Sử dụng hóa đơn điện tử là việc doanh nghiệp sớm muộn cũng phải thực hiện. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp còn chần chừ vì cho rằng chi phí ban đầu để triển khai hóa đơn điện tử khá tốn kém.
Bài viết dưới đây sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp có được lựa chọn tốt nhất để vừa tối ưu chi phí vừa sử dụng hóa đơn điện tử một cách có hiệu quả.
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hoá đơn điện tử
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
1. Cân nhắc khi lựa chọn gói dịch vụ của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử
Hiện nay, các đơn vị cung cấp thường xây dựng bảng giá phần mềm dựa trên số lượng hóa đơn và số lượng máy cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp. Các lựa chọn gói theo số lượng hóa đơn sẽ giúp các doanh nghiệp không bị giới hạn về thời gian sử dụng. Chỉ khi dùng hết số lượng hóa đơn đã mua, doanh nghiệp mới phải phải gia hạn hoặc mua thêm gói mới.
Có một thực tế là doanh nghiệp mua gói càng nhiều hóa đơn thì đơn giá của 1 hóa đơn điện tử càng rẻ. Đơn giá này chỉ rơi vào khoảng từ 300 đồng/ hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp MISA.
Do đó tùy vào hạn mức kinh phí và nhu cầu, doanh nghiệp có thể cân nhắc chọn gói hóa đơn phù hợp để giảm chi phí trong suốt quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
Số lượng máy cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử cũng là một yếu tố doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi sử dụng hóa đơn điện tử. Chi phí để cài đặt phần mềm nhiều hơn 1 máy thường không cố định và không được đưa vào bảng giá niêm yết của các nhà cung cấp. Do đó khi có nhu cầu, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để làm rõ yêu cầu và có thể cân nhắc về chi phí cài đặt.
2. Lựa chọn phần mềm sẵn sàng tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị mà doanh nghiệp hiện có
Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị mà doanh nghiệp đang sử dụng là một trong những nhu cầu phổ biến của các doanh nghiệp khi triển khai hóa đơn điện tử. Việc tích hợp này không những giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu, dễ dàng hạch toán mà còn giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kinh doanh xuyên suốt, tập trung và khép kín.
Tuy nhiên, nhiều phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay không có sẵn chức năng tích hợp này. Nếu lựa chọn các nhà cung cấp này, doanh nghiệp có thể phải mất thêm chi phí tích hợp khi muốn kết nối hóa đơn điện tử với các phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng. Chính điều này là một trong những nguyên nhân khiến chi phí triển khai hóa đơn điện tử của doanh nghiệp không thể tối ưu.
Hiện nay, MISA meInvoice là một trong số ít phần mềm hóa đơn điện tử sẵn sàng tích hợp với mọi phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến nhất. Sau khi được kết nối, tất cả dữ liệu từ phần mềm kế toán, quản trị sẽ được tích hợp trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian, công sức nhập và viết tay lại dữ liệu. Đồng thời, người dùng có thể thực hiện mọi thao tác liên quan đến nghiệp vụ hóa đơn điện tử như:
- Lập và phát hành hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách qua email
- Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Xóa hóa đơn và lập hóa đơn thay thế
- Quản lý, tra cứu hóa đơn điện tử
- Xem và lập các báo cáo về hóa đơn điện tử
- Cùng nhiều tiện ích hỗ trợ nghiệp vụ hóa đơn điện tử khác
3. Ưu tiên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có thể sử dụng phiên bản website và mobile
Một trong những lo ngại của các doanh nghiệp khi triển khai hóa đơn điện tử đó là phải chuẩn bị hệ thống mạng, thiết bị máy móc để đáp ứng nhu cầu cài đặt của phần mềm.
Ở một số doanh nghiệp có hệ thống an ninh mạng khá khắt khe như ngân hàng hoặc công ty công nghệ thì việc cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử vào máy tính cũng trở nên phức tạp.
Để tối ưu chi phí triển khai này, doanh nghiệp hãy ưu tiên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có phiên bản website và mobile. Các phiên bản này cho phép người dùng có thể đăng nhập vào hệ thống dựa trên những nền tảng có sẵn. Do đó, doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo có hệ thống đường truyền internet ổn định là có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Hơn nữa, phiên bản website và mobile còn tạo sự linh động cho người sử dụng khi có thể đăng nhập và sử dụng ở bất kỳ đâu và bất cứ khi nào.
meInvoice.vn là lựa chọn tốt nhất dành cho doanh nghiệp đang cân nhắc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có đầy đủ cả phiên bản: desktop, website và mobile. Là phần mềm duy nhất hiện nay sở hữu phiên bản mobile, MISA meInvoice đang rất được lòng các chủ doanh nghiệp vì có thể theo dõi, tạo lập và tra cứu hóa đơn điện tử từ xa mà không cần có mặt tại đơn vị.
Với những gợi ý trên, MISA meInvoice hi vọng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí khi triển khai hóa đơn điện tử và lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng được các nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử hiệu quả nhất.
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Dùng thử hóa đơn điện tử MISA meInvoice
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
