Những điều cần đặc biệt lưu ý về hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử dần thay thế hoàn toàn Hóa đơn giấy, việc sử dụng Hóa đơn điện tử là bắt buộc. Tuy nhiên, nhiều nhiều Doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ về quy trình, nghiệp vụ và Hướng dẫn sử dụng. Tại bài viết dưới đây, MISA meInvoice tiếp tục giải đáp các câu hỏi thường gặp về Hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp hiểu rõ nhất Hóa đơn điện tử.

>> 5 Thay đổi về quy định hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực từ 1/11/2020
>> Đối tượng bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

1. Hoá đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không?

Trên hóa đơn điện tử mục “người bán hàng”:

• Có trường hợp ghi: được ký bởi “Công ty ABC”; ký ngày 05/9/2018.
• Có trường hợp ghi: được ký bởi “Công ty ABC”; không có ngày ký.

Vậy Có phải cả 02 trường hợp trên hóa đơn đều hợp lệ?

Về nguyên tắc hóa đơn điện tử phải bắt buộc có ngày ký. Do vậy, Hóa đơn điện tử không có ngày ký không hợp lệ.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và  DN ngày 13/9/2018)

2. Từ ngày 01/11/2018 có được thông báo phát hành hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in, hoá đơn điện tử để sử dụng đồng thời hay không?

Trường hợp các doanh nghiệp đã đặt in hoá đơn, các đơn vị sử  dụng hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT- BTC nhưng chưa thực hiện thông báo phát hành hoá đơn thì từ ngày 01/11/2018 có được thông báo phát hành các loại hoá đơn nêu trên để sử dụng hay không?

Từ ngày 01/11/2018 các đơn vị có được sử dụng đồng thời nhiều hình thức hoá đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP hay không?

Kể từ ngày 01/11/2018 các đơn vị được thông báo phát hành hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in, hoá đơn điện tử để sử dụng và đồng thời được sử dụng nhiều hình thức hoá đơn theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP cho đến hết ngày 31/10/2020.

Cục Thuế TP kinh trình Tổng cục Thuế xem xét, có ý kiến chỉ đạo để Cục Thuế có căn cứ hướng dẫn các đơn vị thực hiện.

(CV 10138/CT-TTHT ngày 04/10/2018 của CT TPHCM gửi TCT)

Bạn cũng có thể đăng ký để nhận miễn phí nhiều tài liệu hữu ích và thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY 

3. Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định là lưu trữ như thế nào?

Tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định:  “2. Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp  dữ liệu và phải thỏa mãn các điều kiện sau:

a. Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

b. Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó;

c. Hóa  đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho  phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.”

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày 13/9/2018)

Xin Cơ quan Thuế giải thích rõ lưu lưu trữ theo một cách thức nhất  định là như thế nào? Như vậy, Công ty chúng tôi lưu cả email từ nhà cung cấp gửi thông tin hóa đơn bằng file dưới dạng pdf hoặc xml có đúng không?

=> Việc này gặp nhiều khó khăn khi yêu cầu bên bán hàng hóa dịch vụ gửi file tập tin để lưu trữ, vì hiện nay rất nhiều nơi cung cấp dịch vụ như quán ăn chỉ gửi bản in pdf khi thanh toán, họ không chịu cung cấp gì thêm cho cty chúng tôi….Khi nhận hóa đơn điện tử cty chúng tôi đều phải tra cứu trên mạng v/v họ có thông báo sử dụng hóa đơn với Cơ quan Thuế hợp lệ chưa?

Căn cứ Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của  Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện  tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử;

Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty nhận hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp thì Công ty thực hiện lưu trữ các tập tin hóa đơn điện tử, các hóa đơn này là căn cứ để Công ty thực hiện kê khai nộp thuế theo quy định.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TP.HCM và DN ngày 13/9/2018)

4. Khi thay đổi chỉ tiêu không bắt buộc trên Hoá đơn không phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế

Công ty chúng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trên mẫu hóa đơn có thể hiện thông tin ngân hàng. Sau đó ngân hàng thay đổi tên, mọi thông tin khác không thay đổi. Như vậy công ty chỉ cần làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC (mẫu TB04/AC không có chỉ tiêu thay đổi tên ngân hàng) hay phải làm thủ tục hủy hóa đơn và phát hành hóa đơn mới?

Trường hợp Công ty đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, trên hóa đơn có chỉ tiêu thông tin ngân hàng, nay Ngân hàng thay đổi tên ngân hàng dẫn đến thay đổi thông tin tên ngân hàng trên hóa đơn (không thuộc tiêu chí bắt buộc trên hóa đơn) thì Công ty không phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày 13/9/2018)

5. Lưu hóa đơn điện tử dưới dạng tập tin điện tử theo quy định, cụ thể là tập tin dạng PDF, XML hay như thế nào?

Về hóa đơn điện tử thế nào là hợp lệ: Công ty chúng tôi vẫn còn những vướng mắc như sau:

Theo công văn trả lời số 8431/CT-TTHT V/v hóa đơn điện tử ngày 22/8/2018 của Cục Thuế TP Hồ Chí Minh trả lời về lưu trữ hóa đơn điện tử, nội dung như sau:

Trả lời: Hiện nay cơ quan thuế chưa có quy định về định dạng file hóa đơn điện tử, do đó Công ty có thể lưu trữ dưới dạng PDF hoặc XML.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày 13/9/2018)

>> So sánh sự an toàn của Hóa đơn điện tử với Hóa đơn giấy

6. Lưu trữ chứng từ kế toán đối với hóa đơn điện tử

– Tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính có quy định về chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy:

Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu  cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được  thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty nhận được hóa  đơn điện tử bản giấy của các Doanh nghiệp khác không ghi dòng chữ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ” thì các hóa đơn trên không phải là hóa đơn điện tử chuyển đổi và không có giá trị pháp lý  theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.

Công ty phải thực hiện lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu bằng cách sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử đảm bảo thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Trường hợp Công ty muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ  việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa  đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.

(CV 17480/CT-TT&HT ngày 26/9/2018 của CT Bình Dương)

7. Hóa đơn điện tử ghi ngày hóa đơn 31/8/2018 nhưng ký chữ ký số ngày 05/9/2018 thì khai thuế tháng nào?

Trường hợp hóa đơn điện tử ghi ngày hóa đơn 31/8/2018 nhưng  ký chữ ký số ngày 05/9/2018. Như vậy Công ty ghi nhận chi phí và kê khai thuế đầu vào tháng 8 hay tháng 9 là đúng (dịch vụ phát sinh và hoàn thành tháng 8/2018) ?

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC, Thông tư số 96/2015/TT-BTC;

Về nguyên tắc, nguời bán hoàn thành việc cung cấp dịch vụ tháng 8/2018 thì phải lập hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ. Trường hợp người bán lập hóa đơn điện tử có ngày lập (31/8/2018) khác ngày ký (05/9/2018) thì hóa đơn này không phù hợp.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày  13/9/2018)

>> Hướng dẫn Kê khai hóa đơn điện tử có ngày lập khác ngày ký hóa đơn

8. Từ ngày 01/11/2018 KHÔNG được thông báo phát hành hoá đơn

Tại Khoản 1 Điều 35 và Khoản 2 Điều 36 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định

“Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018”

“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc  đã mua hóa đơn của CQT để sử dụng trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua   đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.”

Trường hợp Công ty sử dụng hóa đơn đặt in thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2010 số hóa đơn đặt in đã thông báo trước ngày 01/11/2018, do đó sau ngày 31/10/2018 Công ty không được thông báo phát hành hóa đơn đặt in để sử dụng.

(CV 2925/CT-TTHT ngày 09/10/2018 của Cục thuế Tiền Giang)

9. Từ ngày 01/11/2018 có được thông báo phát hành hoá đơn?

Công ty tôi đang sử dụng hóa đơn đặt in sau ngày 1/11/2018 tôi sử dụng hết hóa đơn trước  đây đã thông báo thì có được tiếp tục đặt in và thông báo phát hành hóa đơn đặt in được không?

Trả lời: Tại Khoản 1 Khoản 2 Điều 36 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2018). Căn cứ quy định nêu trên:

Trường hợp công ty đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, để sử dụng trước ngày Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có  hiệu lực thi hành thì tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đặt in đến hết ngày 31/10/2020.

Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp công ty sử dụng hết hoá đơn đặt in ở trường hợp trên thì phải chuyển sang hình thức sử dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐCP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.