Định dạng hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Định dạng hóa đơn điện tử là một khái niệm còn khá mới mẻ đối với nhiều kế toán và doanh nghiệp. Tuy nhiên đây cũng là một trong những chỉ tiêu để xét tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC.

meInvoice.vn sẽ giúp doanh nghiệp cập nhật ngay những quy định mới nhất về định dạng HĐĐT tại bài viết này:

>> Tổng hợp mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp cho Doanh nghiệp
>> Lập hóa đơn điện tử không có chỉ tiêu ngày, giờ ký có hợp lệ?

1. Định dạng HĐĐT được quy định như thế nào tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP?

• Nghị định 119/2018/NĐ-CP định nghĩa về hóa đơn điện tử như sau:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Về định dạng HĐĐT, Nghị định 119 quy định:

Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Có thể thấy, định dạng HĐĐT hiện chưa được làm rõ và cần được hướng dẫn chi tiết hơn để doanh nghiệp có thể hiểu và áp dụng.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

2. Quy định mới nhất về định dạng hóa đơn điện tử tại Thông tư 68/2019/TT-BTC

Tại Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng HĐĐT được làm rõ cả về khái niệm,thành phần định và vai trò trong việc đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn điện tử.

2.1 Khái niệm về định dạng hóa đơn điện tử

Khoản 1, Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:

2.2 Thành phần của định dạng hóa đơn điện tử

Định dạng HĐĐT gồm hai thành phần:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hoá đơn điện tử
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hoá đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hoá đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 68.

2.3 Yêu cầu về kết nối

Định dạng HĐĐT hợp lệ sẽ giúp đơn vị đáp ứng yêu cầu khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp:

• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự ph ng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
• Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu

2.4 Yêu cầu về làm rõ nội dung của hóa đơn điện tử

Định dạng HĐĐT đúng sẽ giúp nội dung của hóa đơn điện tử hiển thị đầy đủ, chính xác, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Hi vọng bài viết trên của MISA meInvoice sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp hiểu khái quát về định dạng HĐĐT. Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA được thiết kế sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của Thông tư 68/2019/TT-BTC, trong đó có định dạng HĐĐT. Do đó khi sử dụng MISA meInvoice, kế toán và doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.

Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.