3 Kinh nghiệm để sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả

Hóa đơn điện tử là một khái niệm khá mới mẻ đối với nhiều doanh nghiệp và kế toán. Để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử đạt hiệu quả cao nhất, MISA meInvoice sẽ chia sẻ với kế toán và doanh nghiệp 3 kinh nghiệm hữu ích trong phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử tại bài viết dưới đây.

1. Tận dụng tối đa chức năng phát hành và gửi hóa đơn điện tử hàng loạt 

Thay vì quy trình: Lập -> Phát hành -> Gửi từng hóa đơn cho khách hàng, kế toán hãy thử tối ưu quy trình bằng cách:

• Nhập khẩu hóa đơn từ tệp excel: 

Nghiệp vụ này cho phép kế toán sao chép hoặc nhập khẩu dữ liệu có sẵn vào phần mềm để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong quá trình lập hóa đơn. 

Kế toán có thể xem hướng dẫn chi tiết thao tác nhập khẩu hóa đơn TẠI ĐÂY

• Phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt:

Sau khi đã có danh sách hóa đơn đã lập, kế toán có thể phát hành hàng loạt hóa đơn bằng cách chọn mục hóa đơn (chưa phát hành/phát hành lỗi) hoặc lọc theo ngày hóa đơn/trạng thái hóa đơn để tìm kiếm hóa đơn muốn phát hành.

Sau đó, kế toán tích chọn những hóa đơn muốn phát hành hàng loạt và cắm chữ ký số vào máy tính để thực hiện chức năng này. Chi tiết thao tác phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt đã được MISA meInvoice hướng dẫn TẠI ĐÂY.

• Gửi hóa đơn điện tử hàng loạt

Tương tự chức năng phát hành hóa đơn hàng loạt thì kế toán có thể lọc các hóa đơn điện tử muốn gửi tới khách hàng qua email và SMS thông qua các mục chi tiết như: Chưa gửi cho KH, Gửi bị lỗi, Đã gửi HĐ cho KH hoặc lọc theo ngày / trạng thái hóa đơn. Nếu không có sự điều chỉnh lại, hệ thông sẽ tự động gửi hóa đơn hàng loạt Tên Email người nhận theo thông tin Người mua hàng và Email trên hóa đơn.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

2. Sử dụng phiên bản mobile để quản lý hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi

Nếu bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA thì nhất định không thể bỏ qua tính năng ưu việt này để quản lý hóa đơn điện tử tức thời.

Phiên bản app trên di động của MISA meInvoice tập trung vào những tính năng giúp khách hàng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác và mang tính tổng hợp cao:

• Lập hóa đơn mọi lúc, mọi nơi
• Tra cứu thông tin hóa đơn tức thời
• Quản trị tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị một cách toàn diện
• Khai báo danh mục khách hàng
• Khai báo danh mục hàng hóa, dịch vụ
• Nhân bản hóa đơn điện tử

3. Mẹo lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, an toàn

Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của một đơn vị cung cấp trung gian thì dữ liệu hóa đơn điện tử luôn được lưu trữ trực tuyến trên hệ thống ít nhất 10 năm theo luật kế toán. Tuy nhiên, để tăng tính chủ động cho doanh nghiệp, kế toán có thể tham khảo cách lưu trữ hóa đơn khoa học sau đây:

3.1 Với hóa đơn điện tử mua vào

• Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
• Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
• Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (như lưu 1 file Excel), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
• Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
• Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

3.2 Với hóa đơn điện tử bán ra

• Khi lập phiếu trước khi ký nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như: tên khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ…
• Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.
• Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào 1 file excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần
• Thư mục chứa file excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!