3 Cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và an toàn

Bên cạnh việc sử dụng hóa đơn điện tử thì cách quản lý hóa đơn điện tử sao cho hiệu quả và an toàn cũng là vấn đề được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Để giúp doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn dễ dàng, MISA meInvoice đã phát triển các tính năng cho phép khách hàng: tải hóa đơn điện tử đã phát hành, tra cứu tìm kiếm hóa đơn điện tử và xem báo cáo hóa đơn điện tử.

>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

Tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ đặc biệt quan trọng cả trên phương diện quản lý tài chính doanh nghiệp và trên phương diện quản lý thuế của cơ quan nhà nước. Việc quản lý hóa đơn tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp:

• Tiết kiệm được thời gian, nhân lực và chi phí cơ hội
• Giúp quá trình tra cứu, tìm kiếm hóa đơn được nhanh chóng
• Giúp việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được chính xác
• Đảm bảo sự minh bạch cho doanh nghiệp
• Tránh được các rủi ro về mất, cháy, hỏng hóa đơn
• Tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn

Với hóa đơn giấy, việc quản lý và tra cứu luôn tồn tại những bất cập khiến cho doanh nghiệp và người làm kế toán mất thời gian, tốn nhân lực và không đem lại hiệu quả. Những bất cập này sẽ được giải quyết hoàn toàn nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.

3 cách để quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, khách hàng có thể quản lý hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và hiệu quả nhờ các tính năng: tải hóa đơn điện tử đã phát hành, tra cứu tìm kiếm hóa đơn điện tử và xem báo cáo hóa đơn điện tử.

1 Tải hóa đơn điện tử đã phát hành

Khi sử dụng hóa đơn đơn điện tử của MISA, dữ liệu hóa đơn đã phát hành luôn được tự động lưu trữ trực tuyến trên hệ thống phần mềm để đảm bảo sự bảo mật và an toàn dữ liệu. Tuy nhiên, nhằm phục vụ cho mục đích lưu trữ hóa đơn theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (10 năm), doanh nghiệp có thể tải hóa đơn đã phát hành về máy tính.

Khi muốn tải hóa đơn điện tử đã phát hành về máy, bạn cần biết rằng file hóa đơn sẽ ở dạng XML hoặc PDF. Do đó, bạn nên chắc chắc rằng máy tính đã được cài đặt các phần mềm hỗ trợ đọc file ở định dạng trên.

Với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, bạn có thể tải hóa đơn điện tử bằng 1 trong 2 cách: tải từng hóa đơn điện tử hoặc tải hàng loạt hóa đơn điện tử.

Bạn có thể xem hướng dẫn tải hóa đơn điện tử đã phát hành tại đây

2 Tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử

Chức năng này cho phép người dùng tra cứu, tìm kiếm các hóa đơn điện tử trên phần mềm để phục vụ cho công tác quản lý.

Việc tra cứu có thể được thực hiện theo tiêu chí chương trình thiết lập sẵn như: Hóa đơn chưa phát hành, đang phát hành, phát hành lỗi, đã phát hành…. Trường hợp người dùng có các trường thông tin khác cũng có thể tìm kiếm theo tiêu chí bất kỳ như: Ngày hóa đơn, số hóa đơn, trạng thái phát hành, trạng thái gửi hóa đơn cho khách hàng…

Tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử dễ dàng theo hướng dẫn tại đây

3 Xem báo cáo hóa đơn điện tử

Chức năng này cho phép xem và in các báo cáo thống kê liên quan đến hoạt động quản lý hóa đơn điện tử tại đơn vị:

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Báo cáo chi tiết về số lượng hóa đơn mua/phát sinh; đã sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ của doanh nghiệp. Ngoài các hóa đơn điện tử chương trình tự động lấy lên báo cáo, Kế toán có thể nhập thêm thông tin về tình hình sử dụng hóa đơn giấy của Doanh nghiệp

    Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tại đây

• Báo cáo thống kê hóa đơn đã phát hành tại đơn vị bán hàng, cung cấp cho kế toán thông tin chi tiết về các hóa đơn đã phát hành trong kỳ như: khách hàng, mặt hàng, hình thức thanh toán, loại tiền,…

Để việc quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp tăng thêm tính hiệu quả và an toàn. MISA đã áp dụng công nghệ Blockchain để ghi nhận toàn bộ lịch sử của các thay đổi và cập nhật tất cả các thông tin về hóa đơn cho các bên tham gia đều có thể kiểm tra và xác thực thông tin:

• Với người bán: Hệ thống Blockchain sẽ ghi nhận lại các trạng thái của các hành động: xuất hóa đơn, hủy hóa đơn hay thay đổi thông tin hóa đơn…
• Với người mua: Hệ thống ghi nhận trạng thái của các hành động: nhận, xác nhận.
• Cơ quan thuế: Hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái nhận dữ liệu hóa đơn, cấp mã hóa đơn, nhận báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.

Ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng vụ quản lý thuế doanh nghiệp lớn Tổng Cục thuế đánh giá cao phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại: