Tháo gỡ những hiểu nhầm về hóa đơn điện tử của kế toán

Bên cạnh những doanh nghiệp rất chủ động trong việc sử dụng hóa đơn điện tử và hài lòng với những lợi ích hóa đơn này mang lại thì vẫn còn một bộ phận doanh nghiệp và kế toán đang hiểu không đúng về hóa đơn điện tử cũng như những quy định của chính phủ về vấn đề này. Sai lầm này có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với những rủi ro không đáng có. Hãy xem ngay bài viết dưới đây để xem doanh nghiệp bạn có đang mắc phải những hiểu nhầm về hóa đơn điện tử?

1. Hiểu nhầm 1: Không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Đây là một trong những hiểu nhầm phổ biến nhất của các kế toán và doanh nghiệp về hóa đơn điện tử. Trên thực tế, điều này xuất phát từ việc doanh nghiệp không cập nhật các quy định về hóa đơn điện tử dẫn đến việc thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác.

Lộ trình chuyển đổi, thời gian bắt buộc và đối tượng sử dụng được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP cụ thể:

Từ ngày 01/11/2020, 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ – cá nhân kinh doanh và đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhằm tạo điều kiện cho các đơn vị có thời gian làm quen với hóa đơn điện tử, Chính phủ đã xây dựng lộ trình chuyển đổi cụ thể như sau:

• Từ ngày 01/11/2018, đơn vị, tổ chức kinh doanh và hộ kinh doanh trên cả nước có 02 năm để tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
• Các doanh nghiệp mới thành lập sau 01/11/2018 thì buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu.
• Riêng Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành triển khai trong năm 2019.

Như vậy, thông tin: không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử làm hoàn toàn sai với quy định của nhà nước. Hiểu sai việc này, các doanh nghiệp có phải chịu những rủi ro pháp lý hoặc bất lợi trong quy trình sản xuất kinh doanh.

2. Hiểu nhầm 2: Hóa đơn điện tử tốn nhiều chi phí hơn so với hóa đơn giấy

Một số doanh nghiệp tuy đã biết rõ quy định của Chính phủ việc việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng còn chần chừ chuyển đổi do suy nghĩ: hóa đơn điện tử tốn nhiều chi phí hơn so với hóa đơn giấy. MISA meInvoice sẽ chứng minh suy nghĩ này là hoàn toàn sai lầm bằng phép tính nhẩm đơn giản dưới đây:

Để sử dụng hóa đơn giấy, ngoài chi phí đặt in, doanh nghiệp còn phải chi trả rất nhiều chi phí khác trong quá trình sử dụng như: chi phí mực in, chi phí chuyển phát nhanh, chi phí lưu kho. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể phải chi trả cho chi phí phát sinh do phải thực hiện tuân thủ nghĩa vụ thuế khi xảy ra mất hỏng hóa đơn.

Từ những chi phí trên, có thể áng khoảng tổng chi phí cho việc sử dụng một hóa đơn giấy giao động từ 25.000 – 30.000 đồng/hóa đơn giấy. Khi đem nhân với số lượng hóa đơn giấy doanh nghiệp sử dụng hàng năm, thì đây quả là một con số không hề nhỏ mà doanh nghiệp đang phải gánh.

Mặt khác, với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cắt giảm hoặc tối ưu được nhưng chi phí trên.Tinh sơ bộ, doanh nghiệp chỉ phải chi trả từ 300 đồng/ hóa đơn điện tử.

Với phân tích trên, hẳn doanh nghiệp và kế toán đã tháo gỡ được hiểu lầm về chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Trên thực tế, các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử chia sẻ rằng họ đang tiết kiệm được cả tỷ đồng mỗi năm nhờ vào việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sớm.

MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử và có ưu đãi đặc biệt về giá khi khách hàng ĐĂNG KÝ tại:

3. Hiểu nhầm 3: Để sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán phải am hiểu về công nghệ thông tin

Hầu hết người làm kế toán cho rằng, việc sử dụng được hóa đơn điện tử đòi hỏi phải có hiểu biết chuyên môn về công nghệ thông tin thì mới sử dụng được. Chính lầm tưởng này dẫn đến tâm lý thiếu tự tin, chuộng cái cũ và ngại thay đổi sang các mới của nhiều kế toán.

Tuy nhiên, nếu thử tìm hiểu và trực tiếp thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán sẽ thấy việc sử dụng hóa đơn điện tử không hề khó, mà trái lại còn khá đơn giản và tiết kiệm thời gian nhập liệu cho kế toán.

Cũng từ những e ngại trên của kế toán mà hiện nay một số đơn vị cung cấp phần mềm đã chú trọng hơn đến việc tối ưu hóa trải nghiệm của người dùng. Một trong những phần mềm được nhiều kế toán và doanh nghiệp đánh giá là an toàn nhất, dễ sử dụng nhất hiện nay là phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của nhà cung cấp MISA. MISA meInvoice có đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật đồng thời có những tính năng giúp việc sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng và đem lại hiệu quả cao như tính năng lập và xuất hóa đơn hàng loạt, lập và quản lý hóa đơn trên mobile, tích hợp thông minh với các phần mềm kế toán, quản trị khác,….