Hóa đơn điện tử dịch vụ ăn uống có kèm bảng kê?

Vì sao Nhà hàng nên sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy? Sử dụng Hóa đơn điện tử cho dịch vụ ăn uống là vấn đề cấp thiết, giúp cho các nhà hàng quản lý Doanh thu các chuỗi cửa hàng, chi nhánh trong hệ thống, thống kê doanh thu theo thực đơn (từng món ăn) và thống kê theo khách hàng.

Đồng thời, Hóa đơn điện tử giúp chủ nhà hàng quản lý đơn giản và kiểm soát chặt chẽ hơn với số lượng Hóa đơn lớn mỗi ngày.

>> Hướng dẫn thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử

1. Nhà hàng khó khăn khi xử lý khối lượng hóa đơn lớn mỗi ngày

Trung bình 1 ngày, Nhà hàng tiếp đón hàng trăm Khách hàng thậm chí với các nhà hàng lớn số lượng Khách hàng mỗi ngày có thể tăng lên nhiều lần. Tương ứng với đó là số lượng Hóa đơn giấy xuất ra. Kế toán nhà hàng phải xử lý số liệu Hóa đơn bằng phương pháp thủ công tốn thời gian, công sức và Chi phí.

Các hoạt động mà nhà hàng phải xử lý liên quan đến Hóa đơn:

• Thu chi tiền ăn uống, dịch vụ của Khách hàng
• Xử lý dữ liệu thông tin Khách hàng
• Phát hành số lượng lớn Hóa đơn cho Khách hàng với các thủ tục rườm rà, tốn thời gian
• Các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua nguyên liệu đầu vào cho nhà hàng. Báo cáo nhập xuất tồn thực phẩm, nguyên vật liệu cho nhà hàng
• Báo cáo tình hình sử dụng Hóa đơn
• Bảo quản, lưu trữ số lượng Hóa đơn giấy lớn….

Khi Khách hàng muốn lấy Hóa đơn phải mất 3-10 ngày để nhận được, Kế toán nhà hàng phải xử lý thủ công Hóa đơn của Khách hàng, chờ xác nhận sau đó chuyển phát cho Khách hàng.

Số lượng Hóa đơn quá lớn, Nhà hàng khó tránh khỏi những sai sót dù đã xử lý rất cẩn thận, điều này gây thiệt hại cho nhà hàng, tốn thời gian và công sức để xử lý các sai sót. Bên cạnh đó, Khách hàng phải chờ đợi lâu hơn, thậm chí đi lại hoặc liên lạc với Nhà hàng nhiều lần để điều chỉnh lại.

Như vậy, dù dịch vụ của nhà hàng có tốt, hài lòng cách phục vụ và đồ ăn nhưng chỉ vì vấn đề nhỏ là Hóa đơn lại khiến Khách hàng “trừ” bớt điểm cho Nhà hàng của Chính bạn. Liệu có đáng?

• Nhà hàng “đau đầu” khi quản lý Hóa đơn giấy tại các chi nhánh:

Nếu muốn tổng hợp chi tiết Doanh thu của từng chi nhánh, kiểm soát Hóa đơn nguyên vật liệu đầu vào, Số lượng Hóa đơn được xuất ra tại từng chi nhánh,… Nhà hàng phải kiểm kê bằng phương pháp nhập liệu và đếm thủ công. Con số thiếu chính xác và tốn thời gian.

>>> Hóa đơn điện tử giải quyết bài toán về Hóa đơn cho Nhà hàng một cách triệt để và tối ưu.

2. Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích lớn cho Nhà hàng

Với tính năng vượt trội, Hóa đơn điện tử là trợ thủ đắc lực giúp Nhà hàng giải quyết toàn bộ các vấn đề liên quan đến Hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.

2.1. Cắt giảm chi phí và tối ưu thời gian

Với số lượng Hóa đơn lớn mỗi ngày, thay vì Nhà hàng phải xử lý bằng các thao tác, thủ tục viết thủ công như trước, khi áp dụng Hóa đơn điện tử vào hệ thống nhà hàng: Mọi quy trình xử lý nhanh chóng, không tốn kém thời gian và công sức ngồi viết tay. Chi phí sai sót khi viết tay Hóa đơn giấy cũng giảm đáng kể.

Nhà hàng thường ít khi chú ý đến chi phí in ấn hóa đơn và các khoản chi phí khác liên quan đến Hóa đơn. Nhưng trên thực tế, khoản chi phí Nhà hàng phải trả cho Hóa đơn rất lớn. Chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử mọi quy trình, thủ tục đều xử lý ngay trên phần mềm, do vậy nhà hàng cắt giảm được các khoản chi phí không đáng có và tối ưu thời gian liên quan đến Hóa đơn.

