Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice (Phần 1)

Lưu ý: Chức năng này chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối Internet.

Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn tab Bắt đầu sử dụng và nhấn Thiết lập ngay.

Bước 2: Khai báo các thông tin về cấu hình.

• Lựa chọn Nhà cung cấp có sẵn trong danh sách, chương trình sẽ hiển thị Máy chủ Mail, Cổng và Phương thức bảo mật của nhà cung cấp đó.
• Lưu ý: Nếu là máy chủ mail của riêng công ty thì Kế toán liên hệ với Quản trị mạng của công ty để được cung cấp thông tin.

• Tên người gửi và Email gửi: các thông tin này sẽ được sử dụng để người nhận email biết được thông tin người gửi.

• Tên đăng nhập và Mật khẩu: nhập thông tin tài khoản đăng nhập vào hệ thống email của người gửi.

• Nhấn Kiểm tra thiết lập để xem thông tin về cấu hình email có đúng hay không => Nếu chưa đúng thì thực hiện thiết lập lại (tham khảo tại mục 4. Các trường hợp thiết lập Email không thành công).

Bước 3: Khai báo tên công ty hiển thị trên tiêu đề email.

Bước 4. Nhấn Đồng ý.

Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, nếu ngừng sử dụng dịch vụ thì sẽ không tiếp tục phát hành được hóa đơn mới nhưng vẫn xem được các báo cáo, tra cứu được các hóa đơn cũ đã phát hành. Hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ được lưu trữ trong 10 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn.

>> 4 Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

>> Hướng dẫn phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn từ A-Z khi làm việc online tại nhà

3. Thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử MISA meInvoice cho năm tài chính tiếp theo

Doanh nghiệp tôi muốn thông báo phát hành mẫu hóa đơn mới cho năm tài chính tiếp theo nhưng vẫn sử dụng nốt các hóa đơn theo mẫu cũ có được không?

Trường hợp doanh nghiệp phát hành mẫu hóa đơn mới (vẫn dựa trên Mẫu số hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn cũ) thì khi phát hành sẽ là mẫu hóa đơn mới. Vì vậy doanh nghiệp nên sử dụng hết các hóa đơn theo mẫu cũ rồi sau đó mới thông báo phát hành mẫu hóa đơn mới.

meInvoice.vn – Giải pháp hóa đơn điện tử DUY NHẤT đạt Giải thưởng SAO KHUÊ hạng mục ứng dụng 4.0

• Phần mềm giải nén Winrar hoặc 7-Zip để giải nén file .zip

• Phần mềm đọc file PDF như Foxit Reader, Adobe Reder,… để xem hóa đơn điện tử file PDF

>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

7. Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của MISA có bảo mật và an toàn không?

10. Làm thế nào để chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice?

Bước 1: Hướng dẫn cách sửa text, sửa công thức cho cột

• Ví dụ: Đơn vị muốn sửa cột Số lượng thành số lượng theo đơn vị chính thì thực hiện các bước sau:

Bước 2: Hướng dẫn cách bổ sung thêm cột và thêm trường

• Trên Hóa đơn GTGT (Mẫu tự in – 3 liên) đơn vị muốn bổ sung thêm cột Thuế trên hóa đơn thì thực hiện các bước sau:

• Trên hóa đơn in ra chọn chức năng sửa mẫu, sau đó thực hiện bổ sung thêm textbox trên hóa đơn như sau:

• Sau khi bổ sung thêm textbox thì thiết lập format cho textbox bổ sung

• Sau khi thiết lập textbox cho cột bổ sung thì thực hiện lấy công thức cho cột bổ sung

Bước 3: Hướng dẫn thêm logo cho hóa đơn

• Để thêm logo cho Hóa đơn GTGT (Mẫu tự in – 3 liên) đơn vị cần thực hiện thao tác sau:

• Trên hóa đơn in ra chọn chức năng Sửa mẫu, khi đó chương trình hiển thị như sau:

• Sau khi kéo trường hình ảnh vào vị trí chèn logo cần thực hiện thao tác sau:

