Áp dụng quy định nào trong giai đoạn chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử chính thức có hiệu lực từ ngày 14/11/ 2019. Tuy nhiên, cũng theo Thông tư này thì một số văn bản pháp lý cũ về hóa đơn điện tử sẽ vẫn còn hiệu lực đến 31/10/2020. Vậy doanh nghiệp cần áp dụng theo quy định nào trong thời gian chuyển đổi hóa đơn điện tử này?

>> Nên chủ động đăng ký hóa đơn điện tử hay chờ đến hạn chót 1/11/2020?

>> Năm 2020, Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

1. Áp dụng quy định nào trong gian đoạn chuyển đổi hóa đơn điện tử 1/11/2018 đến 31/10/2020 ?

Ngày 12/09/2018 Chính phủ ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó quy định rõ:

• Từ 1/11/2018, đơn vị mới thành lập phải sử dụng hóa đơn điện tử
• Từ 1/11/2018 đến 31/11/2020, các đơn vị thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
• Từ 1/11/2020, 100% đơn vị phải sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 35 của Nghị định cũng nêu rõ về thời điểm thực hiện bắt buộc chuyển đổi như sau:

– Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018.

– Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

– Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.

Bên cạnh đó, Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn bổ sung cụ thể hơn cho Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

“1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14 tháng 11 năm 2019.

2. Từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các văn bản của Bộ Tài chính ban hành sau đây vẫn có hiệu lực thi hành:

a) Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 03 năm 2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

b) Thông tư số 191/2010/TT-BTC ngày 01 tháng 12 năm 2010 hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải;

c) Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25 tháng 8 năm 2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 của Bộ Tài chính);

d) Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, Quyết định số 526/QĐ-BTC ngày 16 tháng 4 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

đ) Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14 tháng 12 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2015;

e) Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27 tháng 4 năm 2017 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính).

Như vậy, trong thời gian diễn ra chuyển đổi hóa đơn điện tử theo lộ trình của Chính Phủ (1/11/2018 đến 31/10/2020) thì việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn được thực hiện theo các quy định tại các văn bản pháp luật kể trên.

Kể từ ngày 1/11/2020, các quy định cũ về hóa đơn điện tử hết hiệu lực. Thay vào đó, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC sẽ là 02 văn bản pháp luật chính quy định việc thực hiện hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

2. Một số thay đổi về sử dụng hóa đơn điện kể từ ngày 1/11/2020 kế toán cần hết sức chú ý

2.1 Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo các quy định về hóa đơn điện tử có hiệu lực đến 31/10/2020 thì Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm: Mẫu hóa đơn, Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Sau 02 ngày (kể từ ngày nộp hồ sơ), nếu cơ quan thuế không có ý kiến thì Doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn

Tuy nhiên kể từ 1/11/2020 thì đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế. Sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ)Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo Về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

2.2 Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy

Từ thời điểm hiện tại đến 31/10/2020 doanh nghiệp vẫn có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo Thông tư 32/2011/TT-BTC khi:

• Người bán muốn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
• Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán

Nhưng kể từ ngày 1/11/2020, doanh nghiệp chỉ được áp dụng quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tửtheo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

2.3 Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Tại buổi hội thảo về chính sách thuế và quy định hóa đơn điện tử ngày 5/11/2019, ông Lê Nguyên Hợp – chuyên gia về hóa đơn của Tổng cục Thuế làm rõ: Trong thời gian Thông tư 32/2011/TT-BTC còn hiệu lực thi hành (đến hết ngày 31/10/2020) thì căn cứ để kê khai nộp thuế là ngày lập trên hóa đơn điện tử. Do đó, hóa đơn điện tử có ngày lập và chữ ký số thì dù ngày lập và ngày ký số không trùng nhau vẫn là hóa đơn hợp lệ.

Tuy nhiên, kể từ ngày 1/11/2020, thì quy định về thời điểm lập hóa đơn sẽ được xác định theo hướng dẫn tại khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC:

“Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”

Như vậy, kể từ 1/11/2020 thì hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc phải có ngày lập trùng với ngày ký số trùng nhau mới được coi là hợp lệ.

2.4 Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Do đa số doanh nghiệp đều đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nên dưới đây MISA meInvoice xin phép chỉ đề cập đến cách xử lý sai sót của loại hóa đơn này.

• Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót theo các văn bản còn hiệu lực đến 31/10/2020: XEM TẠI ĐÂY

• Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót kể từ ngày 1/11/2020 theo Thông tư 68/2019/TT-BTC:

Trường hợp 1:  có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:

–  Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

– Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử (để giải trình về thông tin sai sót) tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (Áp dụng với trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế)

* Tải miễn phí Mẫu số 04 và 05 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP Tại đây

Trường hợp 2: sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng,… :

– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho người mua.

– Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Trường hợp 3: nếu cơ quan thuế Nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát có sai sót:

Cơ quan thuế gửi Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát cho người bán theo Mẫu số 05 (ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót =>Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo:

–  Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn (nếu có).

–  Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

– Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

Hi vọng những lưu ý trên đây sẽ giúp đơn vị sử dụng có hiệu quả hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp này.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng