Doanh nghiệp cần làm gì để tránh rủi ro từ hóa đơn bất hợp pháp?

Hóa đơn bất hợp pháp vẫn luôn là vấn đề nhức nhối không chỉ với cơ quan chức năng mà cả với những doanh nghiệp. Hạch toán, kê khai hóa đơn bất hợp pháp dù vô tình hay cố ý đều đem đến những rủi ro khôn lường cho doanh nghiệp.

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

1. Xác nhận hóa đơn bất hợp pháp trong một số trường hợp cụ thể

Hóa đơn giả, hóa đơn đã hết giá trị sử dụng hoặc hóa đơn chưa có giá trị sử dụng đều là những hóa đơn bất hợp pháp. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể giúp kế toán xác định là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:

• Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.
• Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra. Để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ. Hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế. Để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế.
• Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ. Nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế. Để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ.
• Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn.
• Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.

2. Rủi ro khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Dù vô tình hay cố ý thì việc người mua nhận và sử dụng hóa đơn bất hợp pháp cũng đem lại những rủi ro pháp lý và thiệt hại cho doanh nghiệp:

• Không được tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN cũng như không được khấu trừ thuế GTGT khi kê khai thuế GTGT.
• Truy cứu mức độ trách nhiệm pháp lý tùy thuộc vào việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp có dẫn đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế hay không.
• Phạt hành chính từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng khi cơ quan thuế xác nhận có hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

3. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh rủi ro từ hóa đơn bất hợp pháp

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định từ 1/11/2020 thì 100% doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng cho việc điện tử hóa thủ tục hành chính trong doanh nghiệp và góp phần đảm bảo minh bạch tài chính, đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn.

Những đặc điểm dưới đây của hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế và doanh nghiệp dễ dàng loại bỏ hóa đơn bất hợp pháp:

Một là, Với hóa đơn điện tử thì việc đăng ký phát hành, khởi tạo hóa đơn đều được đặt dưới sự kiểm soát chặt chẽ của cơ quan thuế. Do đó khi có sai phạm trong quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ nhanh chóng phát hiện và xử lý.

Hai là, so với hóa đơn giấy, các tiêu chí hợp pháp, hợp lệ của Hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính thì để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài nhưng thông tin cơ bản như hoá đơn giấy, cần có thêm các chỉ tiêu sau:

• Bản thể hiện hóa đơn điện tử
• Hóa đơn điện tử không có liên
• Ký hiệu số Serial
• Chữ ký điện tử
• Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
• Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Ba là, khi nhận hóa đơn điện tử từ người bán, người mua cũng dễ dàng kiểm tra đầy đủ tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn thông qua trang thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế tại đường dẫn: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

4. MISA cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ

Là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu được cơ quan thuế khuyến khích sử dụng, MISA cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí, dễ dàng quản lý hóa đơn mà còn đem đến giải pháp lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật lên tới 10 năm cho doanh nghiệp.

meInvoice.vn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC về hóa đơn điện tử. Với hơn 100 mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ có sẵn trên phần mềm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể khởi tạo mẫu hóa đơn theo nhu cầu và phong cách doanh nghiệp và vẫn đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn. Điểm vượt trội của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice so với những phần mềm hóa đơn điện tử khác là sản phẩm đầu tiên ứng dụng công nghệ BlockChain để đảm bảo tính an toàn, minh bạch và chống làm giả hóa đơn.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

> 4 Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Dùng thử hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> 5 Điểm mới đáng chú ý nhất tại Thông tư 68/2019/TT-BTC
>> Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC?