Bản thể hiện của hóa đơn điện tử và 4 lưu ý khi sử dụng

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử phải đảm bảo toàn vẹn về nội dung của HĐĐT gốc, bao gồm các nội dung quy định tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đặc biệt trong nội dung của Bản thể hiện của HĐĐT phải có dòng chữ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” để phân biệt với hóa đơn giấy.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Trước hết, cần hiểu hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Khi lưu trữ hóa dơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó, file XML là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi. Còn file PDF là bản thể hiện nội dung của HĐĐT đó.

Trong một số trường hợp, để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán, chứng minh xuất xứ nguồn gốc,… bên mua và bên bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử 01 lần sang hóa đơn giấy. Khi này, hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được hiểu là bản thể hiện của hóa đơn điện tử đó.

Như vậy, hiểu 1 cách đơn giản thì là bản sao của hóa đơn điện tử và là chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp dùng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí meInvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

Cách nhận biết bản thể hiện của hóa đơn điện tử hợp pháp

Bản thể hiện được coi là hợp pháp khi hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý. Bên cạnh đó, bản thể hiện cũng cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
• Đối với dạng giấy, cần có dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

4 Lưu ý khi khi lập và sử dụng

Khi in chuyển đổi HĐĐT sang chứng từ giấy thì bản thể hiện của HĐĐT cần đáp ứng được các quy định tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Dưới đây là 4 lưu ý quan trọng khi khi lập và sử dụng bản thể hiện của HĐĐT:

• Có hóa đơn điện tử gốc hợp pháp

Bản thể hiện của HĐĐT phải có HĐĐT gốc đáp ứng quy định tại Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP về tính hợp pháp của HĐĐT

• Thể hiện đầy đủ, toàn vẹn về nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử gốc

Bản thể hiện phải đảm bảo toàn vẹn về nội dung của HĐĐT, bao gồm các nội dung quy định tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Đặc biệt trong nội dung của Bản thể hiện của HĐĐT phải có dòng chữ “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” để phân biệt với hóa đơn giấy.

• Chỉ có giá trị lưu giữ chứ không có hiệu lực giao dịch

Bản thể hiện của HĐĐT dưới dạng chứng từ giấy chỉ có:

• Giá trị lưu giữ để ghi sổ.
• Theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán
• Pháp luật về giao dịch điện tử

Không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119.

• Có đóng dấu chữ ký xác nhận của bên bán

Xem thêm những quy định của pháp luật về luật giao dịch điện tử 2005

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? Để đảm bảo tính xác minh và chính xác của thông tin giao dịch, bản thể hiện của HĐĐT cần có chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của đơn vị bán.

Bản thể hiện của HĐĐT được tạo bởi phần mềm MISA meInvoice

Hi vọng rằng các thông tin trên sẽ giúp người mua và người bán hiểu hơn về bản thể hiện của HĐĐT. Từ đó, đảm bảo việc sử dụng HĐĐT luôn được thực hiện đúng theo quy định pháp luật và đem lại kết quả kinh doanh tốt cho doanh nghiệp.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu được hỗ trợ về hóa đơn điện tử hoặc dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí MISA meInvoice vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký miễn phí tại:

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA cung cấp thêm nhiều tài liệu giúp khách hàng am hiểu về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY

>> Phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất được Cục Thuế TP Hà Nội lựa chọn phối hợp triển khai trên địa bàn.