4 Lưu ý khi lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc tháng là trách nhiệm của mọi doanh nghiệp kể cả những doanh nghiệp mới thành lập. Để tránh những rủi ro không đáng có, khi lập và nộp báo cáo, doanh nghiệp cần chú ý 4 điều sau:

1.Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, cụ thể như sau:

Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo, doanh nghiệp ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0)

Riêng doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế, thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

2. Doanh nghiệp nộp báo cáo hóa đơn theo tháng đến bao giờ?

Trước 1/11/2020 việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

Từ ngày 01/11/2020, 100% đơn vị kinh doanh phải phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Theo đó, những doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế sẽ sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

3. Mức phạt khi nộp chậm, làm sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Chỉ cần chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, theo quý chậm, Doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt đáng tiếc. Theo điều 13 Thông tư 10/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 176/2016/TT-BTC quy định mức phạt chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

– Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan Thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn từ ngày 1 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định

– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp báo cáo gửi cơ quan Thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan Thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

Lưu ý:

• Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Phạt từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng
• Ngoài bị phạt tiền, Doanh nghiệp phải lập và gửi lại cơ quan Thuế báo cáo đúng quy định

Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi Cơ quan Thuế trước khi cơ quan Thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp Thuế thì không bị phạt tiền.

4. Không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

Hiện nay, theo quy định của cơ quan Thuế, có hai loại hoá đơn điện tử đang được lưu hành đồng thời: Hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC và hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC.

• Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (hay còn gọi là hóa đơn điện tử thông thường), doanh nghiệp vẫn phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, thay vì phải thực hiện thủ công như trước đây giờ chỉ cần vài thao tác đơn giản ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử là doanh nghiệp có thể hoàn thành Báo cáo và gửi tới cơ quan thuế qua hình thức nộp online nhanh gọn và chính xác.
• Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, tất cả hóa đơn của doanh nghiệp đều được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Toàn bộ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế. Do đó, nếu sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Hãy cùng xem một ví dụ về tính tiện ích và nhanh chóng khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA meInvoice của MISA TẠI ĐÂY.

Trên phần mềm có sẵn chức năng tạo lập báo cáo hóa đơn. Các mẫu báo cáo, biên bản liên quan sẽ  được phần mềm này tự cập nhật dữ liệu khi bạn tạo lập hóa đơn và cách xử lý nghiệp vụ tương tự hóa đơn giấy. Báo cáo được tự động cập nhật trên phần mềm, do đó doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp bằng phương tiện điện tử hoặc có thể in ra để gửi cơ quan Thuế.

Có thể thấy trên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ thể hiện các thông tin như số lượng hóa đơn mua/phát sinh; đã sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ của doanh nghiệp. Ngoài các hóa đơn điện tử chương trình tự động lấy lên báo cáo, Kế toán có thể nhập thêm thông tin về tình hình sử dụng hóa đơn giấy của Doanh nghiệp khi sử dụng song song 2 hình thức hóa đơn này.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

>> 5 Thay đổi về quy định hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực từ 1/11/2020
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> 10 Điểm lưu ý về hóa đơn điện tử theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP áp dụng từ ngày 01/11/2018
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng