Những nghiệp vụ cơ bản của hóa đơn điện tử xác thực

Cũng giống như hóa đơn điện tử thông thường, hóa đơn điện tử xác thực cũng có các nghiệp vụ cơ bản như: lập hóa đơn mới, lập hóa đơn điều chỉnh, lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu, lập hóa đơn thay thế, lập hóa đơn xóa bỏ, hủy hóa đơn. Để giúp các doanh nghiệp không bị lúng túng khi bắt đầu triển khai sử dụng, MISA meInvoice sẽ giới thiệu các nghiệp vụ đó trong bài viết dưới đây:

>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

1. Lập hóa đơn mới

Để lập hóa đơn mới cho hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp chỉ cần chọn loại hóa đơn cần lập: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán hàng khu phi thuế quan,…. Sau đó chọn mẫu số và ký hiệu hóa đơn đã đăng ký phát hành với Tổng cục Thuế, nhập các thông tin về khách hàng, hàng hóa đầy đủ, chính xác và gửi đi xác thực trên hệ thống xác thực hóa đơn của cơ quan thuế.

Hóa đơn sau khi được lập mới và cấp mã xác thực thành công sẽ có trạng thái là hóa đơn gốc.

Mẫu các loại hóa đơn xác thực (nguồn: MISA meInvoice)

2. Lập hóa đơn điều chỉnh

Trong các trường hợp: hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng, tiền hàng,… hoặc muốn điều chỉnh lại cho phù hợp thì doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh

Điều kiện lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn cần điều chỉnh phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và đã được kê khai thuế.

Với những hóa đơn có trạng thái là: hóa đơn gốc, hóa đơn bị điều chỉnh, hóa đơn thay thế thì doanh nghiệp mới được lập hóa đơn điều chỉnh.

3. Lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu

Trong trường hợp: doanh nghiệp áp dụng hình thức giảm giá bán, chiết khấu thương mại dành cho khách hàng và số tiền giảm giá, chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình (kỳ) giảm giá, chiết khấu hàng bán thì doanh nghiệp cần lập hóa đơn để điều chỉnh số tiền chiết khấu đó.

Điều kiện để doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu: Doanh nghiệp lập hóa đơn này trong trường hợp chiết khấu thương mại cuối kỳ: theo quy định tại Điểm 2,5 Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31 tháng 3 năm 2014. Các trường hợp chiết khấu khác thực hiện tại chức năng lập hóa đơn mới hoặc lập hóa đơn điều chỉnh.

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh chiết khấu không có số hóa đơn gốc.

4. Lập hóa đơn thay thế

Trong trường hợp: hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng, tiền hàng,…hoặc muốn điều chỉnh lại cho phù hợp với nhu cầu thì doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế

Điều kiện để doanh nghiệp có thể thay thế hóa đơn: hóa đơn cần thay thế phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và chưa được kê khai thuế.

Doanh nghiệp sẽ được lập hóa đơn thay thế cho những hóa đơn có trạng thái là: hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế.

5. Lập hóa đơn xóa bỏ

Trong trường hợp: hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng, tiền hàng,… hoặc không đúng với yêu cầu khách hàng, khách hàng không muốn lấy hóa đơn nữa thì doanh nghiệp lập hóa đơn xóa bỏ.

Điều kiện để doanh nghiệp có thể xóa bỏ hóa đơn: hóa đơn cần xóa bỏ phải là hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công và chưa bị điều chỉnh, thay thế.

Doanh nghiệp chỉ được lập hóa đơn xóa bỏ cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc.

6. Hủy hóa đơn

Trong trường hợp: hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót thông tin về khách hàng, hàng hóa, số lượng, tiền hàng,… hoặc không đúng với yêu cầu khách hàng, khách hàng không muốn lấy hóa đơn nữa, hóa đơn xảy ra lỗi trong quá trình gửi đi xác thực thì doanh nghiệp cần hủy hóa đơn.

Điều kiện để doanh nghiệp có thể hủy bỏ hóa đơn: hóa đơn cần xử lý hủy phải là hóa đơn đã có số hóa đơn nhưng chưa được cấp mã xác thực hoặc bị lỗi khi gửi đi xác thực và chưa được kê khai thuế.

Doanh nghiệp chỉ được hủy bỏ hóa đơn cho những hóa đơn có trạng thái là hóa đơn gốc chưa được xác thực.

Trên đây là các quy trình nghiệp vụ cơ bản của hóa đơn điện tử xác thực có đầy đủ trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng đầy yêu cầu kê khai của doanh nghiệp và theo quy định về hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế. Với giao diện thân thiện luôn tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng của MISA meInvoice thì chỉ với vài thao tác đơn giản là bạn có thể thực hiện được các nghiệp vụ trên dễ dàng, nhanh chóng.

>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Dùng thử hóa đơn điện tử MISA meInvoice