So sánh Hóa đơn điện tử với Hóa đơn giấy

Từ 01/11/2018 bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng, bản chất của hóa đơn điện tử giống hoá đơn giấy từ các thủ tục huỷ, xoá bỏ, thu hồi… Tuy nhiên, hóa đơn điện tử có những đặc điểm và lợi ích khác biệt so với hóa đơn giấy truyền thống mà không phải Doanh nghiệp nào cũng nắm rõ.

>> Tổng hợp các vấn đề về hóa đơn điện tử
>> Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, loại hóa đơn nào tốn chi phí hơn?

1. Hóa đơn giấy truyền thống

– Hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn đỏ, hóa đơn GTGT là hóa đơn chính thức do Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, áp dụng cho các DN hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.

– Thông thường, để phát hành loại hóa đơn giấy truyền thống, cần phải trải qua nhiều bước như: Doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hóa đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in,…

– Với cách phát hành hóa đơn giấy truyền thống, Doanh nghiệp phải mất khá nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế. Hoá đơn giấy gây nhiều hạn chế cho Doanh nghiệp, cụ thể như:

+ Chi phí in ấn, lưu trữ dạng hóa đơn giấy không phải là một khoản chi phí nhỏ, đặc biệt là với các Doanh nghiệp lớn hoặc có lượng giao dịch nhiều. Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên (đặc biệt là những khách hàng ở xa, việc vận chuyển hóa đơn bắc buộc phải sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh và tốn phí từ 10.000 đồng đến 30.000 đồng) cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được.

Doanh nghiệp đăng ký nhận mail tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử tại:

2. Khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hoá đơn điện tử khác hóa đơn giấy về nhiều đặc điểm: Trường liên, ký hiệu số serial, chữ cứu, cách tra cứu hóa đơn, hình thức lưu trữ, thay đổi mẫu hóa đơn.

2.2. Khác biệt về lợi ích

3. Phân biệt giữa hóa đơn điện tử in chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy thông thường

3.1. Hóa đơn điện tử in chuyển đổi ra giấy là gì?

Điều 12 của thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định rõ về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, theo đó: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán. Đáp ứng các yêu cầu sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Đặc biệt, Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.

3.2. Phân biệt 2 loại hóa đơn: Hóa đơn điện tử in chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy

Để việc sử dụng Hóa đơn điện tử nhanh chóng, hiệu quả, Doanh nghiệp tham khảo phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA.

meInvoice.vn là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC,… Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua Email, tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua Internet.

• Sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm: Kế toán, Bán hàng và các phần mềm quản trị khác để phát hành hóa đơn điện tử.
• Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain giúp chống làm giả hóa đơn.