Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản được sử dụng khi có sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập và phát hành hóa đơn. Vậy mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử hiện nay như thế nào? Có quy định gì khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn không? Tham khảo ngay bài viết sau để biết chi tiết.
1. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Căn cứ tại điểm b khoản 2 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 6 Điều 12 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có thể sẽ cần được lập trong một số trường hợp sau:
TRƯỜNG HỢP 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua
Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, sau đó người mua hoặc người bán phát hiện ra sai sót (sai một trong các nội dung: Sai MST; Số tiền; Tiền thuế, thuế suất; đơn vị tính; hàng hóa sai quy cách, chất lượng…) thì xử lý như sau:
Cách 1: Nếu 2 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót:
- Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
- Bước 2: Bên bán lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH cho hóa đơn bị sai (Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”)
- Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh đã lập cho bên mua.
Cách 2: Nếu 2 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót:
- Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
- Bước 2: Bên bán lập hóa đơn THAY THẾ cho hóa đơn bị sai (Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”)
- Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn thay thế đã lập cho bên mua.
| → Bài viết cùng chủ đề:
|
TRƯỜNG HỢP 2: Xuất hóa đơn theo quy định cũ và đã gửi cho người mua
Bên bán đã chuyển sang áp dụng hóa đơn theo thông tư 78, nhưng sau đó phát hiện các hóa đơn đã xuất ở quy định cũ (Nghị định 51/2010/NĐ-CP) đã gửi cho người mua bị sai thì thực hiện như sau:
- Bước 1: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
- Bước 2: Bên bán lập thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cho CQT
- Bước 3: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót (Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”)
- Bước 4: Bên bán ký số và gửi hóa đơn mới cho bên mua.
Cần hiểu về bản chất rằng: Biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử không phải văn bản bắt buộc, mà chỉ lập khi bên bán và bên mua đã có thỏa thuận trước đó về việc phải lập Biên bản (văn bản) thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn đã bị sai.
2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
Tùy vào từng lỗi sai trên hóa đơn điện tử gặp phải khác nhau mà kế toán cần sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng.
Một số biên bản điều chỉnh hóa đơn thường gặp như: sai mã số thuế, sai số tiền, giảm doanh thu, sai tổng tiền.
Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai đơn giá
Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn do ghi sai đơn giá TẠI ĐÂY
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT (Số: …/2022/BBĐCHĐ-… ) Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số …/2022/HĐKT-…………. ký ngày … /… /20… Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Hôm nay, ngày … tháng … năm 202… hai bên chúng tôi gồm có: Đơn vị bán hàng: CÔNG TY ……………… Mã số thuế: ……………….. Địa chỉ: ………………………… Đại diện: Ông/Bà …………… Chức vụ: ……………….. Đơn vị mua hàng: CÔNG TY ……………… Mã số thuế: ………………. Địa chỉ: …………………………….. Đại diện: Ông/Bà ……………. Chức vụ: …………………….. Hai bên thống nhất lập biên bản để điều chỉnh hoá đơn số ……………, ký hiệu…………….., ngày…/…/20…, mã cơ quan thuế ……………………………. Lý do điều chỉnh: Hóa đơn điện tử viết sai đơn giá. Cụ thể như sau: 1. Nội dung đã ghi sai: tại hóa đơn số …………., ký hiệu ……………, ngày ……………………
2. Nội dung đúng theo thỏa thuận:
3. Hai bên thống nhất điều chỉnh như sau: Do hóa đơn viết đơn giá sai cao hơn thỏa thuận trên hợp đồng kinh tế số …/2022/HĐKT-………-………… nên bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh số……….., ký hiệu…….. vào ngày ………. để điều chỉnh giảm đơn giá của Máy ảnh Sony-X3R54, cụ thể:
Số tiền điều chỉnh sẽ được hai bên thực hiện kê khai hạch toán theo quy định.
