Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn điện tử có mã xác thực

Số đông Doanh nghiệp đã bắt đầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực thay thế cho Hóa đơn thường. Tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn bị lúng túng trong việc tra cứu hóa đơn trên website tra cứu của Tổng Cục Thuế khi nhận được hóa đơn xác thực từ đối tác.

Tại bài viết dưới đây, MISA meInvoice hướng dẫn kiểm tra Hóa đơn điện tử xác thực nhanh nhất.

1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử xác thực hay còn gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử xác thực được đưa vào sử dụng sẽ giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán kế toán cũng như quá trình đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán cũng như tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR là mã vạch hai chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn, tránh được hiện tượng làm sai, làm giả hóa đơn.

• Tiết kiệm chi phí: Hóa đơn điện tử xác thực giúp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn… từ đó giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh giữa các doanh nghiệp
• Độ chính xác cao: Hóa đơn điện tử xác thực có độ chính xác cao và an toàn, tránh được việc làm giả, làm sai lệch hóa đơn do được xây dựng với quy trình khép kín cùng nhiều bước bảo mật.
• Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Hóa đơn điện tử xác thực giúp tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp trong việc xây dựng các thủ tục hành chính, không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và có thể gửi hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

>> Thủ tục đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử có mã xác thực
>> Tổng hợp mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp cho Doanh nghiệp
>> 10 Điểm lưu ý về hóa đơn điện tử theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP áp dụng từ ngày 01/11/2018

2. Cách kiểm tra hóa đơn có mã xác thực

Một số dấu hiệu nhận biết, cách kiểm tra xác minh hóa đơn điện tử đầu vào: Hóa đơn điện tử có mà xác thực của cơ quan thuế là hóa đơn có thông tin:

• Số hóa đơn xác thực (gồm 15 ký tự số).
• Mã xác thực (gồm 64 ký tự chữ).
• Mã vạch 2 chiều in trên hóa đơn.

Với hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, người mua có thể thực hiện các bước sau để kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn.

http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn Truy cập mục “Hóa đơn có mã xác thực” chọn “Xác minh hóa đơn”.

Sau khi nhận được hóa đơn, khách hàng truy cập vào trang tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế: https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

Bước 2: Tại màu hình xác minh hóa đơn, nhập thông tin được in trên hóa đơn điện tử

– “Số hóa đơn xác thực” (ví dụ: “012931000000052”) và

– 05 ký tự đầu tiên của mà xác thực (Ví dụ: “2tIu5X”).

Hình ảnh: Kiểm tra hóa đơn điện tử có mã xác thực

Bước 3: Phân tích kết quả từ Website

Trường hợp 1. Hóa đơn có giá trị pháp lý được sử dụng để kê khai nộp thuế.

• Là hóa đơn có kết quả tra cứu thuộc một trong các trường hợp sau:
• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
• Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx

Trường hợp 2. Hóa đơn không có giá trị pháp lý do đã bị xóa bỏ, không được sử dụng để kê khai nộp thuế

• Là hóa đơn có kết quả trả cứu thuộc một trong các trường hợp sau:
• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…
• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..
• Trạng thái hóa đơn : Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx

Hóa đơn của người mua thuộc một trong các trạng thái của trường họp 2 là do người bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn cũ. Theo quy định hiện hành, trước khi người bán thực hiện thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn. phải có biên bản thỏa thuận với người mua. Nếu người mua không được người bán thông báo trước, người mua có quyền yêu cầu người bán giải thích và cung cấp thông tin.

Trường hợp 3: Hóa đơn không tồn tại

Nếu hóa đơn không tồn tại, website sẽ trả lời lại ngay trên màn hình như hình ảnh.

Trên đây chính là 3 bước giúp bạn kiểm tra hóa đơn xác thực là thật hay giả. Hiện tại, các phần mềm hóa đơn xác thực đều hỗ trợ việc tra cứu hóa đơn ngay trên chính hệ thống website của doanh nghiệp thay vì của cơ quan thuế.

Khi đó, doanh nghiệp vừa tăng được mức độ uy tín, chuyên nghiệp của mình. Lại vừa có một hình thức tiện lợi cho khách hàng tra cứu hóa đơn. Đây cũng là một tính năng tối thiểu cần phải có của một phần mềm xác thực hóa đơn. Doanh nghiệp hãy chú ý chọn cho mình một giải pháp phần mềm phù hợp.

Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

>> Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp? Hóa đơn điện tử thật hay giả?
>> 6 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng