Hiện nay, Nhà nước đã ban hành 1 số các văn bản Pháp luật nhằm tạo hành lang Pháp lý, hướng dẫn các Doanh nghiệp tạo lập và sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.Thực hiện theo chủ trương của Tổng cục Thuế với mục tiêu đến năm 2020 có 100% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu tiến hành nghiên cứu chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Tuy nhiên vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn nhất hiện nay đó chính là chi phí bỏ ra cho loại hóa đơn nào sẽ tiết kiệm hơn?
>> Cách chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng pháp lý
1. Hóa đơn điện tử – Giải pháp công nghệ tiết kiệm thời gian cho Doanh Nghiệp
Hóa đơn điện tử được xem là một bước tiến tích cực trong cải cách hành chính thuế giúp doanh nghiệp cải thiện môi trường kinh doanh và lành mạnh hóa nền tài chính. Hóa đơn giấy với những bất cập trong công tác quản lý và bảo quản thì hóa đơn điện tử được phát hành mang lại hiệu quả về kinh tế và thời gian, đồng thời tạo bước đệm cho doanh nghiệp khi muốn gia nhập vào thế giới thương mại điện tử.
Khi sử dụng hóa đơn giấy đồng nghĩa với việc cơ quan, doanh nghiệp đang làm việc theo phương thức truyền thống với văn phòng giấy tờ cồng kềnh, quản lý thông tin còn khá thủ công. Từ bước thiết lập hóa đơn với những thao tác như chuẩn bị giấy than viết tay các thông tin về khách hàng, sản phẩm, dịch vụ hiện có cho tới khi nhập liệu để làm báo cáo thuế, tất cả đều phải trải qua một quá trình số hóa dữ liệu tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp.
Thông thường, loại hóa đơn giấy được phát hành theo nhiều bước như: Doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ, tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ đặt in,… Với những doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm, lượng hóa đơn cần nhập liệu có thể phải tốn vài ngày chỉ để đưa các thông tin từ trong hóa đơn giấy vào máy tính.
Trong khi đó nếu doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử, mặc định các dữ liệu đã được số hóa, doanh nghiệp chỉ tốn một thời gian ngắn để thiết lập hóa đơn, thời gian làm báo cáo thuế cũng sẽ được rút ngắn ít nhất một nửa. Để có hóa đơn điện tử xác thực, khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử để xác nhận rồi mới chuyển cho khách hàng qua mạng Internet.
Doanh nghiệp cần tính toán rõ ràng từ chi phí, cơ sở hạ tầng cho đến nguồn lực để đưa ra giải pháp hợp lý cho việc phát triển của chính doanh nghiệp. Với xu hướng công nghệ phát triển hiện đại thì việc doanh nghiệp phải thay đổi áp dụng hóa đơn điện tử để giảm thiểu thời gian là điều dễ hiểu. Sử dụng hóa đơn điện tử chính là giải pháp công nghệ tiết kiệm thời gian cho Doanh Nghiệp: Tiết kiệm thời gian từ các khâu nhỏ nhất như đặt in hóa đơn giấy, thông báo phát hành hóa đơn. Triệt tiêu rủi ro và các khoản phạt liên quan đến hóa đơn.
Thay vì việc Doanh nghiệp tốn quá nhiều thời gian để làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy hàng tháng, thì nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp tối ưu toàn bộ thời gian, thuận lợi cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu với quá trình xử lý thông tin nhanh chóng từ hệ thống kế toán, hệ thống thanh toán. Dịch vụ sẽ được liên kết, đồng bộ hóa vào phần mềm hóa đơn điện tử.
Như vậy, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm 90% so với hóa đơn giấy, cũng như tối ưu các thủ tục về quản lý tình hình hóa đơn dành cho doanh nghiệp để theo kịp xu thế và hòa mình vào thời đại công nghệ cao.
Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!
2. Giải quyết bài toán chi phí cho Doanh Nghiệp
Ngoài khả năng tiết kiệm về thời gian, công sức thì hóa đơn điện tử cũng tiết giảm đáng kể chi phí so với dùng hóa đơn giấy. Chi phí in ấn, chuyển phát của một hóa đơn giấy truyền thống là 18000đ/hóa đơn, trong khi đó nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra 500đ/hóa đơn, tiết kiệm đến 90% chi phí cho doanh nghiệp mình.
Chi phí in ấn, lưu trữ dạng hóa đơn giấy không phải là một khoản chi phí nhỏ, đặc biệt là với các doanh nghiệp lớn hoặc có lượng giao dịch nhiều. Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được.
Khi thực hiện giao dịch truyền thống bằng hóa đơn giấy, với số lượng hóa đơn lớn, các đơn vị còn phải bố trí, sắp xếp chỗ để bảo quản, lưu trữ hóa đơn. Như vậy, rủi ro xảy ra là rất lớn, hóa đơn có thể bị thất lạc, cháy hỏng, mối mọt ẩm mốc hay nguy hiểm hơn là hóa đơn bị làm giả mà bản thân doanh nghiệp không hề biết.
Sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể khắc phục mọi sự cố trên, chuyển phát hóa đơn nhanh, lưu trữ và bảo quản hóa đơn an toàn nhờ hệ thống hóa đơn điện tử được tích hợp các tính năng hiện đại giúp người dùng quản lý, bảo quản hóa đơn dễ dàng. Giảm chi phí in ấn hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.
3. Tính bảo mật cao nhờ sử dụng hóa đơn điện tử
Mặt khác, sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp có thể tự bảo vệ mình, bởi trên mỗi hóa đơn điện tử có mã số của cơ quan Thuế nên đề phòng được tình trạng làm giả hóa đơn.
Hóa đơn đỏ dạng giấy có thể bị làm giả do những lỗ hổng của cơ chế quản lý. Với hóa đơn giả, các doanh nghiệp có cơ hội mua, bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế giá trị gia tăng. Đây cũng là nguyên nhân phát sinh tình trạng gian lận, gây thất thu ngân sách, dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm soát tính tuân thủ và bảo vệ doanh nghiệp chân chính trước tình trạng sử dụng hoá đơn giả.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy chính là tự bảo vệ chính mình, đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: Quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.
Hơn hết, sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng Cục Thuế khi xác thực. Ngoài ra, Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua nhiều hình thức.
Với những lợi ích ưu việt trên đây, Hóa đơn điện tử đã, đang được sử dụng phổ biến và có xu hướng thống trị trong tương lai, góp phần thúc đẩy mạnh mẽ phát triển thương mại điện tử giúp các doanh nghiệp triển khai thương mại điện tử có thể hoàn thiện quá trình kinh doanh từ mua bán điện tử, xuất hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử,…
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về: Thời gian, chi phí và độ an toàn. Hơn hết, phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ tạo lập, xuất hóa đơn, kết nối với cơ quan thuế và có thể tích hợp các giải pháp quản lý có sẵn của Doanh nghiệp. Đặc biệt, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice cũng là phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất ở Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain – chống làm giả mạo hóa đơn, tránh tình trạng gian lận trong quá trình sử dụng, phát hành hóa đơn.
meInvoice.vn nhận được sự hài lòng và tin tưởng tuyệt đối từ khách hàng sử dụng bở tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp tiết kiệm 90% chi phí in ấn, quản lý, vận chuyển và lưu trữ.
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Dùng thử hóa đơn điện tử MISA meInvoice
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
