Đã 6 tháng kể từ ngày nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có hiệu lực. Bên cạnh những doanh nghiệp tiên phong chuyển đổi thì vẫn còn nhiều doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy. Thực trạng đó đang diễn ra như thế nào? và đâu là nguyên nhân thực sự? Câu trả lời sẽ có trong bài viết sau:
>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
1.Thực trạng sử dụng hóa đơn giấy ở doanh nghiệp
Thủ tục rườm rà, kéo dài thời gian, tốn chi phí và gặp khó khăn trong công tác quản lý là những vấn đề chung của những doanh nghiệp còn đang áp dụng hóa đơn giấy.
1.1 Công tác in ấn, phát hành hóa đơn giấy
Để sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp có 2 lựa chọn: sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan Thuế in và bán cho doanh nghiệp hoặc tự in hóa đơn với sự chấp thuận của cơ quan thuế.
Với cả 2 hình thức này, đều phải có văn bản thông báo phát hành hóa đơn trước khi in ấn. Mỗi hóa đơn được in ra phải có từ 3 liên trở lên (trường hợp đặc biệt có thể có 2 liên), theo đó liên 1 để lưu, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dành cho việc quản lý).
Công đoạn phát hành hóa đơn và đặt in hóa đơn thường kéo dài 3 -5 tuần. Trong khoảng thời gian đó, nếu doanh nghiệp hết hóa đơn giấy thì bắt buộc phải chờ đợi. Điều này thực sự sẽ gây gián đoán quá trình hoạt động, sản xuất của cả công ty. Đó là chưa kể chi phí in ấn khá tốn kém khi 1 hóa đơn phải in đến 3 liên. Loại giấy dùng để in hóa đơn thường có độ bền không cao, rất dễ rách hỏng trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
1.2 Công tác sử dụng và quản lý hóa đơn giấy
Sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp bắt buộc phải viết tay hoặc sử dụng máy in hóa đơn chuyên dụng với chi phí máy móc và mực in không hề nhỏ. Viết sai nội dung hoặc gặp trục trặc trong quá trình in hóa đơn không còn là chuyện hiếm gặp ở nhiều doanh nghiệp. Điều này dẫn theo quá trình xử lý hóa đơn sai, hỏng làm mất thời gian của người kế toán.
Ngoài ra, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy thường phải gửi hóa đơn cho khách qua đường chuyển phát nhanh. Công tác này cũng ngốn đã nhiều chi phí của doanh nghiệp khi mỗi đơn chuyển phát giao động từ 12.000 – 15.000 đồng/đơn. Chưa kể việc thất lạc hóa đơn trong quá trình vận chuyển sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp về chi phí xử lý và cả uy tín với khách hàng.
Công tác quản lý hóa đơn giấy cũng thực sự là nỗi ái ngại của kế toán. Từ việc tra cứu, thống kê, làm báo cáo tình sử dụng hóa đơn đều là những công đoạn mất rất nhiều thời gian mà vẫn không thể đảm bảo độ chính xác 100% được.
Mặt khác, đứng ở vai trò lãnh đạo của doanh nghiệp cũng rất khó để quản lý việc sử dụng, lưu trữ, tra cứu hóa đơn. Do đó, thất thoát và tốn chi phí là điều mà doanh nghiệp khó tránh khỏi.
Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
2. Nguyên nhân doanh nghiệp còn “né” hóa đơn điện tử
Theo nghiên cứu thị trường của MISA đầu năm 2019, việc nhiều doanh nghiệp vẫn né tránh sử dụng hóa đơn giấy phần lớn là nguyên nhân chủ quan đến từ cách nhìn nhận có phần ngắn hạn của doanh nghiệp:
- 22% Muốn tận dụng nốt hóa đơn giấy do đã “trót” đặt in với số lượng lớn.
- 31% Chưa nắm bắt được đầy đủ thông tin, quy định của Chính phủ về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
- 11% Tâm lý ngại thay đổi đến từ người quản lý và người trực tiếp thực hiện là kế toán doanh nghiệp
- 18% Lo ngại về chi phí triển khai hóa đơn điện tử cao, nhiều thủ tục
- 18% Không tin tưởng vào công cụ phần mềm và an ninh mạng của nhà cung cấp
Khách quan mà nói, những nguyên nhân mà doanh nghiệp đang đưa ra cũng đến từ mong muốn tối ưu chi phí và lo ngại về rủi ro cho doanh nghiệp khi chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử còn khá mới hiện nay.
3. Giải pháp nào cho doanh nghiệp chưa chuyển đổi sang hóa đơn điện tử?
Ngày 12/9/2018, Chính phủ ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn việc sử dụng Hóa đơn điện tử. Theo đó, các doanh nghiệp có 24 tháng để chuyển đổi hoàn hoàn từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang tính chất bắt buộc vì vậy việc doanh nghiệp né tránh chuyển đổi là không thể.
Thay vì trì hoãn, việc doanh nghiệp cần làm là tiếp cận với hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt. Việc này không chỉ mang lại lợi ích về kinh tế, nhân lực, quản trị cho doanh nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp không bị tụt hậu trên thị trường đang không ngừng phát triển. Đây cũng là lợi thế cạnh tranh mà doanh nghiệp nên nắm bắt ở thời điểm hiện tại.
Những lo ngại trên của doanh nghiệp hoàn toàn có thể được giải quyết nếu doanh nghiệp lựa chọn được đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất. Đây là 2 yếu tố then chốt để một phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá là tốt nhất.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến yếu tố độ uy tín của thượng hiệu và nên lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chứng thực. Có như vậy, những lo ngại về tính an toàn, hiệu quả khi sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị mới được đảm bảo.
Sản phẩm MISA meInvoice của nhà cung cấp MISA sẽ là lựa chọn tốt cho doanh nghiệp đang tìm kiếm sự an toàn, dễ sử dụng trong một phần mềm hóa đơn điện tử. MISA meInvoice được thiết kế đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC. Đồng thời giải quyết tối ưu các vấn đề Doanh nghiệp đang gặp phải: Phát hành, Lưu trữ, quản lý, tìm kiếm,…hóa đơn.
Với bài viết trên đây, MISA meInvoice hi vọng doanh nghiệp sẽ sớm khắc phục được những khó khăn hiện tại để đến gần hơn với xu thế hóa đơn điện tử trong thời đại công nghệ 4.0.
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