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA |
Mẫu biên bản điều chỉnh do sai mã số thuế
Dowload mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn do ghi sai mã số thuế người mua TẠI ĐÂY
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT (Số:…………… ) Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số ………….ký ngày ……….. Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ. Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Căn cứ thỏa thuận giữa các bên. Hôm nay, ngày …tháng.. năm 2022 hai bên chúng tôi gồm có: Đơn vị bán hàng: CÔNG TY……………….. Mã số thuế :………………………….. Địa chỉ : ……………………………… Đại diện:………………………….. Số điện thoại: ………………………….. Chức vụ: ………………………….. Đơn vị mua hàng: CÔNG TY ………………….. Mã số thuế : ………………….. Địa chỉ : ……………………………… Đại diện:………………………….. Số điện thoại: ………………………….. Chức vụ: ………………………….. Hai bên thống nhất lập biên bản này để điều chỉnh hoá đơn số ……………., ký hiệu…… , ngày ……….., mã cơ quan thuế ……………… Lý do điều chỉnh: Hóa đơn điện tử viết mã số thuế người mua. Cụ thể như sau: 1. Nội dung đã ghi sai: tại hóa đơn số ……………, ký hiệu ………………, ngày ……………. Mã số thuế: …………… 2. Nội dung đúng theo đăng ký doanh nghiệp: Mã số thuế: …………… 3. Hai bên thống nhất điều chỉnh như sau: Điều chỉnh Mã số thuế người mua cho hóa đơn Mẫu số ….ký hiệu …….số ………. ngày… tháng …năm 202… từ “……………” thành mã số thuế “……… ” Bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh số ……………, ký hiệu ………….. vào ngày………. để điều chỉnh mã số thuế người mua, rồi giao hóa đơn điều chỉnh cho bên mua. Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.. ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA |
Lưu ý: Để hạn chế việc sai sót mã số thuế bạn có thể thực hiện tra cứu MST doanh nghiệp trước khi lập hóa đơn
Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty
Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn do ghi sai địa chỉ người mua TẠI ĐÂY
| CÔNG TY CỔ PHẦN MISA | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| KẾ TOÁN MISA | Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số……………. | ……, ngày………tháng………năm ……. |
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại văn phòng Công ty…………, chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty cổ phần MISA
Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………….
Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………
Mã số thuế: …………………………
Bên B: …………………………………………….
Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.
Địa chỉ: ………………..
Điện thoại: ……………; Email: …………………
Mã số thuế: ……………..
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số………., ký hiệu………ngày ……….đã kê khai vào kỳ Quý ………., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng.
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
Địa chỉ: Tầng 9, toà nhà Technosoft, 8 Phố Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU:
Địa chỉ: Tầng 9, toà nhà Technosoft, số 8 Phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
| (Ký, ghi rõ họ tên) | (Ký, ghi rõ họ tên) |
- Có thể bạn quan tâm: Ký giấy tờ online dễ dàng với chữ ký số điện tử MISA eSign.
Mẫu biên bản điều chỉnh chung cho các trường hợp khác
Tải file biên bản điều chỉnh hóa đơn mẫu chung (mới nhất) TẠI ĐÂY
Hiện nay trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đã có sẵn mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn giúp kế toán xử lý các trường hợp hóa đơn sai sót được nhanh chóng, thuận tiện hơn:
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay.
|
3. Cách ghi nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn
Để giúp bạn dễ dàng ghi các thông tin trên biên bản điều chỉnh hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng mục bạn có thể tham khảo.
- Ngày lập biên bản: Ghi ngày xuất hóa đơn điều chỉnh
- Ghi đầy đủ các Thông tin bên mua và bên bán:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán.
- Số điện thoại, email (nếu có).
- Tên người lập biên bản (thường là kế toán)
- Ghi thông tin của hóa đơn sai sót: Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã cơ quan thuế,…
- Lý do điều chỉnh hóa đơn: Ghi lý do rõ ràng, súc tích và chính xác. Ví dụ:
- Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ cũ] sang [địa chỉ mới].
- Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng hóa] từ [số lượng cũ] sang [số lượng mới].
- Điều chỉnh đơn giá hàng hóa [tên hàng hóa] từ [đơn giá cũ] sang [đơn giá mới]
Lưu ý:
- Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập BBĐC hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập BBĐC và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
4. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh HĐĐT trên phần mềm Meinvoice
MISA meInvoice – thuộc top phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất giúp kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thống và gửi tới khách hàng tức thời.
Sau đây là hướng dẫn lập BBĐC hóa đơn điện tử ngay trên MISA meInvoice
- Vào mục Hóa đơn\ chọn tab Hóa đơn điều chỉnh.
- Chọn Lập biên bản
- Khai báo thông tin tìm kiếm hóa đơn điện tử cần lập BBĐC\ nhấn Lấy dữ liệu
- Chọn hóa đơn cần lập BBĐC.
- Nhấn Đồng ý.
- Khai báo các thông tin chung trên BBĐC và lý do điều chỉnh.
- Ký điện tử lên BBĐC. Lưu ý: Có thể xóa BBĐC đã lập bằng cách nhấn Xóa biên bản
- Nhấn Cất/ Cất và gửi nếu muốn gửi ngay biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn cho khách hàng.
Hy vọng với các thông tin Meinvoice cung cấp đã giúp bạn đọc nắm được mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cũng như các quy định hiện hành. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết.
Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
