàng?…Nếu có cùng những vướng mắc trên, mời bạn đọc bài viết dưới đây để có thêm thông tin.

1. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ (có giá trị pháp lý)?

1.1 Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

– Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

– Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
– Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
– Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

– STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
– Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
– Tiền hàng bằng chữ
– Người mua hàng, người bán hàng
– Ký và đóng dấu của người bán hàng

So với hóa đơn giấy, các tiêu chí của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

– Bản thể hiện hóa đơn điện tử
– Hóa đơn điện tử không có liên
– Ký hiệu số Serial
– Chữ ký điện tử
– Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
– Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và – kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

1.2 Một số lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ

– Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

– Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in

2. Chữ ký của người mua hàng trên hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử chuyển đổi

2.1 Đối với hóa đơn điện tử

– Căn cứ điểm e, khoản 1 và khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:…

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Bộ Tài chính giao Cục Thuế cũng xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và Điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

– Theo khoản 3 điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014

“… b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

+ Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

+ Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán…”

2.2 Đối với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy

Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ:

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

>> Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy có cần đóng dấu treo?

Hơn nữa, công văn 3501/TCT-CS của Tổng cục thuế ngày 4/9/2019 cũng hướng dẫn:

Đối với các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 và Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì:

– Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

– Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Như vậy, Bộ Tài chính và Tổng cục thuế đều thống nhất quan điểm: hóa đơn chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông thì phải có dấu người bán.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất

Để việc triển khai hóa đơn điện tử được hiệu quả, doanh nghiệp nên chọn phần mềm hóa đơn điện tử dựa trên các tiêu chí: an toàn nhất, dễ sử dụng nhất.

>> VTV1 nói về MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử an toàn, dễ sử dụng nhất
>> Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Giải pháp an toàn, bảo mật tuyệt đối cho Doanh nghiệp

Toàn bộ số hóa đơn của Doanh nghiệp lưu trữ tất cả trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán hiện hành là 10 năm. Hơn nữa, phần mềm hóa đơn điện tử khi được tích hợp với nhiều hệ thống kế toán và quản lý khác thường đem đến những lo ngại về sự rò rỉ thông tin. Do đó một phần mềm an toàn sẽ đem lại ít rủi ro hơn cho doanh nghiệp.

Mặt khác, đối tượng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là Kế toán, quản lí doanh nghiệp – những người bận rộn, không am hiểu nhiều về công nghệ và luôn tìm kiếm sự thuận tiện. Do đó, một phần mềm với giao diện thân thiện, chức năng rõ ràng, thao tác nhanh gọn sẽ là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp.

Nếu chưa chọn được phần mềm đáp ứng được các tiêu chí trên, doanh nghiệp hãy tham khảo ngay phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của nhà cung cấp MISA – thương hiệu đi đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp cho kế toán, thuế, quản lý doanh nghiệp.

meInvoice.vn không chỉ đáp ứng đầy đủ nhu cầu nghiệp vụ và còn mang lại giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp:

• Phát hành và tra cứu hóa đơn mọi lúc mọi nơi ngay cả trên Mobile thuận tiện cả kế toán và giám đốc.
• Chẳng lo nhập lại dữ liệu, tối giản hóa quy trình khi kết nối thông minh mới phần mềm kế toán phổ biến nhất, phần mềm bán hàng được ưa chuộng nhất và các phần mềm quản trị khác.
• Tuyệt đối bảo mật nhờ công nghệ Blockchain bản quyền
• Chỉ 300đ cho 1 tờ hóa đơn điện tử thay vì 25.000đ/hóa đơn giấy
• Chất lượng chuyên môn tư vấn cao, hỗ trợ tận tình trong suốt quá trình sử dụng của khách hàng.

Hơn 100.000 doanh nghiệp đã chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA là “trợ lý” cho công việc kế toán bởi uy tín và chất lượng phần mềm. Còn bạn thì sao?

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

>> 5 Thay đổi về quy định hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực từ 1/11/2020
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn