Hóa đơn điện tử có liên không?

Do đang trong lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nên không tránh khỏi những băn khoăn của người sử dụng về quy định, quy trình sử dụng hóa đơn điện tử. Một trong những băn khoăn đó là liệu hóa đơn điện tử có liên không? Để giải đáp băn khoăn trên của kế toán và doanh nghiệp, MISA meInvoice giải đáp chi tiết như sau:

>> Có thể lập hóa đơn điện tử nhiều trang không?
>> 5 Thay đổi về quy định hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực từ 1/11/2020

1.Quy định về hóa đơn có liên

Theo Nghị định của Chính Phủ số 51/2010/NĐCP quy định về hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ, hóa đơn điện tử là một trong 5 hình thức hóa đơn bán hàng và là một trong hai hình thức về hóa đơn điện tử. Với những hình thức hóa đơn quen thuộc trên thực tế như hóa đơn lập trên giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập trên các thiết bị điện tử (thuộc quy định của Bộ Tài Chính và Cơ quan Thuế). Hóa đơn giấy bao gồm những loại hóa đơn được các doanh nghiệp – công ty mua của cơ quan thuế, hóa đơn tự in và hóa đơn được đặt in theo đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Đối với các cơ sở kinh doanh khi viết hóa đơn giấy thường sẽ có từ 2 đến 9 liên phục vụ cho nhu cầu quản lý của cơ sở kinh doanh. Liên 1 phục vụ cho việc lưu trữ, liên 2 giao cho khách hàng và các liên còn lại nhằm mục đích quản lý nội bộ.

Như vậy, 2 liên đầu tiên là 2 liên quan trọng nhất và có giá trị pháp lý như nhau. Tuy nhiên do được in trên giấy nên với loại hóa đơn này, người mua rất khó có thể đối chiếu và xác minh nội dung đồng nhất trên cùng 1 số hoá đơn, nếu người bán cố tình thay đổi nội dung hoặc ngày tháng. Ngoài ra kể cả khi hóa đơn được lưu trữ trong môi trường tốt vẫn có khả năng bị bay mực, khiến các đơn vị gặp nhiều khó khăn trong việc giải trình khi có kiểm tra và tốn thêm kinh phí cho công tác này.

MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử và có ưu đãi đặc biệt về giá khi khách hàng ĐĂNG KÝ tại:

2. Hóa đơn điện tử hợp lệ có liên không?

Với hóa đơn điện tử,căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

• Bản thể hiện hóa đơn điện tử
• Hóa đơn điện tử không có liên
• Ký hiệu số Serial
• Chữ ký điện tử
• Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
• Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Như vậy, để tránh rủi ro mất hóa đơn việc lưu giữ hóa đơn bằng phương tiện điện tử là cần thiết, hóa đơn điện tử thực tế chỉ là một file dữ liệu được lưu dưới định dạng XML. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn có thể được lưu trữ trên nhiều công cụ khác nhau như email, điện thoại, usb, máy tính,…cho nên rủi ro mất hoá đơn điện tử gần như bằng không.

Mẫu bản thể hiện HĐĐT hợp lệ không có số liên được xuất ra từ phần mềm HĐĐT MISA meInvoice

Từ những căn cứ pháp luật trên, MISA meInvoice trả lời doanh nghiệp như sau:

• Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên
• Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất, kể cả trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử hay hóa đơn chuyển đổi, số liên của hóa đơn luôn bằng 0.

Việc hóa đơn điện tử chỉ có 1 liên là một trong những khác biệt lớn nhất so với hóa đơn giấy. Điều này góp phần đơn giản hóa quy trình, cắt giảm chi phí in ấn, nhất quán thông tin và quan trong nhất là giúp cho việc quản lý thông tin hóa đơn được dễ dàng hơn với cả người bán, người mua và cả cơ quan thuế.