Khắc phục lỗi sai email khi gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có thể bạn gặp phải trường hợp gửi hóa đơn cho khách hàng không thành công. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn khắc phục lỗi nhập sai địa chỉ mail khi gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trên phần mềm MISA meInvoice trong một số trường hợp cụ thể.

>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của nhà cung  cấp MISA được thiết kế đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC giải quyết tối ưu các vấn đề Doanh nghiệp đang gặp phải khi: Phát hành, Lưu trữ, quản lý, tìm kiếm,…hóa đơn.
Sau khi gửi hóa đơn cho khách hàng, nếu hóa đơn có trạng thái “Gửi lỗi” thì tức là thao tác gửi hóa đơn đã không thành công. Một số nguyên nhân và cách khắc phục tình trạng trên:

1. Nhập sai email người nhận

Nguyên nhân: Do nhập thông tin email của người nhận ở một số thao tác nhập trước đó, cụ thể:

• Nhập sai email trên danh mục khách hàng: email khai báo tại đây được ngầm định là email nhận hóa đơn. Nếu Kế toán không cập nhật lại địa chỉ email đúng trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng thì sẽ không gửi thành công.

• Nhập sai email khi phát hành hóa đơn đồng thời gửi hóa đơn cho khách hàng
  – Phát hành từng hóa đơn:

– Phát hành hàng loạt hóa đơn:

• Nhập sai email khi gửi hóa đơn cho khách hàng:

– Gửi từng hóa đơn

– Gửi hàng loạt hóa đơn:

Cách khắc phục: Sau khi đã phát hiện thao tác sai sót, bạn tiến hành cập nhật lại địa chỉ email đúng, sau đó thực hiện gửi lại hóa đơn cho khách.

2. Nhập sai email gửi

Nguyên nhân: Nhập sai email gửi khi thực hiện thiết lập email gửi hóa đơn

Cách khắc phục: Thiết lập lại email gửi hóa đơn, nhập đúng địa chỉ Email gửi sau đó gửi lại hóa đơn cho khách hàng.

3. Server mail bị lỗi

Nguyên nhân: Trường hợp đã nhập đúng Email người nhận và Email gửi nhưng vẫn không gửi thành công hóa đơn thì có thể do Server mail bị lỗi.
Cách khắc phục: Trao đổi với quản trị mạng để biết được trạng thái của Server mail, khi trạng thái Server mail đã ổn định thì thực hiện Gửi lại hóa đơn cho khách hàng.

Trong trường hợp bạn đã kiểm tra tất cả các thao tác trên đều đúng mà hóa đơn gửi đi vẫn báo trạng thái “gửi lỗi”, vui lòng liên hệ với Tổng đài hỗ trợ của MISA meInvoice để được hỗ trợ nhanh nhất.