Chuyển đổi số bằng giải pháp hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm 90% chi phí, thời gian

Đóng góp lớn vào quá trình chuyển đổi số, hóa đơn điện tử MISA meInvoice đang trở thành trợ thủ đắc lực giúp 50.000 doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí, thời gian.

1. Bức tranh chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiện nay

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là khái niệm ra đời trong thời đại bùng nổ internet và đang trở nên xu thế trong khoảng 5 năm trở lại đây. Tuy nhiên, không nhiều doanh nghiệp hiểu được bản chất của chuyển đổi số và các yếu tố giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.

1.1 Khái niệm chuyển đổi số

Hiểu một cách đơn giản nhất, chuyển đổi số là việc ứng dụng công nghệ vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp. Nếu được áp dụng đúng và thành công, hoạt động này sẽ thay đổi toàn diện cách thức mà một doanh nghiệp hoạt động, tăng hiệu quả hợp tác, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và mang lại giá trị hữu ích cho khách hàng.

Tại Việt Nam, có thể hiểu chuyển đổi số là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như: dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Chuyển đổi số là một quy trình chứ không phải một công cụ mà chỉ cần áp dụng là sẽ thành công. Do đó, để triển khai chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần thay đổi tư duy, đổi mới đồng bộ và kiên định trong định hướng phát triển.

MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai và có ưu đãi đặc biệt về giá khi khách hàng ĐĂNG KÝ tại:

1.2 5 yếu tố làm nên quy trình chuyển đổi số thành công

Một quy trình chuyển đổi số thành công cần có sự tổng hòa của cả 5 yếu tố dưới đây. Nếu thiếu đi một trong các yếu tố này, doanh nghiệp của bạn hẳn đang lãng phí nguồn lực:

• Văn hóa và chiến lược số
• Gắn kết khách hàng
• Quy trình và cải tiến
• Công nghệ
• Phân tích và quản lý dữ liệu

1.3 Lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp

Ở Việt Nam, trong 10 năm qua đã chứng kiến sự thành công của những nhà “tiên phong” ứng dụng công nghệ và quy trình chuyển đổi số vào toàn bộ hoạt động quản lý kinh doanh như: Thế Giới Di Động, Tiki, Sendo, Momo, Foody, Zalo…Việc ngày càng nhiều các doanh nghiệp bước vào đường đua chuyển đổi số vẫn không hẳn là do chạy theo xu hướng mà vì những lợi ích toàn diễn mà hoạt động này mang lại: từ điều hành, quản lý,  văn hóa doanh nghiệp đến hoạt động kinh doanh, sản xuất.

Dưới đây là 4 lợi ích chính của quá trình chuyển đổi số đối với doanh nghiệp:

• Xóa nhòa khoảng cách giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

Thay vì mỗi phòng ban phải sử dụng một công cụ làm việc riêng dẫn tới sự rời rạc và tắc nghẽn trong quản lý thì doanh nghiệp chuyển đổi số sẽ sử dụng đồng nhất 1 nền tảng giúp kết nối tất cả các phòng ban với nhau. Thông qua kết nối này, các phòng ban sẽ dễ dàng trong việc phối hợp và giải quyết các vấn đề và phòng ngừa rủi ro hiệu quả

• Tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp

Mọi hoạt động của doanh nghiệp như: bán hàng, xuất hóa đơn, biến động nhân sự, … đều được số hóa thông qua các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp, phần mềm kế toán hay phần mềm hóa đơn điện tử là một ứng dụng tiêu biểu của quá trình chuyển đổi số. Việc này sẽ giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp một cách minh bạch, nhanh chóng để ra quyết định chính xác.

• Tối ưu hóa năng suất nhân viên

Bên cạnh sử dụng công cụ giúp tự động hóa những công việc có giá trị gia tăng thấp giúp giảm nguồn nhân lực dư thừa thì chuyển đổi số cũng giúp người quản lý dễ dàng đánh giá chất lượng công việc của nhân viên thay vì quan điểm lỗi thời chú trọng đến thời gian đầu vào như trước đây.

• Nâng cao khả năng cạnh tranh

Dựa trên đánh giá thực tế áp dụng tại các doanh nghiệp ở Việt Nam, thì việc sử dụng giải pháp quản trị và vận hành số hóa giúp tăng hiệu quả và chất lượng công việc từ 30-40 % cho tới 100 %. Chuyển đổi số cũng giúp doanh nghiệp tương tác nhanh chóng với khách hàng, từ đó cá nhân hóa trải nghiệm của họ để bán hàng và đem lại nhiều giá trị gia tăng cho khách. Đây chính là lợi thế cạnh tranh tuyệt vời mà chỉ chuyển đổi số mới có thể mang lại cho doanh nghiệp.

2. Chuyển đổi số bằng giải pháp hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm 90% chi phí phát hành, vận chuyển, quản lý hóa đơn

Để giúp nền kinh tế Việt Nam hội nhập và cũng là để giảm sự cồng kềnh trong bộ máy doanh nghiệp, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị quyết 01/NQ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC đã chính thức quy định về việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo lộ trình:

• Từ 1/11/2018 – 31/10/2020: Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn đơn điện tử. Doanh nghiệp mới thành lập sau 1/11/2018 bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử
• Hạn cuối 31/12/2019: Doanh nghiệp tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và các thành phố lớn cơ bản hoàn thành triển khai hóa đơn điện tử
• 1/11/2020: 100% doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Việc áp dụng hóa đơn điện tử là đã đem lại những thay đổi lớn trong quản lý, vận hành doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán chi phí một cách hiệu quả:

• Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, mực in khi sử dụng hóa đơn điện tử
• Giảm 90% chi phí và thời gian chuyển phát nhanh: gửi hóa đơn điện tử tới khách hàng ngay lập tức thông qua email hoặc tin nhắn (SMS)
• Giảm 95% chi phí lưu kho: hóa đơn điện tử được lưu trữ lên tới 10 năm tại kho lưu trữ trực tuyến của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc doanh nghiệp có thể tải về máy tính, lưu tại USB hoặc CD,….
• Giảm 90% chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế: hóa đơn điện tử giúp hạn chế tối đa tình trạng mất, hỏng hóa đơn. Nhờ đó doanh nghiệp không còn lo sợ tốn chi phí do bị phạt hành chính.

Đồng hành cùng doanh nghiệp trên bước đường số hóa và tự động hóa thủ tục hành chính, MISA đem đến cho doanh nghiệp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice với những tính năng ưu việt:

1. Khởi tạo, lập và tra cứu hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, desktop
2. Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm kế toán, quản trị khác
3. Theo dõi hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile
4. Đáp ứng hơn 100 mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của Doanh nghiệp và đầy đủ thông tin theo quy định của Cơ quan Thuế
5. Tự động lấy được thông tin của khách hàng từ cơ quan thuế dựa trên Mã số thuế giúp tiết kiệm thời gian lập hóa đơn
6. Tự động tổng hợp Tờ khai thuế GTGT và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất dữ liệu phục vụ kê khai thuế
7. Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm tại trung tâm lưu trữ dữ liệu chuẩn quốc tế Tier3

MISA cũng là đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu được nhiều cơ quan thuế lựa chọn phối hợp và giới thiệu tới doanh nghiệp. MISA meInvoice tự hào là lựa chọn của hơn 30.000 doanh nghiệp và là công cụ hữu ích giúp kế toán tiết kiệm thời gian, công sức cũng như tăng hiệu quả công việc.