• Sau khi nhấn Open chương trình sẽ hiển thị như sau:

• Sau khi nhấn OK, để LOGO dàn đều trường ảnh vừa kéo thì chọn thuộc tính sau:

• Sau khi lưu lại thông tin chương trình sẽ hiển thị như sau:

Bước 4: Hướng dẫn cách bớt cột vừa thêm trên chương trình

• Ví dụ: Để bỏ cột Thuế vừa thêm trên hóa đơn, người dùng vào Sửa mẫu, chọn cột muốn xóa xong nhấn delete, hoặc menu chuột phải chọn chức năng delete

Lưu ý: Để xóa một cột trên mẫu thì phải thực hiện xóa toàn bộ các cột tính toán liên quan đến

Bước 5: Hướng dẫn cách Thêm hình nền và chỉnh sửa hình nền trên chứng từ

Để thêm hình nền cho Hóa đơn GTGT (Mẫu tự in – 3 liên) đơn vị cần thực hiện thao tác sau:

     – Trên hóa đơn in ra chọn chức năng Thêm hình nền, khi đó chương trình hiển thị như sau:

   – Nhấn vào icon Chọn để chọn hình nền và thực hiện sửa kích thước hình nền

– Nhấn Cất, chương trình hiển thị hình nền trên chứng từ

Các thông tin cơ bản hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mà Tổng cục Thuế gợi ý vui lòng xem chi tiết tại đây.

Tôi có sửa mẫu hóa đơn để bổ sung một số trường thông tin về mã khách hàng, địa điểm giao hàng, trường mở rộng chung… nhưng khi xem hóa đơn đã phát hành thì không thấy hiển thị những thông tin này.

Khi đơn vị mình xem hóa đơn thì phần mềm sẽ lấy các thông tin tại thời điểm phát hành hóa đơn đó, vì vậy những thông tin được thêm hoặc sửa sau thời điểm sẽ không thể hiện khi xem để đảm bảo tính đúng đắn của hóa đơn đã phát hành.

Một số nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên và cách khắc phục cho từng vấn đề như sau:

Trường hợp 1: Khách hàng đang sử dụng phiên bản MISA SME.NET 2017 thấp hơn R30.

Cách khắc phục:

• Nâng cấp phần mềm MISA SME.NET 2017 lên phiên bản từ R30 trở lên.
• Vào Nghiệp vụ\Quản lý hóa đơn\Mẫu hóa đơn.
• Mở mẫu hóa đơn đã khởi tạo và nhấn Cất.

Trường hợp 2: Khách hàng sử dụng MISA SME.NET 2017 phiên bản từ R30 trở lên, nhưng các mẫu hóa đơn đã được khởi tạo từ trước phiên bản R30.

Cách khắc phục: Vào Nghiệp vụ\Quản lý hóa đơn\Mẫu hóa đơn, mở mẫu hóa đơn đã khởi tạo và nhấn Cất.

Trường hợp 3: Khách hàng khởi tạo mẫu từ phiên bản R30 trở lên, tuy nhiên thiết lập kết nối từ MISA SME.NET 2017 đến dịch vụ hóa đơn điện tử MISA meInvoice gặp lỗi (Có thể do sau khi thiết lập kết nối đến dịch vụ hóa đơn điện tử, khách hàng thực hiện đổi tên đăng nhập hoặc mật khẩu), dẫn đến không đẩy được mẫu hóa đơn khi khởi tạo lên Cloud.

Cách khắc phục:

• Thực hiện thiết lập lại kết nối đến dịch vụ hóa đơn điện tử MISA meInvoice bằng cách vào Nghiệp vụ\Hóa đơn điện tử\Thiết lập kết nối đến dịch vụ HDĐT nhập các thông tin để đăng nhập
• Vào Nghiệp vụ\Quản lý hóa đơn\Mẫu hóa đơn, mở mẫu hóa đơn đã khởi tạo và nhấn Cất

>> Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp? Hóa đơn điện tử thật hay giả?
>> Cơ hội vàng cho doanh nghiệp: Đổi hóa đơn giấy lấy hóa đơn điện tử MISA