Quy trình tạo lập Hóa đơn điện tử chỉ bằng các thao tác đơn giản, lưu trữ ngay trên phần mềm. Việc này tạo sự thoải mái cho Khách hàng vì  không phải tốn thời gian chờ đợi, Kế toán nhà hàng cắt giảm các công việc về Hóa đơn, tăng hiệu quả Công việc.

2.2. Quản lý, lưu trữ và tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng, an toàn

Tại nhà hàng, trung bình mỗi ngày số lượng Hóa đơn, chứng từ xuất ra lớn, do vậy công tác quản lý, lưu trữ Hóa đơn cũng cần phải thực hiện chính xác, cẩn trọng. Những giấy tờ hóa đơn, chứng từ xuất ra trong ngày đều phải trải qua thêm bước nhập liệu toàn bộ thông tin trong bản giấy vào máy tính để kiểm soát thông tin khách hàng cẩn thận nhất. Bên cạnh đó, Nhà hàng cũng cần 1 khu vực để lưu trữ số lượng Hóa đơn giấy.

Khi Nhà hàng sử dụng Hóa đơn điện tử, tất cả các thông tin về Hóa đơn, chứng từ xuất ra đều được lưu trữ ngay trên hệ thống giúp thuận tiện, nhanh chóng trong việc quản lý, tìm kiếm, tra cứu Hóa đơn khi cần thiết.

Toàn bộ thông tin khách hàng và Hóa đơn giờ đây được lưu trữ an toàn trên phần mềm Hóa đơn điện tử tránh được các rủi ro mất, cháy, hỏng Hóa đơn.

2.3. Quản lý Hóa đơn dễ dàng tại các chi nhánh Nhà hàng

Hoá đơn điện tử giải quyết tối ưu các vấn đề Hóa đơn tại các chi nhánh Nhà hàng. Nhà hàng dễ dàng thống kê doanh thu (Thống kê theo thực đơn của khách hàng, số lượng Khách hàng tại từng chi nhánh), số lượng Hóa đơn phát hành ra của từng chi nhánh trong hệ thống.

Sử dụng Hóa đơn điện tử giúp Nhà hàng quản lý Hóa đơn tại các chi nhánh đơn giản và kiểm soát chặt chẽ hơn. Khách hàng nhận Hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng hơn qua email hoặc số điện thoại.

Hóa đơn điện tử cũng mang lại nhiều tiện ích cho khách hàng, đặc biệt làm giảm rủi ro trong giao dịch. Với hóa đơn giấy, trường hợp khách hàng bị thất lạc hoặc rách thì sẽ mất hết dữ liệu. Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, bản hóa đơn gốc luôn được lưu giữ trên hệ thống. Hóa đơn điện tử cũng đáp ứng được yêu cầu bảo mật thông tin. Do giao dịch thông qua phương tiện điện tử nên thời gian sẽ được rút ngắn lại.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Ưu việt cho Nhà hàng

Phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice của Công ty Cổ Phần MISA là lựa chọn hoàn hảo cho Nhà hàng:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ về Hóa đơn cho Nhà hàng: Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC giải quyết tối ưu các vấn đề Nhà hàng đang gặp phải: Phát hành, Lưu trữ, quản lý, tìm kiếm,…
• Ứng dụng công nghệ BlockChain gia tăng sự an toàn, minh bạch và chính xác của hóa đơn. Trong làn sóng cách mạng công nghệ 4.0, Blockchain được xem như công nghệ “chìa khóa” cho chuyển đổi số và xây dựng nền tảng công nghệ thông tin tương lai.
• Tiết kiệm chi phí đầu tư: Nhà hàng không cần đầu tư cơ sở hạ tầng, chỉ cần chi trả phí thuê bao hàng năm và phí sử dụng hóa đơn theo gói. Tiết kiệm 90% chi phí liên quan đến hóa đơn khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice.
• Triển khai dễ dàng: Nhà hàng chỉ cần đăng ký là có thể sử dụng được ngay Hóa đơn điện tử MISA meInvoice , không cần tốn thời gian cài đặt.

Đặc biệt, Khách hàng có thể dễ dàng lấy Hóa đơn tại các chi nhánh khác nhau của Nhà hàng nhanh chóng. Hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp Nhà hàng dễ dàng thống kê doanh thu (Thống kê theo thực đơn của khách hàng, số lượng Khách hàng tại từng chi nhánh), số lượng Hóa đơn phát hành ra của từng chi nhánh trong hệ thống.

Phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice được số đông Doanh nghiệp hài lòng lựa chọn và Tổng Cục Thuế khuyên dùng.