Một trong những điểm mới đáng chú ý của Thông tư 68/2019/TT-BTC là việc thay đổi nội dung trên mẫu hóa đơn điện tử bao gồm: mẫu số, ký hiệu, cách đánh số. Đây là những thay đổi tích cực nhằm đơn giản hóa thủ tục phát hành hóa đơn và cách xử lý hóa đơn điện tử.
1. Tên hóa đơn
Bên cạnh các loại hóa đơn điện tử cơ bản vẫn giữ nguyên tên gọi như: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, Tem, vé, thẻ….. thì Thông tư 68/2019/TT-BTC thay đổi tên của “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” thành “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử” (Theo Khoản 1 Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC/2019/TT-BTC)
2. Ký hiệu hóa đơn
Thông tư 68/2019/TT-BTC/2019/TT-BTC thì mẫu số hóa đơn điện tử sẽ không còn 11 ký tự như trước đây mà chỉ gồm 7 ký tự, cụ thể:
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn (1 ký tự đầu tiên): Thông tư 39/2014/TT-BTC sử dụng ký hiệu là 01GTKT, 02GTTT để phân biệt các loại hoá đơn. Thông tư 68/2019/TT-BTC đã có sự thay đổi một cách đơn giản hơn:
+ Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng
+ Số 2: Hóa đơn bán hàng
+ Số 3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử
+ Số 4: Các loại khác
– Ký hiệu hóa đơn (1 ký tự tiếp theo): Để phân biệt là hóa đơn thuộc loại có mã của cơ quan thuế hay không có mã của cơ quan thuế thì chúng ta phân biệt thông qua ký tự đầu tiên sau ký hiệu mẫu số hóa đơn:
+ C: Thể hiện loại hóa đơn có mã xác thực cơ quan thuế
+ K: Thuộc loại hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế
Ví dụ: 1C21TAA – có chữ C sau ký hiệu mẫu số nên thuộc loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế.
– Năm lập hoá đơn (2 ký tự tiếp theo): Để thể hiện cho thời điểm lập hóa đơn, trên phần ký hiệu có 2 ký tự số Ả Rập, nó được xác định theo 2 số cuối của năm lập hóa đơn.
Ví dụ: 1C21TAA – hóa đơn được lập trong năm 2021
Như vậy thay cho quy định cũ thể hiện năm thông báo phát hành mẫu hoá đơn, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định mẫu hoá đơn thể hiện năm lập hoá đơn.
– Ký hiệu phân biệt các loại đặc thù của hoá đơn(1 ký tự sau năm lập hóa đơn):
+ Chữ T: Hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân đăng ký với cơ quan thuế.
+ Chữ D: Áp dụng cho các trường hợp đặc thù không nhất thiết phải có các tiêu thức bắt buộc được quy định cụ thể theo Thông tư 68/2019/TT-BTC
+ Chữ L: Áp dụng với các trường hợp của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
+ Chữ M: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
– 2 ký tự cuối cùng: Là 2 ký tự tạo tự do, do người bán căn cứ theo nhu cầu, sở thích…
– Vị trí đặt ký hiệu hoá đơn: Đặt bên phải phía trên (khuyến khích), hoặc đặt vị trí dễ nhận biết.
Hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề & đầy đủ thông tin theo quy định của CQT. Bạn trải nghiệm đầy đủ các mẫu hóa đơn & tự thiết kế mẫu đặc thù cho doanh nghiệp bạn TẠI ĐÂY nhé!
3. Đánh số hóa đơn
Để đơn giản hóa quy trình và thủ tục hành chính, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
– Thời gian quản lý số hoá đơn được xác định theo mỗi năm thay vì theo từng đợt thông báo phát hành như trước đây, cụ thể: Số 1 sẽ bắt đầu từ 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và số cuối cùng được kết thúc vào ngày 31/12 của năm.
4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
So với Thông tư 39/2014/TT-BTC thì quy định về thông tin người bán trên hóa đơn điện tử được cụ thể hơn và phải theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế cần ghi theo đúng thông tin đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế……
– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh không có mã số thuế thì trên hóa đơn:
- Không cần thể hiện mã số thuế người mua (để trống)
- Để trống phần tên, địa chỉ trong một số trường hợp đặc thù được quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC/2019/TT-BTC
6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
Theo điểm d, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC/2019/TT-BTC thì nội dung Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng cần được thể hiện đầy đủ bằng tiếng Việt trên hóa đơn điện tử
Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Thông tư cũng bổ sung quy định cho phép một số trường hợp có phá sinh ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì được thể hiện số tiền bằng nguyên tệ và có hoặc không có tỷ giá đồng Việt Nam theo từng trường hợp cụ thể.
7. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số người bán trên hóa đơn là CKS của doanh nghiệp, tổ chức đó; Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền trên hóa đơn điện tử.
- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
- Trong một số trường hợp đặc thù được quy định tại Khoản 3, Điều 3 Thông tư này thì hóa đơn điện tử không cần có chữ ký số người mua.
Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!
8. Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Tại khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định:
“Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”
9. Mã của cơ quan thuế
Đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có mã của cơ quan thuế
10. Tiền ghi bằng chữ
– Chữ viết có thể ghi không dấu hoặc có dấu. Tuy nhiên, khi sử dụng không dấu càn chú ý để không làm người xem hiểu sai lệch ý nghĩa nội dung hóa đơn.
11. Thông tin bổ sung
Các thông tin khác như: Logo, Màu, Hình ảnh đại diện và Các trường thông tin bổ sung: Số hợp đồng, mã khách hàng… cũng cần có trên hóa đơn điện tử và thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất meInvoice của MISA được xây dựng dựa trên sự tư vấn của phòng CNTT Tổng cục thuế và đã được các cơ quan thuế lớn Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Dương, Bắc Ninh,… kiểm nghiệm chất lượng hàng đầu và khuyến nghị đơn vị lựa chọn. Phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC… và sẵn sàng đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC,….
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
