Không còn nhiều thời gian để làm quen với hóa đơn điện tử

Thay vì nắm bắt thời cơ và tiên phong đón đầu công nghệ bằng việc sử dụng hóa đơn điện tử thì nhiều đơn vị, tổ chức kinh doanh và hộ kinh doanh còn giữ tâm lý thụ động chờ đợi sát thời gian bắt buộc chuyển đổi mới làm quen với hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc làm này lại đem đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Hãy cùng MISA meInvoice phân tích và làm rõ chủ đề này.

>> Dùng thử hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sớm: Việc hôm nay chớ để ngày mai
>> Doanh nghiệp nhiều địa phương đồng loạt sử dụng hóa đơn điện tử

1. Còn bao nhiêu thời gian để doanh nghiệp chuyển đổi và làm quen với hóa đơn điện tử?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định cụ thể lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử:

• Từ ngày 01/11/2018, đơn vị, tổ chức kinh doanh và hộ kinh doanh trên cả nước có 02 năm để tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
• Các doanh nghiệp mới thành lập sau 01/11/2018 thì buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu.
• Riêng Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành triển khai trong năm 2019.

Như vậy, thời hạn để các đơn vị thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là 2 năm kể từ ngày 1/11/2018. Tính đến nay, đã gần hết ½ thời gian chuyển đổi cho phép từ chính phủ, nếu không khẩn trương chuyển đổi để làm quen với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro.

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

2. Rủi ro nào sẽ đến với doanh nghiệp chậm chuyển đổi sang hóa đơn điện tử?

Trì hoãn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang đặt mình vào những rủi ro:

• Tiếp tục tình trạng thất thoát, đội chi phí từ việc sử dụng hóa đơn giấy
• Không thể kiểm soát tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp
• Lãng phí nhân lực vào những công việc thủ công mà không đem lại hiệu quả
• Tự đánh mất lợi thế cạnh tranh so với đối thủ
• Gây cản trở cho quy trình kinh doanh, làm chậm quá trình thanh toán của khách hàng
• Ngoài ra, nếu cố tình chờ đến hạn cuối của lộ trình chuyển đổi, khi việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc thì doanh nghiệp còn có thể phải đối mặt với những gián đoạn, thậm chí là rủi ro pháp lý do những lỗi lầm không đáng có đến từ việc không sử dụng thành thạo hóa đơn điện tử.

Nhìn vào những rủi ro trên có thể thấy doanh nghiệp đang đánh đổi rất nhiều cơ hội phát triển của doanh nghiệp chỉ vì cố sử dụng hóa đơn giấy.. Doanh nghiệp dù có sản phẩm, dịch vụ tốt đến đâu mà không biết nắm bắt cơ hội để đổi mới trong cách quản lý và tạo tiền đề cho quy trình kinh doanh diễn ra thuận lợi thì cũng khó lòng phát triển được. Do đó, trước khi quyết định có nên sử dụng hóa đơn điện tử ngay chưa, doanh nghiệp cần đặt lợi ích lâu dài của chính doanh nghiệp lên hàng đầu thay vì chỉ nhìn nhận ở những lợi ích trước mắt do hóa đơn giấy mang lại.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

3. Để sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng những điều kiện cơ bản được quy định tại Điều 6 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015:

– Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử. Đây là một điều kiện rất đơn giản để thực hiện vì hầu như văn phòng của doanh nghiệp nào cũng có hạ tầng về công nghệ thông tin như máy tính, mạng internet,…

– Có phần mềm hóa đơn điện tử: doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp.

Sau đó, để sử dụng được hóa đơn điện tử, việc doanh nghiệp cần làm là:

– Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử. Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

– Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

– Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

– Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.

Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử của khách hàng… là có thể triển khai phát hành hoá đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.

>> Cục thuế Hà Nội khẩn trương triển khai hóa đơn điện tử trong năm 2019
>> Hồ Chí Minh gấp rút triển khai hóa đơn điện tử trong năm 2019

Với mong muốn đem đến cho doanh nghiệp giải pháp tối ưu về hóa đơn, MISA đã phát triển phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice với đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC. Đồng thời giải quyết tối ưu các vấn đề Doanh nghiệp đang gặp phải về hóa đơn nhờ những tính năng ưu việt:

• Phát hành và tra cứu hóa đơn mọi lúc mọi nơi ngay cả trên Mobile thuận tiện cả kế toán và giám đốc.
• Chẳng lo nhập lại dữ liệu, tối giản hóa quy trình khi kết nối thông minh mới phần mềm kế toán phổ biến nhất, phần mềm bán hàng được ưa chuộng nhất và các phần mềm quản trị khác.
• Tuyệt đối bảo mật nhờ công nghệ Blockchain bản quyền
• Chỉ 300đ cho 1 tờ hóa đơn điện tử thay vì 25.000đ/hóa đơn giấy
• Chất lượng chuyên môn tư vấn cao, hỗ trợ tận tình trong suốt quá trình sử dụng của khách hàng.

Nếu bạn là doanh nghiệp đã nhận ra sự cần thiết chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, đồng thời đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử an toàn, dễ sử dụng thì MISA meInvoice chắc chắn là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn. 

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng